自考“企業(yè)檔案管理”筆記(12)

  • 發(fā)布時(shí)間:2024-09-15 16:21:23
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  第六章 企業(yè)檔案檢索
  簡(jiǎn):建立企業(yè)檔案檢索體系的必要性:
  1、 為迅速準(zhǔn)確地利用檔案創(chuàng)造條件;
  2、 促進(jìn)檔案信息交流;
  3、 推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化,促進(jìn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展。
  簡(jiǎn):企業(yè)檔案檢索體系的科學(xué)和實(shí)用相結(jié)合的要求:
  科學(xué)性的要求:
  1、 研制檢索語(yǔ)言時(shí),充分考慮到企業(yè)檔案及

2、 促進(jìn)檔案信息交流;

3、 推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化,促進(jìn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

簡(jiǎn):企業(yè)檔案檢索體系的科學(xué)和實(shí)用相結(jié)合的要求:

科學(xué)性的要求:

1、 研制檢索語(yǔ)言時(shí),充分考慮到企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的實(shí)際,保證檢索標(biāo)識(shí)能準(zhǔn)確表達(dá)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的基本內(nèi)容;

2、 著錄標(biāo)引應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,其標(biāo)準(zhǔn)化與否直接影響到檢索的質(zhì)量和效率;

3、 檢索工具應(yīng)合理、有效;

實(shí)用性的要求:

1、 編制檢索工具要注重實(shí)效;

2、 從實(shí)際出發(fā)配置檢索設(shè)備。

簡(jiǎn):檢索語(yǔ)言的構(gòu)成:

由3個(gè)基本要素構(gòu)成:

1、 構(gòu)成檢索詞匯要素單元的字符;

2、 表達(dá)基本概念,并作為復(fù)雜概念的組配單元的基本詞匯;

3、 保證通過(guò)基本詞匯的組配來(lái)表達(dá)復(fù)雜概念的語(yǔ)法和句法。

簡(jiǎn):檢索語(yǔ)言的特點(diǎn):

以概念邏輯為基礎(chǔ),詞匯與概念一一對(duì)應(yīng),一詞一義,排除多詞一義、一詞多義和詞義不符的情況,并能顯示概念之間的相互關(guān)系,便于操作,可使標(biāo)引和檢索快捷、準(zhǔn)確。

名:主題詞表:是主題語(yǔ)言的表現(xiàn)形式,是概括某一領(lǐng)域或某一學(xué)科,由語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的規(guī)范詞匯組成的詞典。

名:企業(yè)檔案著錄:在編制檢索條目時(shí),對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

簡(jiǎn):著錄、標(biāo)引的區(qū)別:

2者都是形成檔案檢索條目必須的步驟:

1、 著錄和標(biāo)引雖然都從檔案內(nèi)容入手,但分析的內(nèi)容范圍不同。著錄需對(duì)檔案的內(nèi)容與形式特征進(jìn)行全面分析,以選出需揭示的全部特征,并把它們反映出來(lái);標(biāo)引則需準(zhǔn)確、扼要地揭示檔案的內(nèi)容特征,為用戶提供查找的線索,所以只需分析檔案的基本內(nèi)容。

2、 表達(dá)方式不同。著錄反它所揭示的內(nèi)容特征和形式特征采用直錄的方式,即用自然語(yǔ)言直接表述;標(biāo)引則須語(yǔ)言的轉(zhuǎn)換:用檢索語(yǔ)言來(lái)表現(xiàn)檔案的主題內(nèi)容,這是2者最根本的區(qū)別。

案卷目錄:以企業(yè)檔案案卷為單位,依據(jù)企業(yè)檔案整理結(jié)果和庫(kù)藏排架順序編制的目錄。

選:4種基本的案卷目錄:

1、 案卷總目錄;

2、 案卷分類(lèi)目錄;

3、 底圖目錄;

4、 新型載體檔案目錄。

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