自考“企業(yè)檔案管理”筆記（第三章）

第三章 企業(yè)文件的形成與歸檔

名或簡：企業(yè)文件：在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等各項活動中，按一定的程序和要求形成的原始記錄。企業(yè)文件也是一個綜合性的概念，它是企業(yè)一切科技、生產(chǎn)和管理實踐活動形成的各種形式的原始記錄，不是某一類企業(yè)文件的專指稱謂。

選：企業(yè)文件管理工作包括企業(yè)文件的形成、積累、整理、歸檔等4方面的內(nèi)容。

第一節(jié) 企業(yè)文件的形成

簡：企業(yè)創(chuàng)立時期文件的形成

企業(yè)的創(chuàng)立，就是通過法定的程序，組成一個具有獨立主體地位的經(jīng)濟實體，并在該實體內(nèi)部根據(jù)特定的需要，設(shè)置一整套組織管理系統(tǒng)，使其按既定的目標運行；一般而言，企業(yè)的設(shè)立主要包括籌備和申請登記兩個階段。

在企業(yè)創(chuàng)立時期主要形成的文件有：

1、 創(chuàng)辦機會的選擇及其可行性研究過程中形成的文件。

2、 企業(yè)章程及有關(guān)部門的批準文件。

3、 企業(yè)基本建設(shè)活動中形成的文件。

4、 注冊申請報告、企業(yè)資信證明、營業(yè)執(zhí)照。

5、 人事材料。

6、 財務(wù)和會計文件，主要是企業(yè)資金籌措過程和結(jié)果的記錄文件，如借貸合同、募股申請文件、股東出資證明書、資產(chǎn)評估報告、財務(wù)審計報告、驗資報告等。

7、 企業(yè)成立文件。

8、 商標注冊文件。

9、 其他一些原始材料。

簡：企業(yè)調(diào)整階段形成的文件

1. 企業(yè)合并、分立時期形成的文件

合并是指兩個或兩個以上的企業(yè)，依照法律規(guī)定、行政命令或合同的約定，經(jīng)過一定的法律程序，變?yōu)橐粋€企業(yè)法人的行為。

一般的合并程序及其產(chǎn)生的文件包括：

1） 調(diào)查論證

2） 報批審查

3） 清產(chǎn)核資

4） 通知及公告

5） 法律公證

6） 工商變更登記

企業(yè)分立是指一個企業(yè)法人依據(jù)法律規(guī)定或企業(yè)自行決策，經(jīng)過一定的法律程序，分解為兩上或兩個以上的企業(yè)法人的行為。

2、企業(yè)整頓時期形成的文件

整頓是指企業(yè)因經(jīng)營管理不善造成虧損，不能清償?shù)狡趥鶆?wù)時，為維持社會經(jīng)濟秩序，恢復(fù)企業(yè)生計，調(diào)整企業(yè)債務(wù)，改善企業(yè)經(jīng)營管理的秩序，恢復(fù)正常的企業(yè)行為而采取的具體措施。

整頓中形成的文件有：

1） 申請整頓

2） 整頓方案

3） 形成審議書

4） 法院的裁定材料

5） 整頓方案的實施文件

6） 終止整頓程序的文件

簡：企業(yè)破產(chǎn)文件的形成？

破產(chǎn)是指企業(yè)債務(wù)人不能清償?shù)狡趥鶆?wù)時，為保護多數(shù)債權(quán)人的利益，處理債務(wù)人而進行的一種訴訟程序。

破產(chǎn)過程中形成的文件有：

1、 向債務(wù)人所在地法院提出破產(chǎn)申請

2、 債權(quán)人向法院申報債權(quán)期滿后，陸續(xù)召開若干次債權(quán)人會議。會議主要負責審查有關(guān)的債權(quán)記錄和證明材料；這一階段形成的主要文件有：債權(quán)記錄和證明材料、和解協(xié)議（未申請整頓的企業(yè)不產(chǎn)生該文件）、破產(chǎn)財產(chǎn)處理與分配方案、歷次債權(quán)人會議文件等。

3、 法院宣告破產(chǎn)的發(fā)布公告

4、 法院指定組成清算組，進行破產(chǎn)清算

5、 企業(yè)破產(chǎn)分配方案及其形成的一系列原始記錄。

第二節(jié) 企業(yè)文件形成工作的管理

簡：企業(yè)文件形成的特點？

1、 與企業(yè)各項活動同步進行。如針對科技文件的形成與企業(yè)科技、生產(chǎn)活動同步進行的特點，實行“4同步”的管理措施。

2、 來源分散，種類、類型呈多樣化趨勢發(fā)展

3、 不同種類的企業(yè)文件形成規(guī)律不同

4、 標準化程度日益提高

簡：4同步：

企業(yè)下達科技、生產(chǎn)計劃與提出科技文件的形成、積累、整理、歸檔要求同步，檢查科技、生產(chǎn)活動計劃與檢查文件的形成、積累情況同步，鑒定、驗收科技、生產(chǎn)成果與鑒定、驗收文件是否完整、準確、系統(tǒng)，是否符合歸檔要求同步；上級登記科技成果及成果申報獲獎、科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

選：企業(yè)檔案部門對企業(yè)文件形成工作進行協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的對象主要有3個：

1、 企業(yè)文件標準執(zhí)行情況；

2、 企業(yè)文件形成與積累過程

3、 企業(yè)科技文件的編號、更改、復(fù)制與發(fā)放。

選：同企業(yè)文件形成直接相關(guān)的標準有4個：

1、 制圖標準

2、 關(guān)于機械產(chǎn)品文件的若干標準

3、 公文行文標準

4、 關(guān)于特殊載體材料的標準

選：對編制文件過程中執(zhí)行標準情況進行審查和管理，這是企業(yè)標準管理部門的職責：

選：對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導(dǎo)與監(jiān)督，是企業(yè)企業(yè)檔案部門的職責。

簡：對企業(yè)文件形成、積累過程的協(xié)助、指導(dǎo)與監(jiān)督

1、 以企業(yè)各項工作程序和有關(guān)規(guī)章、制度為依據(jù)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。

2、 根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的性質(zhì)和具體任務(wù)，協(xié)助、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。

3、 根據(jù)企業(yè)不同種類文件的形成特點，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。

4、 抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的文件，協(xié)助做好企業(yè)文件形成、積累工作。

5、 實行“3納入”，將企業(yè)文件的形成和積累納入企業(yè)管理制度。

6、 恰當運用經(jīng)濟手段，加強對企業(yè)文件形成和積累的監(jiān)督和指導(dǎo)。

“三納入”：把企業(yè)文件的收集和歸檔納入企業(yè)各項管理程序，納入企業(yè)各項活動的工作計劃，納入有關(guān)部門職責范圍和有關(guān)人員的崗位責任制“

第三節(jié) 企業(yè)文件立卷

企業(yè)文件立卷：將企業(yè)文件系統(tǒng)整理，組成案卷并對案卷內(nèi)文件進行排序的過程，實質(zhì)上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。

簡：企業(yè)文件立卷的要求：

案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值與密級相同的企業(yè)文件的最小集合體。組織企業(yè)文件案卷的要求：

1、 企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用；

2、 案卷必須符合一定的質(zhì)量要求：

1） 必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件；

2） 卷內(nèi)文件數(shù)量適度；

3） 卷內(nèi)文件的保存價值與密級應(yīng)基本一致；

4） 案卷外形力求規(guī)范、整齊、美觀、實用。

3、必須按照企業(yè)各種文件不同的形成規(guī)律，分別利用科學合理的立卷方法，及時組強案卷。

選：案卷的本質(zhì)特征是有機聯(lián)系。

簡：確定經(jīng)營管理文件的案卷單元的方法？

1、 按問題確定案卷單元。就是把反映同一問題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷，通常采用一事一卷、一事數(shù)卷、同事一卷等方法。

2、 按作者確定案卷單元。就是將同一作者形成的文件組成案卷。

3、 按時間確定案卷單元。就是將同一時間范圍內(nèi)形成的或內(nèi)容針對同一時間的文件組成案卷。這種方法，適用于時間性強的文件，如計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料等。

4、 按名稱確定案卷單元。就是把文件種類名稱相同的文件組成案卷。這種方法，多應(yīng)用于一些綜合性文件，如綜合性工作計劃、總結(jié)報告、工作簡報、會議記錄等。

5、 按地區(qū)確定案卷單元。就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中組卷。

確定科技文件案卷單元時應(yīng)注意3點：

1、 當機電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時，相互之間的文件，特別是圖樣，會有重復(fù)的現(xiàn)象。

2、 當產(chǎn)品、設(shè)備（非標準）和工程設(shè)計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷，只需在文件目錄中注明這些圖紙的名稱、圖號即可。

3、 當產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應(yīng)單獨立卷，不必將原來相應(yīng)的案卷拆重組，既減少勞動量，也能反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展的歷史過程。

簡：確定會計文件案卷單元的方法？

1、 會計憑證，一般由經(jīng)辦會計將當月憑證按形成時間先后分別裝訂成冊，案卷的厚度不超過3cm；

2、 會計賬本，基本上是一賬一卷；

3、 會計報表，年報、季報、月報分別組卷。

選：對于卷內(nèi)文件，不需重新編頁號的是成套圖樣、計算書

選：不屬于卷內(nèi)文件目錄應(yīng)當包括的內(nèi)容有：密級、保管期限

選：備考表的主要內(nèi)容包括：

立卷人；

檢查人；

立卷時間；

案卷情況說明。

選：案卷題名是封面的核心內(nèi)容，處于封面的中心突出位置。

簡：什么是案卷？

案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的企業(yè)文件的最小集合體；按照國家有關(guān)規(guī)定的要求，組織企業(yè)文件的案卷是企業(yè)各職能部門的本職工作，企業(yè)檔案工作者對這項工作負有協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的職責。

簡：案卷必須符合一定的質(zhì)量要求？

答：（1）案卷必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件，而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合。

（2）案卷內(nèi)企業(yè)文件的數(shù)量要適度。

（3）案卷內(nèi)企業(yè)文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致。

（4）案卷外形應(yīng)烽求規(guī)范、整齊、美觀、實用。

簡：確定科技文件案卷單元的方法？

1、 按結(jié)構(gòu)組卷。這種方法主要適用于機械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件，特別是圖樣部分。

2、 按子項組卷。這種方法，主要適用于基本建設(shè)工作文件。

3、 按工序或階段確定案卷單元。就是按相同的生產(chǎn)工藝過程或同一工作階段進行組卷。

4、 按專業(yè)組卷。就是按文件內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)進行組卷。

確定科技文件案卷單元時，應(yīng)處理好以下幾個問題：

（1）當機電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時，相互之間的文件，應(yīng)以基型產(chǎn)品為基礎(chǔ)，保證其齊全成套；其他產(chǎn)品的文件，一般只保存本身專用的部分。

（2）當產(chǎn)品、設(shè)備（非標準）和工程設(shè)計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷。

（3）當產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應(yīng)單獨立卷。

簡：案卷編目的涵義和內(nèi)容

劃分案卷的范圍并予以排序之后，須以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。主要的內(nèi)容有：編頁號，編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表，填寫案卷封面和脊背標簽等，最終組成案卷。

1、 編頁號：若一卷文件形成時已編有頁號，不必另行編制，如成套圖樣、計算書等。

2、 編制卷內(nèi)文件目錄：項目有：每份文件的排列序號、題名、編號、責任者、編制日期、所在頁號和備注等。

3、 備考表：主要內(nèi)容：案卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

4、 案卷封面和脊背標簽，最終組成案卷：案卷題名是封面的核心內(nèi)容。

第四節(jié) 企來文件歸檔制度

選：歸檔是企業(yè)文件形成部門的職責，收集是企業(yè)檔案部門的職責。

簡：制定企業(yè)文件歸檔制度的要求？

答：1）符合國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，同時具有一定的靈活性；

2）符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動及其形成文件的實際；

3）與企業(yè)各項管理制度相銜接；

4）制度的條文必須明確、可操作性強。

選：企業(yè)文件的歸檔制度包括5項內(nèi)容：

1、 歸檔范圍；

2、 歸檔時間；

3、 歸檔份數(shù)；

4、 歸檔要求；

5、 歸檔手續(xù)。

簡：確定企業(yè)文件歸檔范圍的基本方法？

答：1、研究和分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的范圍和性質(zhì)，從而掌握企業(yè)所形成文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)該包括哪些方面的文件；

2、掌握企業(yè)基本職能活動的內(nèi)容和范圍，把在這些活動中形成的文件作為歸檔范圍的主體。

3、針對不同種類企業(yè)文件的形成特點和利用價值，分門別類地確定不同文件的歸檔范圍。

4、站在歷史的高度，確定企業(yè)文件的歸檔范圍。

論：歸檔時間？（多選）

答：歸檔時間，是指應(yīng)當歸檔的企業(yè)文件向檔案部門移交的時間。正確規(guī)定歸檔時間，對維護企業(yè)文件的完整與安全，確保有關(guān)職能部門和檔案部門的日常工作秩序，都有實際意義。

1、 管理文件：一般在形成和第二年上半年內(nèi)向檔案部門移交歸檔。

2、 科技文件：根據(jù)形成的具體情況可按：

1） 按項目結(jié)束時間歸檔；

2） 按工作階段歸檔；

3） 按子項結(jié)束時間歸檔

4） 按年度歸檔；

5） 隨時歸檔。

3、 會計文件：在會計年度終了后，暫由企業(yè)財務(wù)會計部門保管一年，期滿后移交給檔案部門保管。

4、 人事文件：一般應(yīng)在辦理完畢后的10天或半個月內(nèi)向檔案部門歸檔。

簡：歸檔要求：

1、 歸檔工作由企業(yè)各職能部門承擔，企業(yè)檔案部門要對歸檔工作進行協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督。

2、 歸檔文件要選用優(yōu)質(zhì)的制成材料。

3、 歸檔文件須經(jīng)系統(tǒng)整理。

4、 對科技文件的歸檔，實行科技文件歸檔審批表制度。

第五節(jié) 企業(yè)檔案部門的接收歸檔及相關(guān)問題

簡：企業(yè)檔案的收集渠道：

1、 本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交文件歸檔；

2、 外單位轉(zhuǎn)讓或移交；

3、 企業(yè)人員非職務(wù)活動中形成檔案的寄存、捐贈或轉(zhuǎn)讓；

4、 面向社會收集、征集相關(guān)材料。

選：目前，企業(yè)文件進館工作有2方面內(nèi)容：

1、 企業(yè)文件現(xiàn)行期滿，經(jīng)系統(tǒng)整理后移交給企業(yè)檔案館；

2、 企業(yè)檔案館（室）依法向國家有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案。

簡：企業(yè)檔案進館工作的要求：

1、 以國家現(xiàn)有的政策、法律、法規(guī)為準繩，謀求企業(yè)檔案信息資源整體效益的最佳化。

2、 采取多種措施，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的控制。

3、 明確進館范圍、進館檔案的質(zhì)量要求和進館手續(xù)，保證企業(yè)檔案順利進館。

論：企業(yè)向國家有關(guān)檔案館移交檔案的范圍？

答：1、在大中城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)進行建設(shè)的企業(yè)，按《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行規(guī)定》向城建檔案館移交有關(guān)檔案。

2、處于資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動中的企業(yè)，按照或參考1998年3月5日國家檔案局頒發(fā)的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》，向有關(guān)的檔案館移交。

移交的檔案包括兩個方面：

（1）企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案，主要包括黨群檔案、行政管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案和經(jīng)營管理檔案，這部分檔案可移交給專業(yè)部門的檔案館，或寄存所在地的綜合性檔案館；

（2）企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的檔案，包括向有關(guān)機關(guān)或單位的申請、請示及其批準、批復(fù)文件，終止財務(wù)決算報告及編制說明、財務(wù)清理報告、財產(chǎn)處置結(jié)果報告，以及協(xié)議書、合同等，這部分檔案可向?qū)I(yè)部門的檔案館（或上級主管單位其他形式的檔案部門）移交，也可向本單位檔案館移交。

簡：企業(yè)集團檔案館的進館范圍

答：1、集團總部形成的文件。

2、核心企業(yè)形成的文件。以上兩部分是企業(yè)檔案館最主要的來源。

3、其他成員企業(yè)形成的重要檔案。

4、從外單位、個人等處收集來的對集團有重要參考價值的資料。

簡：企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動過程中檔案的歸屬與流向

1、 隨實物走：適用于記載和反映有實體形態(tài)的科技對象的、并具一定的經(jīng)濟價值的檔案，如設(shè)備儀器、基建檔案。

2、 收進（寄存）所在地的國家檔案館。適用于經(jīng)濟價值不大但具有重要歷史查考價值的檔案，特別是在地區(qū)范圍內(nèi)有代表意義的企業(yè)的檔案。包括其黨政群工作檔案、行政管理檔案等。

3、 收進專業(yè)主管部門。適用于一些對本部門有查考價值的檔案，如生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理、會計檔案等。

4、 其他走向。如：破產(chǎn)企業(yè)的人事檔案可轉(zhuǎn)交勞動局或人才交流中心；未有買主的設(shè)備、產(chǎn)品、建筑的檔案材料可存放在產(chǎn)權(quán)交易中心等。