自考“企業(yè)檔案管理”筆記(第一章)

  • 發(fā)布時(shí)間:2024-09-15 16:21:23
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  第一章企業(yè)檔案
  第一節(jié)企業(yè)檔案的概念
  1. 與企檔相對(duì)應(yīng)的檔案門類或與企業(yè)檔案概念同屬于一個(gè)分類體系的檔案包括:
  1) 國(guó)家機(jī)關(guān)檔案
  2) 黨派團(tuán)體…
  3) 事業(yè)單位…
  4) 軍隊(duì)…
  5) 名人…
  名:企業(yè)檔案:在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體形式的歷史記錄。
  2.

第一節(jié)企業(yè)檔案的概念

1. 與企檔相對(duì)應(yīng)的檔案門類或與企業(yè)檔案概念同屬于一個(gè)分類體系的檔案包括:

1) 國(guó)家機(jī)關(guān)檔案

2) 黨派團(tuán)體…

3) 事業(yè)單位…

4) 軍隊(duì)…

5) 名人…

名:企業(yè)檔案:在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻(xiàn)載體形式的歷史記錄。

2.企業(yè)檔案概念的涵義?

答:把握4要點(diǎn):

1)企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄。

① 企檔的形成范圍是具體的,即在特定的企業(yè)活動(dòng)范圍內(nèi)形成的。

② 企檔的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜的,這是由企業(yè)類型的多樣性和企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容的復(fù)雜性所決定的。

③ 企檔是企業(yè)活動(dòng)的一種歷史記錄,這說明企檔所反映的事物或活動(dòng)已經(jīng)完成或千一段落。

2) 企業(yè)檔案是企業(yè)活動(dòng)的直接記錄。

企檔是在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,還是事后回憶或事后編寫的。這是企檔區(qū)別于圖書、報(bào)刊等其他企業(yè)文獻(xiàn)形式的重要特點(diǎn),也是企檔之所以具有憑證、依據(jù)等法律證據(jù)作用的關(guān)鍵所在。

3) 企業(yè)檔案是保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)活動(dòng)的記錄。

轉(zhuǎn)化3條件:

① 具有保存價(jià)值的最基本的轉(zhuǎn)化前提條件;

② 履行歸檔手續(xù);

③ 相對(duì)集中地管理。

4) 企業(yè)是各種文獻(xiàn)載體形式的記錄。

企檔不是某一種具體的企業(yè)活動(dòng)記錄形式的專稱,而是對(duì)記載企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容的各種文獻(xiàn)載體形式的泛指,是一個(gè)總和性概念。

選:轉(zhuǎn)化成檔案的3條件:

1) 具有保存價(jià)值是最基本的轉(zhuǎn)化前提條件;

2) 履行歸檔手續(xù);

3) 相對(duì)集中地管理。

第二節(jié)企業(yè)檔案的種類及其特點(diǎn)

選:人們往往將現(xiàn)代企業(yè)劃分為:

1) 制造業(yè)企業(yè);

2) 農(nóng)業(yè)企業(yè);

3) 流通企業(yè);

4) 金融…

5) 建筑安裝…

6) 交通運(yùn)輸…

7) 郵電通訊…

名:制造業(yè)企檔:在以機(jī)器體系作為勞動(dòng)手段,采掘自然物質(zhì)資源和對(duì)工業(yè)品及農(nóng)產(chǎn)品原料進(jìn)行加工的各種企業(yè)中形成的檔案。

1. 論:制造業(yè)企業(yè)檔案的特點(diǎn)?

制造業(yè)企業(yè)檔案是指在以機(jī)器體系作為勞動(dòng)手段,采掘自然物質(zhì)資源和對(duì)工業(yè)品及農(nóng)產(chǎn)品原料進(jìn)行加工的各種企業(yè)中形成的檔案。

其檔案的特點(diǎn)由企業(yè)的特點(diǎn)決定:

1) 由于制造業(yè)企業(yè)是以大規(guī)模地采用機(jī)器或機(jī)器體系進(jìn)行各種產(chǎn)品的生產(chǎn),因此,在制造業(yè)企業(yè)檔案中,科技檔案的數(shù)量和作用占有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)。

2) 由于勞動(dòng)分工愈來愈精細(xì),協(xié)作關(guān)系也愈來愈復(fù)雜和嚴(yán)密,因此,原本用于協(xié)調(diào)各種關(guān)系、明確各種職責(zé)的企業(yè)文件幾乎絕大部分都必須轉(zhuǎn)化成具有法律意義的企業(yè)檔案,其對(duì)于維系企業(yè)的正常運(yùn)行和保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益具有重要作用。

3) 隨著生產(chǎn)社會(huì)化程度的不斷提高,制造業(yè)企業(yè)與外部有著廣泛和密切的聯(lián)系,從而使制造業(yè)企業(yè)檔案的成分更加復(fù)雜,企業(yè)檔案的形成呈網(wǎng)狀特點(diǎn)。

① 大部分制造業(yè)企業(yè)既是新技術(shù)成果和新管理經(jīng)驗(yàn)的創(chuàng)造者,又是這些新成果、新經(jīng)驗(yàn)的最早使用者。因此,制造業(yè)企業(yè)檔案具有典型意義,作用范圍常常超出其形成的范圍。

選:農(nóng)業(yè)企業(yè)檔案的特點(diǎn):

1) 分散性

2) 綜合性

3) 情報(bào)性

名:流通企檔:在從事商品交換和勞務(wù)、信息服務(wù)等企業(yè)活動(dòng)中形成的檔案。

2. 簡(jiǎn):商業(yè)企業(yè)檔案的特點(diǎn)?

商業(yè)企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)有3個(gè):

1) 經(jīng)營(yíng)管理性檔案是商業(yè)企業(yè)檔案的主體。

2) 絕大部分商業(yè)企業(yè)都擁有一定規(guī)模的基建檔案和設(shè)備檔案。

3) 在商業(yè)企業(yè)檔案的形成和管理中,時(shí)間性特征和項(xiàng)目性特征并存。

名:服務(wù)企業(yè)檔案:在利用一定的設(shè)施、工具、信息資源等為社會(huì)生產(chǎn)和生活提供勞務(wù)、信息服務(wù)的企業(yè)中形成的檔案。

名:金融企業(yè)檔案:在專門經(jīng)營(yíng)貨幣和信用業(yè)務(wù)的企業(yè)中所形成的檔案。

3. 金融企業(yè)檔案的3特點(diǎn):

1) 檔案內(nèi)容相對(duì)單一

2) 檔案作用具有多功能性

3) 檔案價(jià)值的特殊性

名:交通運(yùn)輸企業(yè)檔案:在利用運(yùn)輸工具從事運(yùn)輸生產(chǎn)或直接為運(yùn)輸生產(chǎn)服務(wù)的企業(yè)活動(dòng)中形成的檔案。

4. 簡(jiǎn):交通運(yùn)輸企業(yè)檔案的特點(diǎn)?

交通運(yùn)輸企業(yè)檔案的3特點(diǎn):

1) 檔案形成面廣。

2) 基建與設(shè)備檔案的數(shù)量較大。

3) 檔案的作用具有雙向性。

名:郵電通訊企業(yè):通過郵政和電信,傳遞信息、辦理通信業(yè)務(wù)的企業(yè),包括各級(jí)郵電總公司、郵電公司、電信公司、微波總站、線路總站、郵電總站、無線電話公司等。郵電通訊企業(yè)檔案指在這些企業(yè)的活動(dòng)中形成的檔案。

5. 簡(jiǎn):郵電通訊企業(yè)檔案的特點(diǎn)?

郵電通訊企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)有為:

1) 文件的日生產(chǎn)量較大,但絕大部分的保存價(jià)值卻較小

2) 設(shè)備檔案內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散

3) 相當(dāng)一部分檔案是由多個(gè)企業(yè)共同形成的

4) 檔案的作用具有雙向性,如發(fā)、收?qǐng)?bào)。

6. 簡(jiǎn):建筑安裝企業(yè)檔案的特點(diǎn):

建筑安裝企業(yè)的活動(dòng)有4個(gè)特點(diǎn):

1) 生產(chǎn)的流動(dòng)性;

2) 生產(chǎn)對(duì)象的單件性;

3) 生產(chǎn)周期的長(zhǎng)期性;

4) 企業(yè)行為的法律制約性。

其檔案具有相應(yīng)的特點(diǎn):

1) 生產(chǎn)技術(shù)檔案為主體且檔案的形成時(shí)間較為分散;

2) 檔案以工程項(xiàng)目成套;

3) 最終的生產(chǎn)成果檔案即為產(chǎn)品所有者的竣工檔案,成果檔案具有雙重性;

4) 由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時(shí)間較長(zhǎng),合同類檔案一般都具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的保存價(jià)值。

7. 論:企業(yè)檔案的共性及其意義?

由于行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)活動(dòng)性質(zhì)的不同,決定了不同種類的企業(yè)檔案各有其特殊性,其特殊性對(duì)于企業(yè)檔案的管理具有重要的規(guī)定作用。

一般企業(yè)檔案按所反映的企業(yè)活動(dòng)的職能性質(zhì)劃分為五個(gè)基本類:

管理類、

業(yè)務(wù)類、

財(cái)務(wù)類、

人事類、

用戶類。

1) 管理類包括行政管理、物資管理、生活管理等企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容;

2) 業(yè)務(wù)類一般視具體情況而定:

① 生產(chǎn)型企業(yè)多為科技生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等

② 非生產(chǎn)型企業(yè)則專指以主要業(yè)務(wù)內(nèi)容為中心的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),主要

檔案為經(jīng)營(yíng)管理性檔案

3) 財(cái)會(huì)類和人事類檔案則在各類企業(yè)中都有形成

4) 用戶類檔案是由企業(yè)的服務(wù)性質(zhì)決定產(chǎn)生的,也普遍存在于各種企業(yè)之中。

以上企業(yè)檔案的共性,為研究企業(yè)檔案的一般性管理理論與管理方法提供了可能性。有利于各企業(yè)之間既要針對(duì)自身的檔案特點(diǎn)開展管理工作,又要善于吸取其他企業(yè)檔案管理的好經(jīng)驗(yàn)、好方法,開展不同企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)交流,同時(shí)也為國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)依法對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督管理,確定管理的深度和廣度提供必要的依據(jù)來源。

第三節(jié) 企業(yè)檔案的功能及其運(yùn)動(dòng)規(guī)律

1. 企業(yè)檔案的4個(gè)功能:

1) 記錄企業(yè)歷史

2) 著錄企業(yè)資產(chǎn)

3) 維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)

4) 保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益

2. 論:企業(yè)檔案著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能?

企業(yè)資產(chǎn)是指企業(yè)擁有或控制的可用貨幣計(jì)量,能為企業(yè)獲得效益的經(jīng)濟(jì)資源,包括有形實(shí)物資產(chǎn)和無形知識(shí)、權(quán)利資產(chǎn)等兩大類。

企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)之間存在著一個(gè)基本的關(guān)系,即所有的企業(yè)資產(chǎn)都能夠也必須著錄在企業(yè)檔案之中,企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估的必要媒介。其評(píng)估則只有通過核查企業(yè)檔案的相關(guān)記錄才能得以確認(rèn)。企業(yè)檔案這種著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能是其他任何企業(yè)資源所不能替代的。

企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是通過人流、物流和信息流這三種要素的動(dòng)態(tài)組合來維系的。

按照信息理論的說法,企業(yè)和各項(xiàng)活動(dòng)是信源,企業(yè)的進(jìn)一步活動(dòng)是信宿,企業(yè)檔案的保存,實(shí)質(zhì)上就是企業(yè)信息傳遞的延遲。

3. 企業(yè)檔案功能的運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律主要為:

1) 企業(yè)檔案功能范圍的擴(kuò)展律

2) 企業(yè)檔案功能時(shí)效性的遞減律

3) 企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律

企檔功能運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律的存在,說明了企檔功能的最大化是必須通過完整、準(zhǔn)確地保存企檔來實(shí)現(xiàn)的,這種保存是長(zhǎng)期的甚至是永久的。

簡(jiǎn):企業(yè)檔案功能范圍的擴(kuò)展律

1) 企檔的功能由企業(yè)內(nèi)部向企業(yè)外部擴(kuò)展?,F(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)是獨(dú)立的法人實(shí)體,企業(yè)檔案被視為是企業(yè)內(nèi)部的信息資源,企業(yè)檔案各項(xiàng)功能的發(fā)揮首先著眼于企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)的利用需求及其滿足。另一方面企檔也記錄了社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展史,從而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案記錄歷史功能的最大范圍擴(kuò)展。

2) 企檔的功能的單一性向多元性擴(kuò)展。著錄企業(yè)資產(chǎn)、維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和保護(hù)企業(yè)的僉權(quán)益等其他企業(yè)檔案功能則是由這個(gè)基本功能擴(kuò)展出來的。一方面企業(yè)檔案的功能可隨著企業(yè)活動(dòng)對(duì)檔案不同需求的出現(xiàn)和企業(yè)對(duì)檔案作用認(rèn)識(shí)的不斷深化而擴(kuò)展;另一方面,同一種企檔具有滿足不同利用需求的可能性。

簡(jiǎn):企業(yè)檔案功能時(shí)效性的遞減律

企檔及時(shí)有效地滿足企業(yè)的現(xiàn)實(shí)性需求即為企檔功能的時(shí)效性。它的時(shí)效性也表明某些企檔特定的時(shí)間范圍內(nèi)由于保存著與企業(yè)現(xiàn)實(shí)利益相關(guān)的內(nèi)容而具有機(jī)密性。從企檔的生命周期來看,企檔功能的時(shí)效性隨著時(shí)間的推移呈遞減運(yùn)動(dòng)規(guī)律。

簡(jiǎn):企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律

權(quán)變理論是現(xiàn)代管理學(xué)的一個(gè)基本理論,它指在管理活動(dòng)中不存在一個(gè)適用于各種情況的固定模式,即任何管理模式均需要視具體情況而定。權(quán)變理論的動(dòng)態(tài)性內(nèi)涵恰好可以用來詮釋企檔功能發(fā)揮的不確定性。企檔及其管理工作水平是影響企檔功能改變的內(nèi)在權(quán)變因素,其他則為外在權(quán)變因素。內(nèi)在權(quán)變因素則決定著企檔功能的能否發(fā)揮和怎樣發(fā)揮。

企業(yè)檔案功能運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律的存在說明了企業(yè)檔案功能的最大化是必須通過完整、準(zhǔn)確地保存企業(yè)檔案來實(shí)現(xiàn)的,這種保存是長(zhǎng)期的甚至是永久的。

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