第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔
名或簡:企業(yè)文件:在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等各項活動中,按一定的程序和要求形成的原始記錄。企業(yè)文件也是一個綜合性的概念,它是企業(yè)一切科技、生產(chǎn)和管理實踐活動形成的各種形式的原始記錄,不是某一類企業(yè)文件的專指稱謂。
選:企業(yè)文件管理工作包括企業(yè)文件的形成、積累、整理、歸檔等4方面的內(nèi)容。
第一節(jié) 企業(yè)文件的形成
簡:企業(yè)創(chuàng)立時期文件的形成
企業(yè)的創(chuàng)立,就是通過法定的程序,組成一個具有獨立主體地位的經(jīng)濟實體,并在該實體內(nèi)部根據(jù)特定的需要,設(shè)置一整套組織管理系統(tǒng),使其按既定的目標運行;一般而言,企業(yè)的設(shè)立主要包括籌備和申請登記兩個階段。
在企業(yè)創(chuàng)立時期主要形成的文件有:
1、 創(chuàng)辦機會的選擇及其可行性研究過程中形成的文件。
2、 企業(yè)章程及有關(guān)部門的批準文件。
3、 企業(yè)基本建設(shè)活動中形成的文件。
4、 注冊申請報告、企業(yè)資信證明、營業(yè)執(zhí)照。
5、 人事材料。
6、 財務(wù)和會計文件,主要是企業(yè)資金籌措過程和結(jié)果的記錄文件,如借貸合同、募股申請文件、股東出資證明書、資產(chǎn)評估報告、財務(wù)審計報告、驗資報告等。
7、 企業(yè)成立文件。
8、 商標注冊文件。
9、 其他一些原始材料。
簡:企業(yè)調(diào)整階段形成的文件
1. 企業(yè)合并、分立時期形成的文件
合并是指兩個或兩個以上的企業(yè),依照法律規(guī)定、行政命令或合同的約定,經(jīng)過一定的法律程序,變?yōu)橐粋€企業(yè)法人的行為。
一般的合并程序及其產(chǎn)生的文件包括:
1) 調(diào)查論證
2) 報批審查
3) 清產(chǎn)核資
4) 通知及公告
5) 法律公證
6) 工商變更登記
企業(yè)分立是指一個企業(yè)法人依據(jù)法律規(guī)定或企業(yè)自行決策,經(jīng)過一定的法律程序,分解為兩上或兩個以上的企業(yè)法人的行為。
2、企業(yè)整頓時期形成的文件
整頓是指企業(yè)因經(jīng)營管理不善造成虧損,不能清償?shù)狡趥鶆?wù)時,為維持社會經(jīng)濟秩序,恢復(fù)企業(yè)生計,調(diào)整企業(yè)債務(wù),改善企業(yè)經(jīng)營管理的秩序,恢復(fù)正常的企業(yè)行為而采取的具體措施。
整頓中形成的文件有:
1) 申請整頓
2) 整頓方案
3) 形成審議書
4) 法院的裁定材料
5) 整頓方案的實施文件
6) 終止整頓程序的文件
簡:企業(yè)破產(chǎn)文件的形成?
破產(chǎn)是指企業(yè)債務(wù)人不能清償?shù)狡趥鶆?wù)時,為保護多數(shù)債權(quán)人的利益,處理債務(wù)人而進行的一種訴訟程序。
破產(chǎn)過程中形成的文件有:
1、 向債務(wù)人所在地法院提出破產(chǎn)申請
2、 債權(quán)人向法院申報債權(quán)期滿后,陸續(xù)召開若干次債權(quán)人會議。會議主要負責審查有關(guān)的債權(quán)記錄和證明材料;這一階段形成的主要文件有:債權(quán)記錄和證明材料、和解協(xié)議(未申請整頓的企業(yè)不產(chǎn)生該文件)、破產(chǎn)財產(chǎn)處理與分配方案、歷次債權(quán)人會議文件等。
3、 法院宣告破產(chǎn)的發(fā)布公告
4、 法院指定組成清算組,進行破產(chǎn)清算
5、 企業(yè)破產(chǎn)分配方案及其形成的一系列原始記錄。
第二節(jié) 企業(yè)文件形成工作的管理
簡:企業(yè)文件形成的特點?
1、 與企業(yè)各項活動同步進行。如針對科技文件的形成與企業(yè)科技、生產(chǎn)活動同步進行的特點,實行“4同步”的管理措施。
2、 來源分散,種類、類型呈多樣化趨勢發(fā)展
3、 不同種類的企業(yè)文件形成規(guī)律不同
4、 標準化程度日益提高
簡:4同步:
企業(yè)下達科技、生產(chǎn)計劃與提出科技文件的形成、積累、整理、歸檔要求同步,檢查科技、生產(chǎn)活動計劃與檢查文件的形成、積累情況同步,鑒定、驗收科技、生產(chǎn)成果與鑒定、驗收文件是否完整、準確、系統(tǒng),是否符合歸檔要求同步;上級登記科技成果及成果申報獲獎、科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
選:企業(yè)檔案部門對企業(yè)文件形成工作進行協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的對象主要有3個:
1、 企業(yè)文件標準執(zhí)行情況;
2、 企業(yè)文件形成與積累過程
3、 企業(yè)科技文件的編號、更改、復(fù)制與發(fā)放。
選:同企業(yè)文件形成直接相關(guān)的標準有4個:
1、 制圖標準
2、 關(guān)于機械產(chǎn)品文件的若干標準
3、 公文行文標準
4、 關(guān)于特殊載體材料的標準
選:對編制文件過程中執(zhí)行標準情況進行審查和管理,這是企業(yè)標準管理部門的職責:
選:對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導(dǎo)與監(jiān)督,是企業(yè)企業(yè)檔案部門的職責。
簡:對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導(dǎo)與監(jiān)督
1、 以企業(yè)各項工作程序和有關(guān)規(guī)章、制度為依據(jù),監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。
2、 根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的性質(zhì)和具體任務(wù),協(xié)助、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。
3、 根據(jù)企業(yè)不同種類文件的形成特點,監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。
4、 抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的文件,協(xié)助做好企業(yè)文件形成、積累工作。
5、 實行“3納入”,將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)管理制度。
6、 恰當運用經(jīng)濟手段,加強對企業(yè)文件形成和積累的監(jiān)督和指導(dǎo)。
“三納入”:把企業(yè)文件的收集和歸檔納入企業(yè)各項管理程序,納入企業(yè)各項活動的工作計劃,納入有關(guān)部門職責范圍和有關(guān)人員的崗位責任制“
第三節(jié) 企業(yè)文件立卷
企業(yè)文件立卷:將企業(yè)文件系統(tǒng)整理,組成案卷并對案卷內(nèi)文件進行排序的過程,實質(zhì)上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。
簡:企業(yè)文件立卷的要求:
案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值與密級相同的企業(yè)文件的最小集合體。組織企業(yè)文件案卷的要求:
1、 企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用;
2、 案卷必須符合一定的質(zhì)量要求:
1) 必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件;
2) 卷內(nèi)文件數(shù)量適度;
3) 卷內(nèi)文件的保存價值與密級應(yīng)基本一致;
4) 案卷外形力求規(guī)范、整齊、美觀、實用。
3、必須按照企業(yè)各種文件不同的形成規(guī)律,分別利用科學合理的立卷方法,及時組強案卷。
選:案卷的本質(zhì)特征是有機聯(lián)系。
簡:確定經(jīng)營管理文件的案卷單元的方法?
1、 按問題確定案卷單元。就是把反映同一問題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷,通常采用一事一卷、一事數(shù)卷、同事一卷等方法。
2、 按作者確定案卷單元。就是將同一作者形成的文件組成案卷。
3、 按時間確定案卷單元。就是將同一時間范圍內(nèi)形成的或內(nèi)容針對同一時間的文件組成案卷。這種方法,適用于時間性強的文件,如計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料等。
4、 按名稱確定案卷單元。就是把文件種類名稱相同的文件組成案卷。這種方法,多應(yīng)用于一些綜合性文件,如綜合性工作計劃、總結(jié)報告、工作簡報、會議記錄等。
5、 按地區(qū)確定案卷單元。就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中組卷。
確定科技文件案卷單元時應(yīng)注意3點:
1、 當機電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時,相互之間的文件,特別是圖樣,會有重復(fù)的現(xiàn)象。
2、 當產(chǎn)品、設(shè)備(非標準)和工程設(shè)計采用標準圖、通用圖和借用圖時,不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷,只需在文件目錄中注明這些圖紙的名稱、圖號即可。
3、 當產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造,工程、設(shè)備使用、維修、改擴建時,新形成的文件應(yīng)單獨立卷,不必將原來相應(yīng)的案卷拆重組,既減少勞動量,也能反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展的歷史過程。
簡:確定會計文件案卷單元的方法?
1、 會計憑證,一般由經(jīng)辦會計將當月憑證按形成時間先后分別裝訂成冊,案卷的厚度不超過3cm;
2、 會計賬本,基本上是一賬一卷;
3、 會計報表,年報、季報、月報分別組卷。
選:對于卷內(nèi)文件,不需重新編頁號的是成套圖樣、計算書
選:不屬于卷內(nèi)文件目錄應(yīng)當包括的內(nèi)容有:密級、保管期限
選:備考表的主要內(nèi)容包括:
立卷人;
檢查人;
立卷時間;
案卷情況說明。
選:案卷題名是封面的核心內(nèi)容,處于封面的中心突出位置。
簡:什么是案卷?
案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的企業(yè)文件的最小集合體;按照國家有關(guān)規(guī)定的要求,組織企業(yè)文件的案卷是企業(yè)各職能部門的本職工作,企業(yè)檔案工作者對這項工作負有協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的職責。
簡:案卷必須符合一定的質(zhì)量要求?
答:(1)案卷必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件,而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合。
(2)案卷內(nèi)企業(yè)文件的數(shù)量要適度。
(3)案卷內(nèi)企業(yè)文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致。
(4)案卷外形應(yīng)烽求規(guī)范、整齊、美觀、實用。
簡:確定科技文件案卷單元的方法?
1、 按結(jié)構(gòu)組卷。這種方法主要適用于機械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件,特別是圖樣部分。
2、 按子項組卷。這種方法,主要適用于基本建設(shè)工作文件。
3、 按工序或階段確定案卷單元。就是按相同的生產(chǎn)工藝過程或同一工作階段進行組卷。
4、 按專業(yè)組卷。就是按文件內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)進行組卷。
確定科技文件案卷單元時,應(yīng)處理好以下幾個問題:
(1)當機電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時,相互之間的文件,應(yīng)以基型產(chǎn)品為基礎(chǔ),保證其齊全成套;其他產(chǎn)品的文件,一般只保存本身專用的部分。
(2)當產(chǎn)品、設(shè)備(非標準)和工程設(shè)計采用標準圖、通用圖和借用圖時,不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷。
(3)當產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造,工程、設(shè)備使用、維修、改擴建時,新形成的文件應(yīng)單獨立卷。
簡:案卷編目的涵義和內(nèi)容
劃分案卷的范圍并予以排序之后,須以案卷為對象,通過一定的形式固定案卷整理的成果,揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。主要的內(nèi)容有:編頁號,編制卷內(nèi)目錄,填寫備考表,填寫案卷封面和脊背標簽等,最終組成案卷。
1、 編頁號:若一卷文件形成時已編有頁號,不必另行編制,如成套圖樣、計算書等。
2、 編制卷內(nèi)文件目錄:項目有:每份文件的排列序號、題名、編號、責任者、編制日期、所在頁號和備注等。
3、 備考表:主要內(nèi)容:案卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。
4、 案卷封面和脊背標簽,最終組成案卷:案卷題名是封面的核心內(nèi)容。
第四節(jié) 企來文件歸檔制度
選:歸檔是企業(yè)文件形成部門的職責,收集是企業(yè)檔案部門的職責。
簡:制定企業(yè)文件歸檔制度的要求?
答:1)符合國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,同時具有一定的靈活性;
2)符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動及其形成文件的實際;
3)與企業(yè)各項管理制度相銜接;
4)制度的條文必須明確、可操作性強。
選:企業(yè)文件的歸檔制度包括5項內(nèi)容:
1、 歸檔范圍;
2、 歸檔時間;
3、 歸檔份數(shù);
4、 歸檔要求;
5、 歸檔手續(xù)。
簡:確定企業(yè)文件歸檔范圍的基本方法?
答:1、研究和分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的范圍和性質(zhì),從而掌握企業(yè)所形成文件的種類和成分,確定歸檔范圍中應(yīng)該包括哪些方面的文件;
2、掌握企業(yè)基本職能活動的內(nèi)容和范圍,把在這些活動中形成的文件作為歸檔范圍的主體。
3、針對不同種類企業(yè)文件的形成特點和利用價值,分門別類地確定不同文件的歸檔范圍。
4、站在歷史的高度,確定企業(yè)文件的歸檔范圍。
論:歸檔時間?(多選)
答:歸檔時間,是指應(yīng)當歸檔的企業(yè)文件向檔案部門移交的時間。正確規(guī)定歸檔時間,對維護企業(yè)文件的完整與安全,確保有關(guān)職能部門和檔案部門的日常工作秩序,都有實際意義。
1、 管理文件:一般在形成和第二年上半年內(nèi)向檔案部門移交歸檔。
2、 科技文件:根據(jù)形成的具體情況可按:
1) 按項目結(jié)束時間歸檔;
2) 按工作階段歸檔;
3) 按子項結(jié)束時間歸檔
4) 按年度歸檔;
5) 隨時歸檔。
3、 會計文件:在會計年度終了后,暫由企業(yè)財務(wù)會計部門保管一年,期滿后移交給檔案部門保管。
4、 人事文件:一般應(yīng)在辦理完畢后的10天或半個月內(nèi)向檔案部門歸檔。
簡:歸檔要求:
1、 歸檔工作由企業(yè)各職能部門承擔,企業(yè)檔案部門要對歸檔工作進行協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督。
2、 歸檔文件要選用優(yōu)質(zhì)的制成材料。
3、 歸檔文件須經(jīng)系統(tǒng)整理。
4、 對科技文件的歸檔,實行科技文件歸檔審批表制度。
第五節(jié) 企業(yè)檔案部門的接收歸檔及相關(guān)問題
簡:企業(yè)檔案的收集渠道:
1、 本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交文件歸檔;
2、 外單位轉(zhuǎn)讓或移交;
3、 企業(yè)人員非職務(wù)活動中形成檔案的寄存、捐贈或轉(zhuǎn)讓;
4、 面向社會收集、征集相關(guān)材料。
選:目前,企業(yè)文件進館工作有2方面內(nèi)容:
1、 企業(yè)文件現(xiàn)行期滿,經(jīng)系統(tǒng)整理后移交給企業(yè)檔案館;
2、 企業(yè)檔案館(室)依法向國家有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案。
簡:企業(yè)檔案進館工作的要求:
1、 以國家現(xiàn)有的政策、法律、法規(guī)為準繩,謀求企業(yè)檔案信息資源整體效益的最佳化。
2、 采取多種措施,實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的控制。
3、 明確進館范圍、進館檔案的質(zhì)量要求和進館手續(xù),保證企業(yè)檔案順利進館。
論:企業(yè)向國家有關(guān)檔案館移交檔案的范圍?
答:1、在大中城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進行建設(shè)的企業(yè),按《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行規(guī)定》向城建檔案館移交有關(guān)檔案。
2、處于資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動中的企業(yè),按照或參考1998年3月5日國家檔案局頒發(fā)的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》,向有關(guān)的檔案館移交。
移交的檔案包括兩個方面:
(1)企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案,主要包括黨群檔案、行政管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案和經(jīng)營管理檔案,這部分檔案可移交給專業(yè)部門的檔案館,或寄存所在地的綜合性檔案館;
(2)企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的檔案,包括向有關(guān)機關(guān)或單位的申請、請示及其批準、批復(fù)文件,終止財務(wù)決算報告及編制說明、財務(wù)清理報告、財產(chǎn)處置結(jié)果報告,以及協(xié)議書、合同等,這部分檔案可向?qū)I(yè)部門的檔案館(或上級主管單位其他形式的檔案部門)移交,也可向本單位檔案館移交。
簡:企業(yè)集團檔案館的進館范圍
答:1、集團總部形成的文件。
2、核心企業(yè)形成的文件。以上兩部分是企業(yè)檔案館最主要的來源。
3、其他成員企業(yè)形成的重要檔案。
4、從外單位、個人等處收集來的對集團有重要參考價值的資料。
簡:企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案的歸屬與流向
1、 隨實物走:適用于記載和反映有實體形態(tài)的科技對象的、并具一定的經(jīng)濟價值的檔案,如設(shè)備儀器、基建檔案。
2、 收進(寄存)所在地的國家檔案館。適用于經(jīng)濟價值不大但具有重要歷史查考價值的檔案,特別是在地區(qū)范圍內(nèi)有代表意義的企業(yè)的檔案。包括其黨政群工作檔案、行政管理檔案等。
3、 收進專業(yè)主管部門。適用于一些對本部門有查考價值的檔案,如生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理、會計檔案等。
4、 其他走向。如:破產(chǎn)企業(yè)的人事檔案可轉(zhuǎn)交勞動局或人才交流中心;未有買主的設(shè)備、產(chǎn)品、建筑的檔案材料可存放在產(chǎn)權(quán)交易中心等。