1試述科技檔案現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)?
(1)科技檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn),是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。其他文件歸檔后,基本上完成了現(xiàn)行功能;科技檔案則不同,歸檔后的大多數(shù)科技檔案,不僅沒(méi)有退出現(xiàn)行使用過(guò)程,相反,正是它們發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時(shí)期,而且將在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。
(2)這一特點(diǎn),客觀地對(duì)科技檔案的科學(xué)管理提出了某些特殊要求。如:科技檔案必須同它所記述和反映的科技對(duì)象保持一致,必須建立和健全更改、補(bǔ)充制度等。
2試述科技檔案的成套性特點(diǎn)及其對(duì)科技檔案管理的制約作用?(考過(guò)兩次)
(1) 科技檔案的成套性特點(diǎn),是由科技、生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)決定的。圍繞著一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目的進(jìn)行,形成了一個(gè)反映該項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的文件整體。這就是科技檔案的成套性特點(diǎn)。
(2) 成套性特點(diǎn),它集中體現(xiàn)在科技檔案的形成和內(nèi)容構(gòu)成兩個(gè)方面。
(3) 這一特點(diǎn)對(duì)于科技檔案的科學(xué)管理起著重要的制約作用,它要求科技檔案必須完整,科技檔案分類整理也必須以它為依據(jù),科技檔案的各項(xiàng)有關(guān)管理工作都需要考慮這一特點(diǎn)。
3試論科技檔案的依據(jù)憑證功能?
(1) 科技檔案具有重要的依據(jù)作用。要節(jié)約人、財(cái)、物,保證科技、生產(chǎn)活動(dòng)高效率地進(jìn)行,必須有完整、準(zhǔn)確的科技檔案為依據(jù)。例如:
1)科技檔案是產(chǎn)品定型、產(chǎn)品再生產(chǎn)或停產(chǎn)產(chǎn)品恢復(fù)生產(chǎn)的依據(jù);
2)科技檔案是維護(hù)、使用、檢修工程對(duì)象的依據(jù);
3)科技檔案是設(shè)備使用、維護(hù)和管理的依據(jù);科技檔案是在特殊條件下進(jìn)行科學(xué)決斷 的依據(jù)。
(2) 科技檔案具有客觀的憑證作用。是科技、生產(chǎn)活動(dòng)中的直接記錄,它是隨著科技、生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)程有規(guī)律地形成的,而不是主觀隨意編寫的,因此,它具有客觀的憑證作用??萍紮n案對(duì)有關(guān)爭(zhēng)執(zhí)的解決經(jīng)常發(fā)揮憑證作用。
4試述科技檔案集中統(tǒng)一管理的特點(diǎn)與優(yōu)越性?
(1) 特點(diǎn):
1) 科技檔案要按專業(yè)實(shí)行集中統(tǒng)一管理;
2) 科技檔案工作應(yīng)納入本單位的科技、生產(chǎn)指揮系統(tǒng);
3) 科技檔案的集中統(tǒng)一管理,更加強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一的科技檔案法規(guī)的作用。
(2)優(yōu)越性:
1) 有益于保護(hù)科技檔案,保守科技機(jī)密;
2) 有利于形成科技資源儲(chǔ)備中心和交流中心。
3) 有助于加強(qiáng)科技檔案工作,促進(jìn)科技檔案工作的現(xiàn)代化。
5試述科技檔案事業(yè)為什么要按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理?
(1) 科技檔案專業(yè)性和現(xiàn)實(shí)性很強(qiáng),同科技、生產(chǎn)活動(dòng)關(guān)系密切。各專業(yè)系統(tǒng)根據(jù)本專業(yè)科技檔案的特點(diǎn),實(shí)行統(tǒng)一管理,才能收到更好的管理效果。
(2) 科技檔案工作是科技管理工作的基礎(chǔ),也是科技管理工作的一個(gè)重要組成部分。必須要按專業(yè)統(tǒng)籌規(guī)劃科技檔案的管理工作。
(3) 科技檔案按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理,是科技檔案工作基本原則的具體實(shí)施。為科技專業(yè)檔案館的建設(shè)與發(fā)展物質(zhì)保障。
6試述科技專業(yè)檔案館的類型、性質(zhì)、任務(wù)?
①類型:
1) 中央級(jí)科技專業(yè)檔案館;
2) 區(qū)域性科技專業(yè)檔案館;
3) 城市建設(shè)檔案館;
4) 企業(yè)檔案館。
②性質(zhì):科技專業(yè)檔案館具有科技文化事業(yè)單位的屬性。
③任務(wù):
1) 收集本專業(yè)館藏范圍的重要的科技檔案。
2) 運(yùn)用現(xiàn)代手段,對(duì)科技檔案進(jìn)行科學(xué)管理。
3) 積極開展科技檔案利用與咨詢工作。
4) 編輯出版有關(guān)科技檔案編研成果。
5) 組織建設(shè)本專業(yè)或行業(yè)的科技檔案目錄中心。
6) 對(duì)移交單位準(zhǔn)備進(jìn)館的科技檔案的管理進(jìn)行指導(dǎo)與檢查。
7) 搜集、儲(chǔ)存和加工本專業(yè)其他有關(guān)文獻(xiàn)資料。
7試述科技檔案部門檢查、協(xié)助科技文件形成、積累的方法和措施?★
(1) 以科技、生產(chǎn)程序和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù),檢查、協(xié)助科技文件的形成和積累。
(2) 根據(jù)產(chǎn)品開發(fā)的類型和建筑工程的性質(zhì),檢查、協(xié)助科技文件的形成和積累。
(3) 抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的科技文件,做好對(duì)科技文件形成、積累的管理工作。
(4) 實(shí)行“三納入”,使科技文件的形成和積累制度化?!叭{入”指把科技文件的形成和積累納入科技工作程序、納入工作計(jì)劃,納入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍。
(5) 運(yùn)用經(jīng)濟(jì)原則,加強(qiáng)對(duì)科技文件形成、積累的監(jiān)督管理。
(6) 建立責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò),保證科技文件的形成和積累。
8試述如何根據(jù)全新產(chǎn)品開發(fā)研制工作的性質(zhì)監(jiān)查指導(dǎo)及其科技文件的形成和積累?
試述如何監(jiān)督指導(dǎo)全新產(chǎn)品開發(fā)研制活動(dòng)中科技文件的形成和積累?★
(1) 全新產(chǎn)品的開發(fā)研制,其技術(shù)指標(biāo)、工作性能等方面都具有創(chuàng)新性質(zhì)。因此,它涉及面較廣、難度較大、周期較長(zhǎng),其科技文件基本上是在開發(fā)研制過(guò)程中新編制的。
(2) 對(duì)這類科技文件應(yīng)集中全力抓好其形成和積累工作,并實(shí)行全過(guò)程跟蹤管理,即從調(diào)查決策編寫新產(chǎn)品開發(fā)建議書開始,直到產(chǎn)品經(jīng)營(yíng)銷售為止,對(duì)每個(gè)階段和環(huán)節(jié)科技文件的形成和積累都要進(jìn)行有效的管理。
9試論科技文件的歸檔時(shí)間的主要類型?
歸檔時(shí)間,科技文件歸檔制度的內(nèi)容之一,可以劃分為以下幾種類型。
(1)按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔。是指在一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)結(jié)束后歸檔。
(2)按工作階段歸檔??萍?、生產(chǎn)活動(dòng)周期過(guò)長(zhǎng)的科技文件,可以按形成階段歸檔。
(3)按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔。為保證工作正常進(jìn)行和科技檔案的完整、系統(tǒng),當(dāng)一個(gè)子項(xiàng)工程結(jié)束后,即可先行歸檔。
(4)按年度歸檔。它適用于以下3種科技文件:
1)活動(dòng)和形成周期較長(zhǎng)的科技項(xiàng)目形成的文件;
2)某些自然觀察或中觀測(cè)活動(dòng)中形成的科技文件。如氣象、水文等觀測(cè)活動(dòng)的科技文件,可按年度進(jìn)行歸檔。
3)應(yīng)該作為科技檔案歸檔保存的科技管理性文件。
(5)隨時(shí)歸檔。適用于下述情況:
1)科技文件復(fù)制部門同科技檔案部門合一的設(shè)計(jì)單位的施工圖;
2)機(jī)密性強(qiáng)的特殊科技文件;
3)外來(lái)文件。如外購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)圖樣和文字說(shuō)明材料,可隨時(shí)歸檔。
10論述協(xié)作項(xiàng)目科技檔案收集工作的方法?
(1) 對(duì)于協(xié)作項(xiàng)目科技檔案的收集,則應(yīng)以主持單位作為收集的主渠道。
具體方法是:各參加單位負(fù)責(zé)將各自承擔(dān)任務(wù)形式的科技文件收集齊全,經(jīng)過(guò)鑒別整理,按要求移交給項(xiàng)目的主持單位,由主持單位將各參加單位匯集來(lái)的科技文件與本單位承擔(dān)該項(xiàng)目形成的科技文件一起進(jìn)行系統(tǒng)整理,統(tǒng)一向本單位科技檔案部門移交歸檔。當(dāng)本單位只是該協(xié)作項(xiàng)目的參加單位時(shí),科技檔案部門只要求項(xiàng)目參與部門,將有關(guān)參與部分的科技文件按歸檔要求整理歸檔,如需要收集該檔案,向主持單位要求,以復(fù)制件形式進(jìn)行收集。
11試論基層科技檔案部門收集工作的方法與措施?
(1)按歸檔制度接收科技文件歸檔。
按照歸檔制度接收科技文件歸檔,是基層科技檔案部門收集科技檔案的基本方法。
(2)明確和疏通科技檔案收集渠道,定向定內(nèi)容進(jìn)行收集。
為了保證收集工作順利地進(jìn)行,科技檔案部門必須明確和疏通具體的收集渠道,以便對(duì)科技檔案進(jìn)行定向、定內(nèi)容收集。
(3)研究科技檔案的形成規(guī)律,把握收集時(shí)機(jī)。
科技檔案部門應(yīng)該掌握科技文件的形成規(guī)律,抓住科技文件形成的重要環(huán)節(jié)或關(guān)鍵階段,做好收集工作。
(4)實(shí)行多種方式結(jié)合,做好科技檔案收集工作。
為保證收集質(zhì)量,提高收集效果,收集工作應(yīng)實(shí)行多種形式互相結(jié)合的方式。
12試述基本建設(shè)檔案的收集為什么要抓住工程驗(yàn)收階段?
或工程施工和竣工檔案的收集——————————?
①基建工程施工和竣工檔案的收集,關(guān)鍵是要抓住竣工驗(yàn)收階段。
②基建工程的竣工,從文件形成的角度看,應(yīng)該形成的科技文件都已經(jīng)形成,有條件反映建筑物的實(shí)際面貌。從工作活動(dòng)來(lái)看,基建工程的施工活動(dòng)已經(jīng)結(jié)束,將辦理移交手續(xù),其中包括移交有關(guān)科技文件。即使就建設(shè)單位本身而言,圍繞此項(xiàng)工程建設(shè)形成的科技文件,也完成了其現(xiàn)行使命可以歸檔了。因此,抓住這一環(huán)節(jié),做好科技檔案的收集工作,適應(yīng)了文件的形成規(guī)律,是收集基建工程檔案工作的一條重要經(jīng)驗(yàn)。
13試論確定科技專業(yè)檔案館的進(jìn)館范圍應(yīng)考慮哪些機(jī)關(guān)原則(因素)?
進(jìn)館范圍是科技專業(yè)檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ),是合理構(gòu)成科技專業(yè)檔案館館藏結(jié)構(gòu)的依據(jù)。
(1)價(jià)值原則??萍紝I(yè)檔案館是永久保存檔案的基地,應(yīng)接收具有重要價(jià)值并需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的科技檔案。
(2)專業(yè)原則??萍紝I(yè)檔案館是國(guó)家專業(yè)信息的儲(chǔ)備中心,應(yīng)根據(jù)專業(yè)分工的要求,保存本專業(yè)重要的科技檔案和相關(guān)的科技資料。
(3)分級(jí)管理原則。我國(guó)的科技檔案是在集中統(tǒng)一管理體制原則指導(dǎo)下,按專業(yè)實(shí)行分級(jí)統(tǒng)一管理的。因此,進(jìn)館范圍必須根據(jù)分級(jí)管理的原則通盤考慮。
(4)綜合性原則??萍紝I(yè)檔案館是應(yīng)該保存本專業(yè)需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的重要科技檔案,和需要永久保存的其他檔案。
14論述科技檔案收集實(shí)行相關(guān)單位主送制?
(1)科技專業(yè)檔案館接收科技檔案實(shí)行相關(guān)單位主送制,是對(duì)不同種類不同項(xiàng)目的科技檔案,按有關(guān)規(guī)定,分別確定其主送單位,采取重點(diǎn)接收的進(jìn)館方式。
(2)這是因?yàn)椋阂环N產(chǎn)品的科技檔案,一項(xiàng)基建工程的檔案、同一型號(hào)設(shè)備的檔案、往往不止一個(gè)單位擁有;
(3)相關(guān)單位主送制的作用,是在豐富館藏的過(guò)程中避免科技檔案內(nèi)容的大量重復(fù),有利于檔案館的業(yè)務(wù)建設(shè),有利于保證館藏質(zhì)量。
15試述科技檔案分類方案的編制要求?
(1) 要保證分類方案類目體系的嚴(yán)整性。
1) 科技檔案分類方案是各級(jí)類目構(gòu)成的一個(gè)等級(jí)系統(tǒng)。橫向各級(jí)同位類之間是并列關(guān)系,形成了“類列”,縱向的上下位類之間是從屬關(guān)系,構(gòu)成了“關(guān)系”。
2) 嚴(yán)整性就是要求同類列的類目之間應(yīng)該平行并列,各類系應(yīng)該線性排列。
(2)科技檔案分類方案的類目體系應(yīng)具有可包容性。即分類方案必須具有足夠的容量,其類目的設(shè)置,要能夠體現(xiàn)并容納本單位科技檔案的全部?jī)?nèi)容,使每一種和每一部分科技檔案,都能在類目體系中找到自己應(yīng)有的位置。
(3)科技檔案分類方案應(yīng)具有相對(duì)穩(wěn)定性。
1) 分類是科技檔案管理的基礎(chǔ),關(guān)系到管理工作的全局,如果分類發(fā)生變化,將引起業(yè)務(wù)管理的一系列變化,有些工作甚至要從頭做起。
2) 在制定分類方案時(shí),首先必須全面考察,使類目體系設(shè)計(jì)得科學(xué)、合理,對(duì)今后科技檔案的形成發(fā)展趨勢(shì)作出科學(xué)的預(yù)測(cè),使分類方案具有更長(zhǎng)的適用期。
16試論如何設(shè)置科技檔案分類方案的類目體系?
根據(jù)庫(kù)藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成規(guī)律等,遵循分類規(guī)則和編制要求,設(shè)計(jì)科學(xué)、合理的類目體系。
(1)劃分大類,確定類別。大類是科技檔案分類方案的一級(jí)類目。要以科技檔案的種類作為標(biāo)準(zhǔn),是劃分一級(jí)類目常用的方法。
(2)劃分屬類,形成類系。劃分屬類的實(shí)質(zhì)是展開類目,形成合理的類目層次。即以每一個(gè)級(jí)類目為基礎(chǔ),以上位類和下位類的形式構(gòu)成科技檔案的類系。
(3)進(jìn)行類目排序。一級(jí)類目的排列,應(yīng)突出反映單位的基本職能活動(dòng),以便使用。各級(jí)屬類類目的排序,應(yīng)根據(jù)具體情況而定。
如:1)按主次關(guān)系排列;2)按一般和特殊的關(guān)系排列;3)按程序銜接關(guān)系排列等等;