自考“科技檔案”筆記（6）

1試述科技檔案現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)？

（1）科技檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)，是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。其他文件歸檔后，基本上完成了現(xiàn)行功能；科技檔案則不同，歸檔后的大多數(shù)科技檔案，不僅沒(méi)有退出現(xiàn)行使用過(guò)程，相反，正是它們發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時(shí)期，而且將在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

（2）這一特點(diǎn)，客觀地對(duì)科技檔案的科學(xué)管理提出了某些特殊要求。如：科技檔案必須同它所記述和反映的科技對(duì)象保持一致，必須建立和健全更改、補(bǔ)充制度等。

2試述科技檔案的成套性特點(diǎn)及其對(duì)科技檔案管理的制約作用？（考過(guò)兩次）

（1） 科技檔案的成套性特點(diǎn)，是由科技、生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)決定的。圍繞著一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目的進(jìn)行，形成了一個(gè)反映該項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的文件整體。這就是科技檔案的成套性特點(diǎn)。

（2） 成套性特點(diǎn)，它集中體現(xiàn)在科技檔案的形成和內(nèi)容構(gòu)成兩個(gè)方面。

（3） 這一特點(diǎn)對(duì)于科技檔案的科學(xué)管理起著重要的制約作用，它要求科技檔案必須完整，科技檔案分類整理也必須以它為依據(jù)，科技檔案的各項(xiàng)有關(guān)管理工作都需要考慮這一特點(diǎn)。

3試論科技檔案的依據(jù)憑證功能？

（1） 科技檔案具有重要的依據(jù)作用。要節(jié)約人、財(cái)、物，保證科技、生產(chǎn)活動(dòng)高效率地進(jìn)行，必須有完整、準(zhǔn)確的科技檔案為依據(jù)。例如：

1）科技檔案是產(chǎn)品定型、產(chǎn)品再生產(chǎn)或停產(chǎn)產(chǎn)品恢復(fù)生產(chǎn)的依據(jù)；

2）科技檔案是維護(hù)、使用、檢修工程對(duì)象的依據(jù)；

3）科技檔案是設(shè)備使用、維護(hù)和管理的依據(jù)；科技檔案是在特殊條件下進(jìn)行科學(xué)決斷 的依據(jù)。

（2） 科技檔案具有客觀的憑證作用。是科技、生產(chǎn)活動(dòng)中的直接記錄，它是隨著科技、生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)程有規(guī)律地形成的，而不是主觀隨意編寫的，因此，它具有客觀的憑證作用?？萍紮n案對(duì)有關(guān)爭(zhēng)執(zhí)的解決經(jīng)常發(fā)揮憑證作用。

4試述科技檔案集中統(tǒng)一管理的特點(diǎn)與優(yōu)越性？

（1） 特點(diǎn)：

1） 科技檔案要按專業(yè)實(shí)行集中統(tǒng)一管理；

2） 科技檔案工作應(yīng)納入本單位的科技、生產(chǎn)指揮系統(tǒng)；

3） 科技檔案的集中統(tǒng)一管理，更加強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一的科技檔案法規(guī)的作用。

（2）優(yōu)越性：

1） 有益于保護(hù)科技檔案，保守科技機(jī)密；

2） 有利于形成科技資源儲(chǔ)備中心和交流中心。

3） 有助于加強(qiáng)科技檔案工作，促進(jìn)科技檔案工作的現(xiàn)代化。

5試述科技檔案事業(yè)為什么要按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理？

（1） 科技檔案專業(yè)性和現(xiàn)實(shí)性很強(qiáng)，同科技、生產(chǎn)活動(dòng)關(guān)系密切。各專業(yè)系統(tǒng)根據(jù)本專業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，實(shí)行統(tǒng)一管理，才能收到更好的管理效果。

（2） 科技檔案工作是科技管理工作的基礎(chǔ)，也是科技管理工作的一個(gè)重要組成部分。必須要按專業(yè)統(tǒng)籌規(guī)劃科技檔案的管理工作。

（3） 科技檔案按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理，是科技檔案工作基本原則的具體實(shí)施。為科技專業(yè)檔案館的建設(shè)與發(fā)展物質(zhì)保障。

6試述科技專業(yè)檔案館的類型、性質(zhì)、任務(wù)？

①類型：

1） 中央級(jí)科技專業(yè)檔案館；

2） 區(qū)域性科技專業(yè)檔案館；

3） 城市建設(shè)檔案館；

4） 企業(yè)檔案館。

②性質(zhì)：科技專業(yè)檔案館具有科技文化事業(yè)單位的屬性。

③任務(wù)：

1） 收集本專業(yè)館藏范圍的重要的科技檔案。

2） 運(yùn)用現(xiàn)代手段，對(duì)科技檔案進(jìn)行科學(xué)管理。

3） 積極開展科技檔案利用與咨詢工作。

4） 編輯出版有關(guān)科技檔案編研成果。

5） 組織建設(shè)本專業(yè)或行業(yè)的科技檔案目錄中心。

6） 對(duì)移交單位準(zhǔn)備進(jìn)館的科技檔案的管理進(jìn)行指導(dǎo)與檢查。

7） 搜集、儲(chǔ)存和加工本專業(yè)其他有關(guān)文獻(xiàn)資料。

7試述科技檔案部門檢查、協(xié)助科技文件形成、積累的方法和措施？★

（1） 以科技、生產(chǎn)程序和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù)，檢查、協(xié)助科技文件的形成和積累。

（2） 根據(jù)產(chǎn)品開發(fā)的類型和建筑工程的性質(zhì)，檢查、協(xié)助科技文件的形成和積累。

（3） 抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的科技文件，做好對(duì)科技文件形成、積累的管理工作。

（4） 實(shí)行“三納入”，使科技文件的形成和積累制度化?！叭{入”指把科技文件的形成和積累納入科技工作程序、納入工作計(jì)劃，納入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍。

（5） 運(yùn)用經(jīng)濟(jì)原則，加強(qiáng)對(duì)科技文件形成、積累的監(jiān)督管理。

（6） 建立責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)，保證科技文件的形成和積累。

8試述如何根據(jù)全新產(chǎn)品開發(fā)研制工作的性質(zhì)監(jiān)查指導(dǎo)及其科技文件的形成和積累？

試述如何監(jiān)督指導(dǎo)全新產(chǎn)品開發(fā)研制活動(dòng)中科技文件的形成和積累？★

（1） 全新產(chǎn)品的開發(fā)研制，其技術(shù)指標(biāo)、工作性能等方面都具有創(chuàng)新性質(zhì)。因此，它涉及面較廣、難度較大、周期較長(zhǎng)，其科技文件基本上是在開發(fā)研制過(guò)程中新編制的。

（2） 對(duì)這類科技文件應(yīng)集中全力抓好其形成和積累工作，并實(shí)行全過(guò)程跟蹤管理，即從調(diào)查決策編寫新產(chǎn)品開發(fā)建議書開始，直到產(chǎn)品經(jīng)營(yíng)銷售為止，對(duì)每個(gè)階段和環(huán)節(jié)科技文件的形成和積累都要進(jìn)行有效的管理。

9試論科技文件的歸檔時(shí)間的主要類型？

歸檔時(shí)間，科技文件歸檔制度的內(nèi)容之一，可以劃分為以下幾種類型。

（1）按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔。是指在一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)結(jié)束后歸檔。

（2）按工作階段歸檔?？萍?、生產(chǎn)活動(dòng)周期過(guò)長(zhǎng)的科技文件，可以按形成階段歸檔。

（3）按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔。為保證工作正常進(jìn)行和科技檔案的完整、系統(tǒng)，當(dāng)一個(gè)子項(xiàng)工程結(jié)束后，即可先行歸檔。

（4）按年度歸檔。它適用于以下3種科技文件：

1）活動(dòng)和形成周期較長(zhǎng)的科技項(xiàng)目形成的文件；

2）某些自然觀察或中觀測(cè)活動(dòng)中形成的科技文件。如氣象、水文等觀測(cè)活動(dòng)的科技文件，可按年度進(jìn)行歸檔。

3）應(yīng)該作為科技檔案歸檔保存的科技管理性文件。

（5）隨時(shí)歸檔。適用于下述情況：

1）科技文件復(fù)制部門同科技檔案部門合一的設(shè)計(jì)單位的施工圖；

2）機(jī)密性強(qiáng)的特殊科技文件；

3）外來(lái)文件。如外購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)圖樣和文字說(shuō)明材料，可隨時(shí)歸檔。

10論述協(xié)作項(xiàng)目科技檔案收集工作的方法？

（1） 對(duì)于協(xié)作項(xiàng)目科技檔案的收集，則應(yīng)以主持單位作為收集的主渠道。

具體方法是：各參加單位負(fù)責(zé)將各自承擔(dān)任務(wù)形式的科技文件收集齊全，經(jīng)過(guò)鑒別整理，按要求移交給項(xiàng)目的主持單位，由主持單位將各參加單位匯集來(lái)的科技文件與本單位承擔(dān)該項(xiàng)目形成的科技文件一起進(jìn)行系統(tǒng)整理，統(tǒng)一向本單位科技檔案部門移交歸檔。當(dāng)本單位只是該協(xié)作項(xiàng)目的參加單位時(shí)，科技檔案部門只要求項(xiàng)目參與部門，將有關(guān)參與部分的科技文件按歸檔要求整理歸檔，如需要收集該檔案，向主持單位要求，以復(fù)制件形式進(jìn)行收集。

11試論基層科技檔案部門收集工作的方法與措施？

（1）按歸檔制度接收科技文件歸檔。

按照歸檔制度接收科技文件歸檔，是基層科技檔案部門收集科技檔案的基本方法。

（2）明確和疏通科技檔案收集渠道，定向定內(nèi)容進(jìn)行收集。

為了保證收集工作順利地進(jìn)行，科技檔案部門必須明確和疏通具體的收集渠道，以便對(duì)科技檔案進(jìn)行定向、定內(nèi)容收集。

（3）研究科技檔案的形成規(guī)律，把握收集時(shí)機(jī)。

科技檔案部門應(yīng)該掌握科技文件的形成規(guī)律，抓住科技文件形成的重要環(huán)節(jié)或關(guān)鍵階段，做好收集工作。

（4）實(shí)行多種方式結(jié)合，做好科技檔案收集工作。

為保證收集質(zhì)量，提高收集效果，收集工作應(yīng)實(shí)行多種形式互相結(jié)合的方式。

12試述基本建設(shè)檔案的收集為什么要抓住工程驗(yàn)收階段？

或工程施工和竣工檔案的收集——————————？

①基建工程施工和竣工檔案的收集，關(guān)鍵是要抓住竣工驗(yàn)收階段。

②基建工程的竣工，從文件形成的角度看，應(yīng)該形成的科技文件都已經(jīng)形成，有條件反映建筑物的實(shí)際面貌。從工作活動(dòng)來(lái)看，基建工程的施工活動(dòng)已經(jīng)結(jié)束，將辦理移交手續(xù)，其中包括移交有關(guān)科技文件。即使就建設(shè)單位本身而言，圍繞此項(xiàng)工程建設(shè)形成的科技文件，也完成了其現(xiàn)行使命可以歸檔了。因此，抓住這一環(huán)節(jié)，做好科技檔案的收集工作，適應(yīng)了文件的形成規(guī)律，是收集基建工程檔案工作的一條重要經(jīng)驗(yàn)。

13試論確定科技專業(yè)檔案館的進(jìn)館范圍應(yīng)考慮哪些機(jī)關(guān)原則（因素）？

進(jìn)館范圍是科技專業(yè)檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)，是合理構(gòu)成科技專業(yè)檔案館館藏結(jié)構(gòu)的依據(jù)。

（1）價(jià)值原則?？萍紝I(yè)檔案館是永久保存檔案的基地，應(yīng)接收具有重要價(jià)值并需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的科技檔案。

（2）專業(yè)原則?？萍紝I(yè)檔案館是國(guó)家專業(yè)信息的儲(chǔ)備中心，應(yīng)根據(jù)專業(yè)分工的要求，保存本專業(yè)重要的科技檔案和相關(guān)的科技資料。

（3）分級(jí)管理原則。我國(guó)的科技檔案是在集中統(tǒng)一管理體制原則指導(dǎo)下，按專業(yè)實(shí)行分級(jí)統(tǒng)一管理的。因此，進(jìn)館范圍必須根據(jù)分級(jí)管理的原則通盤考慮。

（4）綜合性原則?？萍紝I(yè)檔案館是應(yīng)該保存本專業(yè)需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的重要科技檔案，和需要永久保存的其他檔案。

14論述科技檔案收集實(shí)行相關(guān)單位主送制？

（1）科技專業(yè)檔案館接收科技檔案實(shí)行相關(guān)單位主送制，是對(duì)不同種類不同項(xiàng)目的科技檔案，按有關(guān)規(guī)定，分別確定其主送單位，采取重點(diǎn)接收的進(jìn)館方式。

（2）這是因?yàn)椋阂环N產(chǎn)品的科技檔案，一項(xiàng)基建工程的檔案、同一型號(hào)設(shè)備的檔案、往往不止一個(gè)單位擁有；

（3）相關(guān)單位主送制的作用，是在豐富館藏的過(guò)程中避免科技檔案內(nèi)容的大量重復(fù)，有利于檔案館的業(yè)務(wù)建設(shè)，有利于保證館藏質(zhì)量。

15試述科技檔案分類方案的編制要求？

（1） 要保證分類方案類目體系的嚴(yán)整性。

1） 科技檔案分類方案是各級(jí)類目構(gòu)成的一個(gè)等級(jí)系統(tǒng)。橫向各級(jí)同位類之間是并列關(guān)系，形成了“類列”，縱向的上下位類之間是從屬關(guān)系，構(gòu)成了“關(guān)系”。

2） 嚴(yán)整性就是要求同類列的類目之間應(yīng)該平行并列，各類系應(yīng)該線性排列。

（2）科技檔案分類方案的類目體系應(yīng)具有可包容性。即分類方案必須具有足夠的容量，其類目的設(shè)置，要能夠體現(xiàn)并容納本單位科技檔案的全部?jī)?nèi)容，使每一種和每一部分科技檔案，都能在類目體系中找到自己應(yīng)有的位置。

（3）科技檔案分類方案應(yīng)具有相對(duì)穩(wěn)定性。

1） 分類是科技檔案管理的基礎(chǔ)，關(guān)系到管理工作的全局，如果分類發(fā)生變化，將引起業(yè)務(wù)管理的一系列變化，有些工作甚至要從頭做起。

2） 在制定分類方案時(shí)，首先必須全面考察，使類目體系設(shè)計(jì)得科學(xué)、合理，對(duì)今后科技檔案的形成發(fā)展趨勢(shì)作出科學(xué)的預(yù)測(cè)，使分類方案具有更長(zhǎng)的適用期。

16試論如何設(shè)置科技檔案分類方案的類目體系？

根據(jù)庫(kù)藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成規(guī)律等，遵循分類規(guī)則和編制要求，設(shè)計(jì)科學(xué)、合理的類目體系。

（1）劃分大類，確定類別。大類是科技檔案分類方案的一級(jí)類目。要以科技檔案的種類作為標(biāo)準(zhǔn)，是劃分一級(jí)類目常用的方法。

（2）劃分屬類，形成類系。劃分屬類的實(shí)質(zhì)是展開類目，形成合理的類目層次。即以每一個(gè)級(jí)類目為基礎(chǔ)，以上位類和下位類的形式構(gòu)成科技檔案的類系。

（3）進(jìn)行類目排序。一級(jí)類目的排列，應(yīng)突出反映單位的基本職能活動(dòng)，以便使用。各級(jí)屬類類目的排序，應(yīng)根據(jù)具體情況而定。

如：1）按主次關(guān)系排列；2）按一般和特殊的關(guān)系排列；3）按程序銜接關(guān)系排列等等；