22.論:閱覽的功能特點(diǎn)?(看)
答:(1)能夠使用戶直接與檔案原件見面,保證利用的質(zhì)量。
(2)閱覽空間、時(shí)間固定,便于控制信息的輸出,保護(hù)檔案載體及信息的安全;同時(shí),在某種程度上,用戶長(zhǎng)時(shí)間利用檔案受到限制。
(3)閱覽手續(xù)簡(jiǎn)單,一方面,節(jié)約了用戶的利用時(shí)間;另一方面,節(jié)約其他利用方式須消耗的人力、物力和財(cái)力,如不需要復(fù)制、專門借閱登記等。
(4)閱覽的環(huán)境良好,可以提供一些必要的閱覽設(shè)備和參考資料、工具書等,方便利用;特別是可以得到企業(yè)檔案工作者的咨詢服務(wù),提高利用的效率。
23.簡(jiǎn):對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶,開展出借服務(wù)時(shí)要注意的事項(xiàng)?
答:對(duì)企業(yè)檔案的內(nèi)部用戶,開展出借服務(wù)時(shí)要注意兩點(diǎn):
1) 在同一時(shí)間內(nèi),對(duì)同一用戶出借檔案的數(shù)量應(yīng)予以適當(dāng)控制,不宜過多;
2) 不向用戶出借與其職能活動(dòng)無關(guān)的企業(yè)檔案。
24.在開展企業(yè)檔案出借服務(wù)時(shí),會(huì)計(jì)檔案一般(C)出借。
A可以對(duì)外
B開架
C不對(duì)外
D閉架
25.論:出借服務(wù)的功能特點(diǎn)?(看)
答:(1)能夠使用戶將檔案材料帶在身邊,隨時(shí)查閱,增加了利用的靈活性。
(2)有利于用戶深入研究檔案材料的內(nèi)容,更大地發(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值。
(3)出借和歸還企業(yè)檔案,有完整的登記記錄,有利于統(tǒng)計(jì)利用情況和反饋利用效果。若借出檔案有損壞、泄密情況,有利于調(diào)查責(zé)任者。
(4)相對(duì)閱覽而言,在檔案信息安全性方面,控制的難度有所增加。
26.論:復(fù)制供應(yīng)的功能特點(diǎn)?(看)
答:(1)準(zhǔn)確性高,能使用戶利用到與原件相同的檔案材料。
(2)有效地保護(hù)檔案原件的安全,信息安全的保護(hù)能力相對(duì)較弱。
(3)允許多用戶同一時(shí)間內(nèi)共享同一份檔案,提供利用的效率。
(4)能為企業(yè)復(fù)用已有的科技成果創(chuàng)造條件,從而節(jié)約企業(yè)資源的再投入。
(5)是企業(yè)科技成果進(jìn)入市場(chǎng)的必要條件。
27.論:企業(yè)檔案的技術(shù)市場(chǎng)交流?☆
答:企業(yè)檔案技術(shù)市場(chǎng)交流與復(fù)制供應(yīng)密切相關(guān)的一種提供利用服務(wù)的方式。所謂技術(shù)市場(chǎng)交流,是指企業(yè)檔案部門將企業(yè)的科技成果檔案制成復(fù)制品后,推向市場(chǎng),參與技術(shù)貿(mào)易,為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。這是企業(yè)檔案部門實(shí)行有償服務(wù)、搞活工作的一個(gè)契機(jī)。在為技術(shù)信息市場(chǎng)化服務(wù)的過程中,應(yīng)注意保護(hù)企業(yè)技術(shù)秘密。
技術(shù)市場(chǎng)交流的功能特點(diǎn):
(1)有償性。外單位購(gòu)買科技信息時(shí)須交付一定的償金,這些經(jīng)濟(jì)收益中也有檔案部門的功勞。
(2)對(duì)時(shí)效性的要求高。由于技術(shù)進(jìn)步的速度越來越快,科技成果只有及時(shí)進(jìn)入市場(chǎng),才有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)讓。企業(yè)檔案部門應(yīng)積極收集企業(yè)內(nèi)最新的科技成果材料,關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài),在允許的條件下,將技術(shù)成果適時(shí)推向市場(chǎng)。
(3)利用的都是復(fù)制件,原件由企業(yè)檔案部門保管,不參加流通。
28.以下企業(yè)檔案的利用形式哪些屬于信息公布(ACDE)
A展覽、陳列
B閱覽
C公開印刷出版
D媒體報(bào)道
E目錄交流
29.論:信息公布的功能特點(diǎn)?☆
答:(1)信息公布服務(wù)的用戶范圍廣,擴(kuò)展至全社會(huì),具有開放性,是宣傳功能最強(qiáng)的一種服務(wù)方式。
(2)公布的檔案信息包括一次、二次、三次信息,能充分發(fā)揮企業(yè)各類檔案信息的作用。其中,利用較多的是檔案的加工信息,較原生信息系統(tǒng)性、概括性更強(qiáng),信息量也更大,并縮短利用時(shí)間。
(3)企業(yè)檔案部門采取信息公布方式,能根據(jù)企業(yè)計(jì)劃和任務(wù)的要求,以及用戶的需求規(guī)律和特點(diǎn),選擇和調(diào)整具體的服務(wù)方法,因而具有主動(dòng)性、靈活性的特征。
(4)企業(yè)內(nèi)部檔案信息對(duì)外公布的同時(shí),企業(yè)檔案部門收集外部的相關(guān)信息,因此具有重要的互利功能。
30.企業(yè)檔案咨詢服務(wù)的內(nèi)容包括(ACDE)
A有關(guān)具體項(xiàng)目的技術(shù)性問題
B企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略
C有關(guān)具體項(xiàng)目的細(xì)節(jié)問題
D檔案存儲(chǔ)及檢索方面的問題
E有關(guān)具體項(xiàng)目、活動(dòng)形成和利用檔案的情況
31.論:咨詢服務(wù)的功能特點(diǎn)?☆
答:(1)對(duì)企業(yè)檔案工作者的要求高,用戶提出的問題是多角度、多層次的,咨詢員憑借自身的知識(shí)為利用者服務(wù),因此要求其具有較高的素質(zhì),至少須具備以下四個(gè)方面的素養(yǎng):
1、熟知檔案專業(yè)知識(shí);
2、了解有關(guān)企業(yè)科技、管理的知識(shí);
3、具備良好的表達(dá)、交流能力,包括口頭表達(dá)能力和書面表達(dá)能力;
4、熟悉國(guó)家、企業(yè)有關(guān)的政策、法律、法規(guī),正確處理開發(fā)利用企業(yè)檔案和保護(hù)企業(yè)權(quán)益的關(guān)系。
(2)直接性。企業(yè)檔案用戶和咨詢員是面對(duì)面的交流,一問一答,直接針對(duì)用戶疑問進(jìn)行解答,縮短檢索時(shí)間,減少用戶單獨(dú)檢索的結(jié)果與實(shí)際需求之間的差異,并能在一定程度上避免用戶進(jìn)一步查找原件,提高利用率。
(3)交互性。咨詢服務(wù)過程中,用戶與檔案人員能夠圍繞某一問題共同探討,是一個(gè)互相了解、互相影響的過程。通過探討,咨詢員能進(jìn)一步理解用戶的需求目標(biāo)和特點(diǎn),并據(jù)此為用戶提供指導(dǎo)和幫助;用戶也能進(jìn)一步了解企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作。因此,交互性質(zhì)的咨詢服務(wù)能調(diào)動(dòng)服務(wù)雙方的積極性,既滿足用戶的利用需求,又?jǐn)U大企業(yè)檔案部門的影響。
32.論:制發(fā)檔案證明服務(wù)要求?☆
答:制發(fā)檔案證明服務(wù),應(yīng)滿足以下幾點(diǎn)要求:
1. 事先應(yīng)審核用戶的要求是否合理;
2. 須根據(jù)企業(yè)檔案原件、副本或抄本編寫檔案證明,若沒有原件、副本、抄本,也可根據(jù)草稿、草案、草圖來編寫;
3. 不應(yīng)列入其他材料;
4. 應(yīng)注明有關(guān)材料的出處及編寫方法;
5. 文字準(zhǔn)確、客觀、明了,不得根據(jù)主觀認(rèn)識(shí),擅自解釋有關(guān)檔案內(nèi)容;
6. 加蓋印章后方可使用。
33.企業(yè)檔案利用服務(wù)反饋信息包括(ACD)
A用戶的意見和建議
B檔案案卷的質(zhì)量
C利用效果
D用戶對(duì)企業(yè)檔案利用的需求及其發(fā)展趨勢(shì)
E檔案分類方案
34.反饋信息的收集方法,從收集手段的角度分,可分為口頭收集、書面收集、電話收集、網(wǎng)絡(luò)收集等等。從收集方式的角度分,可分為直接法、間接法。(看)
35.反饋信息普遍適用性的書面收集方法:(BCDE)
A電話收集
B利用情況登記制度
C調(diào)查問卷方法
D用戶意見箱制度
E用戶座談會(huì)制度