自考“檔案文獻檢索”筆記（4）

一、簡述檔案著錄工作的基本要求？

答：（1）準確性，即著錄結(jié)果全面\客觀\準確地揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征。力求使應該著錄的項目無*漏，無差錯，避免將錯誤的信息存入檢索系統(tǒng)。

（2）規(guī)范化，即推行標準化著錄，按照統(tǒng)一規(guī)定的著錄項目，著錄格式，標識符號，著錄項目細則進行著錄。

二、說明《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的基本著錄項目有哪些？

答：（1）題名與責任說明項。包括正題名\責任者等。六個小項。

（2）稿本與文種項，包括稿本\文種兩個小項。

（3）密級與保管期限項。包括密級保管期限兩個小項。

（4）時間項。

（5）載體形態(tài)項，包括載體類型，數(shù)量及單位\規(guī)格三個小項。

（6）附注與提要項。包括附注和提要兩個小項。

（7）排檢與編號項。包括分類號檔案館代號\檔號\電子文檔號\縮微號主題詞或關鍵詞六個小項。

三、試述如何選擇檔案著錄的級別？

答：（1）按照《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定，檔案著錄的對象可以是單份文件，一組文件、一個案卷或一組案卷，從而使著錄級別分為文件級\文件組合級和案卷組合級。

（2）一般說來，著錄級別比較低時，檢索深度較好，但著錄工作量，速度較慢；反之，著錄級別比較高時，速度可以加快，但檢索深度不夠理想。

（3）文件級著錄以單份文件為對象，即一文一卡。這種著錄能全面地反映每一份文件的特征。專指性強?？蛇_到較高的檢索深度，但著錄工作量大。

（5）案卷級著錄以卷為對象，即一卷一卡。這種著錄具有一定的概括性，但難以滿足對于檢索深度有較高要求的檢索要求。

（6）文件組合級著錄，可達到既不影響檢索深度，又相對減少著錄工作量提高著錄速度的效果。

（7）在選擇著錄級別時，首要的問題是要保證適當?shù)臋z索深度，在此基礎上力求減少不必要的重復勞動。一般說來，機關檔案室\綜合性檔案館的著錄應以文件級著錄為主，輔之以案卷級\文件組合級和案卷組合及的著錄。

四、著錄與立卷歸檔同步完成的流程及其好處？

答：（1）、①各機關在形成文件時，由撰稿人對文件進行主題標引，以揭示文件主題。

②對需要審核的稿件，核稿人應同時對標引主題詞給以審核。

③將主題詞印制在文件上。

④將機關收發(fā)文登記與著錄合為一體。

⑤立卷時檢查文件處理階段著錄的內(nèi)容是否正確，對未著錄的文件進行著錄，將著錄結(jié)果與案卷一并歸檔。

（2）實行檔案著錄與歸檔同步完成的好處是：第一，可及時保證檔案著錄工作的完成。第二。有助于保證檔案著錄的質(zhì)量。第三；在機關完成檔案的著錄工作，可使本機關及時利用其著錄成果編制檢索工具，改善機關檔案檢索系統(tǒng)并為機關檔案檢索的自動化奠定基礎。

第七章 檔案標引

1、檔案標引是指對檔案的內(nèi)容特征進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程。

2、受控標引是指使用統(tǒng)一的規(guī)范化語言進行的標引。

3、分散標引是把一組檔案中的每一份文件作為一人獨立的單元，能夠充分提示每份文件的主題內(nèi)容。

4、概括標引，綜合標引一般為淺標引，分析標引、分散標引一般為深標引等。

5、網(wǎng)羅度又稱窮章度，是指標引中確認檔案所有主題的程序。

6、標引網(wǎng)羅度與查全率直接有關，即網(wǎng)羅度愈大，查全率愈高，但是查準率會有所下聊。

7、每篇文獻標引20個主題題是最佳程度，超過這個點，進一步增加主題詞，系統(tǒng)的查全率卻無明顯改善。

8、標引的專指度是檢索標識表達檔案內(nèi)容的精確程度，也就是與檔案主題概念的內(nèi)涵和外延相符的程度。

9、標引的一致性是指選用表達檔案主題內(nèi)容所需要標引詞的一致程度。

10、依主題數(shù)量多少來劃分，只有一個主題的稱為單主題，有兩個或兩個以上并列主題的稱為多主題。

11、“文摘編制法”中“文摘”由文件類型因素變?yōu)橹黧w因素；又如。“松江省人民政府1952年大事記”，“松江省人民政府”在這里亦作為主體因素。

12、分類標引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其納入分類表體系的過程。

13、在《中國檔案分為法》中，交替類目是用“宜入**”的注釋來表示的。

14、使用綜合復分表進，將所用的復分號用復分標識符號“一”接在主表分類號之后。

15、凡在主表中注明“仿**分”的類目，均可仿所指的類目細分，仿分時，只要將仿類目的子目號碼加于需仿分的類號后即可。

16、某一檔案的主題在分類表中沒有相應專指的類目可歸，而只得歸入范圍較大的上位類的標引方法稱為上位標引。

17、組配標引是指擴大使用范圍的組配標引，是當某一檔案在分類表沒有確切類目時采用的一種解決辦法。

18、當某一檔案內(nèi)容在分類表中無類可歸時，分類人員根據(jù)其職能性質(zhì)，在有關大類里新增類目暫作安置，這種標引技巧可稱為暫定性標引。

19、所謂上位登錄，是指在給現(xiàn)一個檢索詞或一個分類號時，也同時組出它的所有各級上位詞或上位類號。

20、檔案界應用較早，較普遍的中文分詞方法是部件詞典法。

多選：

1、根據(jù)檔案標引所使用檢索語言的不同可以分為分類標引和主題詞標引。

2、檔案標引按使用的標引語言可分為自由標引和受控標引。

3、檔案標引按提供檢索標識的數(shù)量可分為淺度標引和深度標引。

4、檔案標引按主題分析方法可分為概括標引和分析標引。

5、檔案標引按標引單元分為綜合標引和分散標引。

6、檔引步驟要包括主題分析和概念轉(zhuǎn)換兩個方面。

7、只有一個概念因素的稱為單因素主題（又稱單元主題），含有兩個或兩個以上概念因素的稱為多因素主題（又稱復合主題）。

8、按照國家標準《文獻主題標引規(guī)則》的規(guī)定，主題因素分為5種。即主體因素\通用因素\位置因素\時間因素\文件類型因素。\\

9、復分法使用規(guī)則是指檔案分法中通用復分表和專用復分表的使用規(guī)則。

10、組配法是指使用下列兩種符號的主類號直接組配：并列符號“”+“關聯(lián)符號”：“

11、分類標引技巧包括上位標引\組配標引\靠類標引和暫定性標引。

12、主題詞組配的方式可分為：概念相交\概念限定\概念概括\概念聯(lián)結(jié)。

13、主題詞組配標引的原理是概念的可分析性和可綜合性。

14、檔案自動標引有多種形式。從標引深試來分，有：全文主題標引和題名主題標引；從選用的標引詞來分，有主題詞標引和關鍵詞標引。

15、檔案文獻全文自動標引的方法主要有單詞標引\短語標引及語義標引三種類型。

16、單詞標引是方法可大致分為基于詞頻統(tǒng)計的標引和概率加權(quán)標引兩類。

17、目前我國檔案部門大多采用題名關鍵詞自動標引的原因主要有兩個方面：A是應用計算機輔助管理的單位大多采用二次文獻檢索的方法B是計算機對自然語言的理解技術(shù)還很不成熟。

18、標引時可采用以下規(guī)則提高標引質(zhì)量：概念組配規(guī)則，最長組配規(guī)則，特定詞規(guī)則有并列詞規(guī)則。

簡述、論述

一、簡述標引網(wǎng)羅度與查全率和查準率的關系？

答： （1）標引的高網(wǎng)羅度在獲得查全率的同時卻降低了查準率，這主要有兩個原因：第一，一份檔案往往涉及許多主題，其中既有主要的，也有次要的。在檢索時，主要的\次要的主題都可以作為檢索入口。當從某一次要主題入手查找檔案時，結(jié)果可能會令人失望?？梢?，在這種情況下，高網(wǎng)羅度將導致檢出不相關的文獻，降低了查準率。第二，在標引時確認的主題多發(fā)生虛假組配的可能性也就愈大。導致誤檢的可能性也就隨之加大了。

（2）反之，標引的低羅度將導致低查率和高查準率。

二、簡述進行主題分析一航可采用以下方法？

（1）閱讀與理解題名。

大部分題名能夠正面反映檔案的主題。題名不能直接，準確地反映檔案內(nèi)容主題。一般有下列幾種情況：

①題名概念過窄。

②題名概念過寬。

③題名念義模糊。

④題名中無主題含義。⑤題名與原文不符等。

因此不能把題名作為主題分析的唯一依據(jù)。無論題名中主題概念是否明確，都應瀏覽一下正文。

（2）閱讀文摘，簡介\前言\領導人批語等。從中發(fā)現(xiàn)題名主題內(nèi)容。

（3）瀏覽正文，了解文件的大致內(nèi)空。

（4）查閱檔案文頭和文尾的載的有關因素。

三、簡述橫梁檔案主題分析的質(zhì)量標準？

答（1）既不要*漏檔案中有參考\檢索價值的內(nèi)容，又不要將無參考檢索價值的內(nèi)容或檔案中根本不存在的東西作為分析的結(jié)果；（2）正確判斷檔案中敘述的重點內(nèi)容；（3）正確表述檔案的內(nèi)容，即形成正確的概念。

四、簡述檔案概念轉(zhuǎn)換的質(zhì)量標準？

（1）正確運用分類表和主題詞表，選用符合專指性要示的分類號和主題詞；

（2）根據(jù)檔案的價值確定的標引深度。

（3）給出的標識應符號一致性要求。

五、試述檔案分類標引的基本規(guī)則的內(nèi)容？

答：（1）檔案分類標引的依據(jù)，是以國家機構(gòu)\社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎。

（2）檔案分類標引應依據(jù)《中國檔案分類法》來進行。

（3）檔案分類標引時，要正確地理解類目涵義和范圍。

（4）檔案分類標引應充分考慮實際的檢索需求和檢索方式，選定適當?shù)臉艘疃取?/p>

（5）檔案分類標引必須按專指性的要求，分入恰當?shù)念惸俊?/p>

（6）當分類表中無恰當?shù)念惸繒r，可分入范圍較大的類目或相關的類目。

（7）檔案分類標引應保持一致性。

六、簡述主題標引與分類標引的同異？

答：（1）主題標引是將檔案的主題內(nèi)容納入詞表體系的過程。分類標引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其納入分類表體系的過程。

（2）兩者使用不同類型的檢索語言，標引方法也有所不同。

（3）分類標引是針對檔案內(nèi)容的職能分工呈事物性質(zhì)進行標引，每份檔案歸入所反映的社會職能分工或事物性質(zhì)的類目。

（5）主題標引是針對檔案所論及或涉及的事物進行標引，要求選用確切的檢索詞直接表達檔案所論或涉及的事物。

七、簡述標引時應遵守的主題詞標引的優(yōu)先順序？

答：（1）當主題詞表中有專指詞時，必須用專指詞標引；

（2）當無專指詞時，用采用組配標引。

（3）對詞表中沒有專指詞，也不適合組配標引的主題概念，可以采用靠詞標引。

（8）對用上述方法標引都不適合的主題，可以進行自由標引。

八、簡述主題詞組配標引規(guī)則的內(nèi)容？

答：（1）組配標引應是概念組配，而不是字面組配。

（2）避免用不必要的詞進行堆砌。

（3）避免概念不明確\邏輯不合理，內(nèi)容不科學的不符合一般思維規(guī)律的組配。

（4）遵守專指性規(guī)則，不能越級組配。

（5）主題詞標引的優(yōu)先順序。

（6）一個概念可用多種組配方案標引時，應使用確切的組配方案。

（7）有名詞不得用普通主題詞組題表示。

九、試述計算機檢索系統(tǒng)與手工檢索系統(tǒng)的差異（不同）？

（2）一種手工檢索系統(tǒng)一般只提供一種檢索途徑，而一個計算機檢索系統(tǒng)則相當于多種手工檢索系統(tǒng)。

（3）各種手工檢索系統(tǒng)的條目格式各不相同。而在計算機檢索數(shù)庫中，對一份檔案只需編制一條詳細記錄。

（4）每種手工檢索系統(tǒng)都有與其他檢索系統(tǒng)不同的排序方法，輸出時可采用多種排序方法。

（5）手工檢索系統(tǒng)與計算機檢索系統(tǒng)中條目的結(jié)構(gòu)及及識別每個著錄項目所用的標識符號不同。

（6）計算機檢索系統(tǒng)采用磁性載體，必須利用計算機才能進行檢索。

（7）計算機檢索系統(tǒng)可以按需要輸出各種各樣的目錄。