第八章 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化
選:1901年英國成立了第一個全國性標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)構(gòu),我國57年成立了國家標(biāo)準(zhǔn)局,58年頒布了第一批標(biāo)準(zhǔn)。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO47年成立。
簡:標(biāo)準(zhǔn)概念的基本含義:
1、其工作對象必須是需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的事物,而且該事物要具有重復(fù)性、多樣性的屬性特征;
2、它必須以較普遍的社會實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ),而不能以一時一地的局部經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)制訂;
3、它需要通過有關(guān)方面協(xié)調(diào)統(tǒng)一,以期達(dá)到先進(jìn)、合理、客觀可行;
4、它需要經(jīng)過社會公認(rèn)的機(jī)構(gòu)批準(zhǔn),并以特定形式發(fā)布,才能在一定工作領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮作用;
5、制訂它的目的是為了獲得最佳的經(jīng)濟(jì)與社會效益,建立最佳的工作秩序,保證有關(guān)工作沿著良性的發(fā)展軌道運(yùn)行;
6、它的制訂必須依據(jù)《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》的有關(guān)規(guī)定來進(jìn)行。
名:檔案工作標(biāo)準(zhǔn):以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對象而制訂或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱;它是檔案工作中有關(guān)單位和個人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。
簡:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的種類
1、按性質(zhì)分:管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);
2、按實(shí)際法定效力分:強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn);
3、按相關(guān)程度分:正式標(biāo)準(zhǔn)和參照標(biāo)準(zhǔn);
4、按適用范圍分:國際標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。
選:1、國際標(biāo)準(zhǔn):經(jīng)過國際上的權(quán)威性組織制訂,在國際上得到普遍承認(rèn)和通過的標(biāo)準(zhǔn);
2.區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn),也稱國際區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn):
3.專業(yè)標(biāo)準(zhǔn),即行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
4.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn):在企業(yè)內(nèi)部遵守的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
簡:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的屬性:
1、標(biāo)準(zhǔn)的制訂與審核或批準(zhǔn)等工作程序,都有專門的規(guī)定;
2、標(biāo)準(zhǔn)都有固定的代號;格式整齊劃一;
3、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是從事文件管理和檔案管理的共同依據(jù),在一定條件下具有法律效力,并具有一定的行為約束力;
4、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的時效性較強(qiáng),它是以某個歷史階段的檔案工作實(shí)踐水平為基礎(chǔ)的。
5、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的相對專一性;
6、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)其不同的種類和級別在不同的范圍內(nèi)貫徹執(zhí)行,具有較強(qiáng)的可操作性;
7、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)屬于推薦性標(biāo)準(zhǔn),各地各部門在采用標(biāo)準(zhǔn)的時候,具有更大的靈活性。
選:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的作用:
1、協(xié)調(diào)作用;
2、簡化作用;
3、統(tǒng)一與優(yōu)選作用;
名:標(biāo)準(zhǔn)化:在技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)及管理等社會實(shí)踐中,對重復(fù)性事物和概念通過制訂、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn),達(dá)到統(tǒng)一,以獲得最佳秩序和社會效益的過程。與標(biāo)準(zhǔn)的概念含義不同。
簡:標(biāo)準(zhǔn)化概念的含義:
1、標(biāo)準(zhǔn)化工作的范圍廣泛,它涉及到技術(shù)、科學(xué)、管理等各個社會工作領(lǐng)域。
2、標(biāo)準(zhǔn)化是一種特定的社會活動。
3、制訂標(biāo)準(zhǔn)往往具有十分現(xiàn)實(shí)的目的性。
簡:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的含義:
1、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)工作活動過程。就其整體意義來說,它是一項(xiàng)智力性的系統(tǒng)工程。
2、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是通過實(shí)行簡化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)等管理控制活動,節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高效率、獲得效益。
3、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化追求檔案管理活動的最佳效果。
4、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一種需要不斷補(bǔ)充、完善所制訂標(biāo)準(zhǔn)的工作活動過程。
簡:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的微觀、宏觀含義:
微觀含義:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化就是通過制訂標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn),對檔案和檔案管理實(shí)行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)和優(yōu)選等有序化管理控制,以便獲得最佳檔案管理效益的活動。
宏觀含義:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,它不僅包括:
1、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制訂、實(shí)施等項(xiàng)工作內(nèi)容。
2、還包括標(biāo)準(zhǔn)制訂前的調(diào)查研究工作;
3、標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充、完善、修訂、廢除等項(xiàng)管理與維護(hù)工作;
4、標(biāo)準(zhǔn)化體系的設(shè)計;
5、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況反饋信息的搜集與處理等項(xiàng)具體工作活動。
選:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的形式:
1、簡化;
2、統(tǒng)一化;
3、系列化;
4、通用化;
5、典型化;
6、格式化。
簡:制訂檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則:
1、統(tǒng)一性:在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi),必須確保每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容前后協(xié)調(diào)一致。
2、優(yōu)化:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)的每項(xiàng)具體標(biāo)準(zhǔn),其內(nèi)容必須反映優(yōu)化了的技術(shù)、工作程序與組織程序,必須高于具體的一般性的管理工作的操作內(nèi)容,具有一定的技術(shù)與管理的先進(jìn)性。
3、適時性:檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè),必須依據(jù)檔案工作實(shí)際發(fā)展的需要和客觀的可能性,適時制訂有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)出檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的有序性。
4、繼承性:在進(jìn)行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中,有關(guān)方面必須注意使標(biāo)準(zhǔn)能在一定時空范圍內(nèi)保持相對的穩(wěn)定性。