自考“企業(yè)檔案管理”筆記（第五章）

第五章 企業(yè)檔案鑒定

選：企業(yè)檔案鑒定一般是指對企業(yè)檔案真?zhèn)魏推髽I(yè)檔案價值的鑒定，經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作是指后者。

簡：企業(yè)檔案鑒定工作的內(nèi)容？

答：企業(yè)檔案鑒定，是指企業(yè)檔案部門依據(jù)一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地判斷企業(yè)檔案歷史與現(xiàn)實的價值，確定其保管期限；并通過價值核查和質(zhì)量檢查，對失去保存價值，或者內(nèi)容失真和不完整的企業(yè)檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進行處理的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理活動。包括對企業(yè)檔案的價值鑒定和質(zhì)量鑒別兩個方面。

選：企業(yè)檔案鑒定工作包括檔案的價值鑒定和質(zhì)量鑒別2個方面。

選：企業(yè)檔案鑒定工作的2個階段：

1、 保管期限的確定；

2、 保管期限的復(fù)查。

簡：保管期限的確定：

答：確定保管期限，是鑒定工作的第一個過程。它是在文件歸檔前，由文件形成部門在企業(yè)檔案部門的協(xié)助下，對企業(yè)文件進行的鑒定工作。這一鑒定工作主要解決三個問題：一是鑒別、核查歸檔材料的完整性和準(zhǔn)確性；二是鑒定文件的保存價值，從而決定其取舍；三是確定歸檔保存文件的保管期限。文件階段的鑒定，一方面補齊了歸檔材料的短缺，糾正了內(nèi)容的差誤，另一方面對文件進行了篩選，確定了保管期限，從而奠定企業(yè)檔案的質(zhì)量基礎(chǔ)。

簡：對保管期限的復(fù)查：

這是在文件轉(zhuǎn)化為檔案后進行的第二個階段的鑒定。一般文件階段的鑒定是一次性的，檔案階段的鑒定則是多次、定期進行的。任務(wù)包括：

1、 對超過保管期限的檔案重新進行價值審查，失去保存價值者剔出銷毀；

2、 對原保管期限劃定不當(dāng)?shù)钠髽I(yè)檔案，重新進行價值鑒定，調(diào)整保管期限；

3、 審查檔案的機密等級，根據(jù)實際情況解密或進行密級調(diào)整；

4、 核查其中科技檔案的內(nèi)容，鑒別其準(zhǔn)確性和完整性，做好相應(yīng)的更改、補充工作。

保管期限的復(fù)查，通過對庫藏檔案進行篩選、調(diào)整和補充，進一步保證和提高了企業(yè)檔案的質(zhì)量。

簡：企業(yè)檔案鑒定的意義

1、 是決定檔案存亡的基本手段。

2、 是提高檔案管理效益的科學(xué)措施。

3、 是提高檔案質(zhì)量的重要途徑。

選：企業(yè)檔案價值鑒定的原則：

1、 整體性；

2、 全面性；

3、 歷史性；

4、 動態(tài)性。

簡：鑒定工作的全面性原則：

1、 全面分析文件的各方面特征，從檔案的來源、內(nèi)容、時間、文本、外形等方面綜合判定檔案價值；

2、 全面把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系；

3、 全面預(yù)測用戶對檔案的利用需求。

簡：企業(yè)管理檔案價值的鑒定標(biāo)準(zhǔn)：

1、管理類文件：主要從其內(nèi)容、來源、時間、名稱、稿本、外形以及完整性和有效性等方面來分析。

分析文件的內(nèi)容：圍繞其重要性、獨特性和時效性三個方面進行。這是鑒定檔案價值的基礎(chǔ)。

2、科技文件：其價值量是由6種重要的相關(guān)因素規(guī)定或制約的：

1） 技術(shù)因素。

2） 功能因素。

3） 時間因素。49年10月以前的一般不予銷毀。

4） 典型因素；

5） 作者因素。

6） 名稱因素。

4、 會計文件。會計檔案的保管期限可分為永久、定期兩種，會計文件主要包括：

1） 會計憑證：涉及外事和對私營履行的應(yīng)當(dāng)永久保存。其他一般情況下不需要永久保存，保管期限在15年之內(nèi)基本上可以滿足查找利用的需要。

2） 會計帳簿；一般不需永久保存。15-25年

3） 會計報表：年度（決算）報表永久保存。

選：文件的完整性指檔案全宗中文件的完整程度。有效性指文件在一定時間內(nèi)具有法律和行政的效力。

名：企業(yè)檔案保管期限表：用表冊的形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式并指明其保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件，它是企業(yè)檔案機構(gòu)鑒定檔案價值，確定檔案保管期限的依據(jù)。

選：企業(yè)檔案保管期限表的類型：

1、 通用檔案保管期限表。

2、 專門檔案保管期限表。

3、 專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表。

4、 企業(yè)檔案保管期限表。

論：企業(yè)檔案保管期限表的類型：

1、 通用檔案保管期限表：由國家檔案行政管理部門編制，供全國企業(yè)檔案機構(gòu)鑒定檔案時通用的表。

2、 專門檔案保管期限表：由國家檔案行政管理部門會同有關(guān)主管部門編制，供鑒定專門檔案時使用的表。

3、 專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表：由專業(yè)主管機關(guān)編制，供同一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)單位鑒定檔案價值時使用。

4、 企業(yè)檔案保管期限表：各企業(yè)單位根據(jù)上述3種保管期限表，結(jié)合本單位科技、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動的實際情況制定的。

簡：企業(yè)檔案保管期限表的4條編制要求：

1、 要符合本企業(yè)檔案的實際情況，內(nèi)容全面，針對性強。

2、 保管期限檔次清楚，跨度適當(dāng)。

3、 便于查用。

4、 與通用的、專門的、專業(yè)系統(tǒng)的檔案保管期限表保持一致。

簡：企業(yè)檔案保管期限表的修訂的原因：

答：企業(yè)檔案保管期限表正式出臺并執(zhí)行一段時間后，一方面企業(yè)的科技、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動可能會有所變化或調(diào)整，另一方面人們對表中條款的內(nèi)容和保管期限的認(rèn)識也有可能會有所變化。所以，對其進行修改和完善是非常必要的。

鑒定企業(yè)檔案的保存價值是對其可能被利用程度的一種估計和預(yù)測，很難完全準(zhǔn)確。

簡：企業(yè)檔案從寬確定保管期限的彈性原則：

答：可采取一些靈活的方法處理，保持一定的“彈性”。具體分5種情況：

1、 當(dāng)鑒定人員對某一文件或案卷的保管期限劃分沒有很大把握時，應(yīng)“從寬”處理。

2、 保存從寬，銷毀從嚴(yán)；

3、 孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；

4、 本企業(yè)文件從寬，外單位文件從嚴(yán)；

5、 介于相鄰保管期限檔次之間的則“就高不就低”。

簡：企業(yè)檔案質(zhì)量鑒別的方法：

1、 通過科技檔案與有關(guān)目錄之間的核對進行鑒別：

1） 要保證文件目錄和檔案目錄的質(zhì)量；

2） 要以目錄為依據(jù)，逐項（套）、逐卷、逐張（件）地仔細(xì)鑒別科技檔案的內(nèi)容；

3） 對鑒別中發(fā)現(xiàn)的短缺材料，要了解其是否具有保存價值。

2、 通過科技檔案材料之間的核對進行鑒別；

3、 通過科技檔案內(nèi)容與科技對象之間的核對進行鑒別。

簡：企業(yè)檔案鑒定工作的制度的基本內(nèi)容：

1、 制發(fā)企業(yè)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)文件；

2、 企業(yè)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；

3、 銷毀檔案的批準(zhǔn)和監(jiān)銷制度。