自考“檔案學(xué)概論”筆記（8）

第六章  檔案工作的性質(zhì)、規(guī)律與發(fā)展

名：檔案工作：其本質(zhì)是管理檔案和開(kāi)展檔案信息資源為社會(huì)各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的工作。

選：檔案工作的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、科學(xué)性、文化性與政治性的工作。

簡(jiǎn)：檔案工作的管理性的主要表現(xiàn)：

1、檔案工作是一項(xiàng)管理檔案的專門業(yè)務(wù)，管理對(duì)象是檔案，目的是開(kāi)展檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)；

2、是信息資源管理的重要內(nèi)容。因其管理對(duì)象的獨(dú)特個(gè)性、基本管理理論與管理方法上的自成體系，從而決定了檔案工作在信息資源管理工作中具有其他信息資源管理活動(dòng)無(wú)法替代的功能與作用。

3、是社會(huì)管理活動(dòng)的組成部分。從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)看，檔案工作這一相對(duì)獨(dú)立的管理系統(tǒng)是處于不同規(guī)模和層次的更大管理系統(tǒng)之中。

簡(jiǎn)：檔案工作的服務(wù)性：

服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因。

檔案工作與其他服務(wù)性工作的主要區(qū)別在于它是以提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的特殊性服務(wù)工作。檔案工作者既要樹(shù)立全心全意為社會(huì)服務(wù)的思想，又要堅(jiān)持按照黨和國(guó)家的法律、法規(guī)和政策辦事，確保服務(wù)獲得效益，并做到既搞好服務(wù)，又維護(hù)檔案的完整與安全。

簡(jiǎn)：檔案工作的政治性：

檔案工作是一種社會(huì)現(xiàn)象。在階級(jí)社會(huì)中，檔案工作體現(xiàn)著一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益。其政治性表現(xiàn)在：

1、服務(wù)方向：這是檔案工作政治性的集中表現(xiàn)。

2、機(jī)要性。

選：檔案工作的政治性表現(xiàn)在服務(wù)方向、機(jī)要性2方面。

簡(jiǎn)：檔案工作的科學(xué)性：

檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性工作，表現(xiàn)在：

1、它為科研和科學(xué)管理工作提供必要條件；

2、檔案工作實(shí)踐中包含著特殊的規(guī)律和豐富的科學(xué)內(nèi)容；

3、檔案工作要大量運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)的內(nèi)容和信息技術(shù)的成果。

簡(jiǎn)：檔案工作的文化性：

檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會(huì)文化中的作用決定了其具有很強(qiáng)的社會(huì)文化性。表現(xiàn)在：

1、檔案是社會(huì)文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產(chǎn)的作用；

2、檔案館具有傳播社會(huì)文化知識(shí)與信息的作用；

3、檔案館具有社會(huì)文化教育的作用；

4、檔案館具有發(fā)展科學(xué)文化的作用。

選：檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。

選：就目前而言，檔案工作應(yīng)為社會(huì)主義物質(zhì)文明與精神文明建設(shè)服務(wù)，就長(zhǎng)遠(yuǎn)而言，檔案工作應(yīng)為延續(xù)和發(fā)展我國(guó)文明史作出貢獻(xiàn)。

名：檔案工作的效益：

是社會(huì)對(duì)檔案工作的投入和檔案部門對(duì)社會(huì)檔案信息需求的有效滿足程度2者之間的比較關(guān)系。

簡(jiǎn)：檔案工作的效益區(qū)別于其他工作的基本特點(diǎn)：

1、效益的社會(huì)性：檔案工作是一項(xiàng)提供檔案為社會(huì)服務(wù)的專門性工作。這一性質(zhì)規(guī)定了它的效益具有社會(huì)性，這是檔案工作效益最為突出的一個(gè)特點(diǎn)。

2、效益的隱蔽性：檔案部門對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)，即它在提供檔案為社會(huì)服務(wù)過(guò)程中給社會(huì)帶來(lái)的收益是比較模糊的。這種隱蔽性特點(diǎn)主要表現(xiàn)為：

1）檔案工作不直接創(chuàng)造價(jià)值；

2）從檔案效用的發(fā)揮過(guò)程看，它要依賴于社會(huì)的利用，具有被動(dòng)性和依賴性；

3）從投入檔案工作的收益對(duì)象看，它主要不是體現(xiàn)于檔案部門本身，而是包含于利用檔案的各部門或個(gè)人中，檔案工作收益是一種間接性的收益；

4）從投入檔案工作的收益地點(diǎn)看，由于檔案價(jià)值擴(kuò)展律的作用，檔案工作收益地點(diǎn)具有廣泛性和分散性。

3、檔案工作效益的滯后性：投入檔案工作的效益在時(shí)間上具有延遲性。

論：檔案工作的分化與整合規(guī)律：

從檔案工作的發(fā)展歷史來(lái)看，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)檔案工作與文書(shū)工作是不分的，與圖書(shū)資料工作也是不分的。建國(guó)后，我國(guó)檔案工作才真正從文書(shū)工作、圖書(shū)工作中分化出來(lái)發(fā)展成為一個(gè)獨(dú)立工作系統(tǒng)。

1、文書(shū)檔案管理工作一體化

文書(shū)與檔案管理一體化，是將目前機(jī)關(guān)中的文書(shū)處理和檔案管理工作，整合為一個(gè)既統(tǒng)一又分工，既有聯(lián)系又有區(qū)別的管理過(guò)程。文書(shū)工作與檔案工作的分離存在的問(wèn)題和消極影響：

1）由于在日常機(jī)關(guān)工作中，人們大都只注重文件的現(xiàn)行目的和現(xiàn)行作用，使得文件在質(zhì)量上出現(xiàn)了物質(zhì)形態(tài)不統(tǒng)一、制成材料不合乎質(zhì)量要求、信息記錄要素不完整、歸檔范圍內(nèi)的材料不齊全等一系列問(wèn)題；

2）由于歸檔是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合部，歸檔工作質(zhì)量的好壞從根本上決定著檔案工作的質(zhì)量；

3）由于我國(guó)沒(méi)有統(tǒng)一管理全國(guó)文書(shū)工作和檔案工作的機(jī)構(gòu)，文書(shū)工作和檔案工作各自作為獨(dú)立的系統(tǒng)理應(yīng)由兩組管理機(jī)構(gòu)體系來(lái)分別承擔(dān)。

為了解決上述問(wèn)題，理論界和實(shí)際工作者都認(rèn)為要對(duì)文書(shū)工作與檔案工作進(jìn)行新的整合。

從誘發(fā)動(dòng)因的角度看，信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用生成了大量電子文件，電子文件的數(shù)字化信息形態(tài)及其他特征，使文件信息的形成、處理和利用方式都會(huì)發(fā)生變化。

運(yùn)用新技術(shù)對(duì)文書(shū)與檔案管理流程進(jìn)行重組有重要意義：

1）有利于將文件與檔案管理作為一個(gè)整體進(jìn)行總體設(shè)計(jì)和通盤考慮，從而提高文件管理質(zhì)量。

2）可為文檔管理一體化軟件設(shè)計(jì)提供新的設(shè)計(jì)思想。

2、檔案、圖書(shū)、情報(bào)管理的一體化。

這是一個(gè)世界性的趨勢(shì)。

隨著上述兩個(gè)一體化趨勢(shì)的進(jìn)展，檔案工作與文書(shū)工作、圖書(shū)工作、情報(bào)工作將逐步實(shí)現(xiàn)分化基礎(chǔ)上的新的整合。這種整合不是上述幾項(xiàng)工作的簡(jiǎn)單合并，也不是回歸早期的“三位一體”，而是要求檔案工作、文書(shū)工作、圖書(shū)情報(bào)工作在融合、滲透基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)綜合管理，從而實(shí)現(xiàn)信息資源管理系統(tǒng)的功能放大。

選：文書(shū)與檔案管理一體化是將目前機(jī)關(guān)中的文書(shū)處理和檔案處理工作整合為一個(gè)既統(tǒng)一又分工、既有聯(lián)系又有區(qū)別的管理過(guò)程。

選：對(duì)面向社會(huì)的檔案、圖書(shū)、情報(bào)工作進(jìn)行一體化的實(shí)體統(tǒng)一管理應(yīng)持慎重態(tài)度。

選：檔案工作、文書(shū)工作、圖書(shū)情報(bào)工作在融合、滲透基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)綜合管理。

6，28講

簡(jiǎn)：檔案工作的智能化發(fā)展規(guī)律：

檔案工作的智能化發(fā)展規(guī)律突出表現(xiàn)在檔案技術(shù)設(shè)備的變化上。

1、運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化；

2、運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件與檔案信息資源的數(shù)字化及檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化；

3、檔案縮微化與檔案保護(hù)技術(shù)水平的提高；

應(yīng)特別注意的是，由于新技術(shù)運(yùn)用帶來(lái)的技術(shù)設(shè)備智能化發(fā)展，必將引起檔案人員在檔案工作中地位和作用的根本性變化，而且，也會(huì)給檔案學(xué)基本理論的創(chuàng)新提出更多的要求，檔案工作者需要進(jìn)一步思考一系列的理論問(wèn)題。

1）對(duì)檔案原始記錄性提出新的界定標(biāo)準(zhǔn)。

2）由于電子文件的證據(jù)性尚無(wú)有效保障，管理方法亦無(wú)定規(guī)，所以，機(jī)關(guān)即使是在無(wú)紙辦公條件下完成了“文件”的辦事職能，在轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)也必須將其紙質(zhì)化，“雙套制”是擺在檔案工作者面前的又一課題。

3）來(lái)源原則重又成為檔案學(xué)者關(guān)注的理論熱點(diǎn)。

4）檔案管理工作中前端控制思想的提出。

5）文件管理體制和檔案部門的職能將可能發(fā)生變化。即從檔案文件的保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的控制中心。

論：檔案工作發(fā)展與社會(huì)環(huán)境變化的互動(dòng)性規(guī)律

檔案工作與社會(huì)環(huán)境有著普遍的、密切的聯(lián)系。與社會(huì)環(huán)境變化的互動(dòng)性規(guī)律主要表現(xiàn)在：一方面，社會(huì)環(huán)境狀況影響和制約著檔案工作的生存與發(fā)展。另一方面，檔案工作在參與社會(huì)事務(wù)的過(guò)程中，也對(duì)社會(huì)環(huán)境變動(dòng)作出貢獻(xiàn)。