自考“辦公自動(dòng)化”資料（第一章）

一、名詞解釋

1 辦公自動(dòng)化：是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷地使人的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。其目的是盡可能充分地利用信息資源、提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟(jì)效果，以達(dá)到既定（即經(jīng)濟(jì)、政治、軍事或其他方面的）目標(biāo)。4 （我國(guó)專家定義）

2 辦公自動(dòng)化：就是將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)與行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難以處理、且量非常大而結(jié)構(gòu)又不明確的那些業(yè)務(wù)上的一項(xiàng)綜合技術(shù)。3 （季斯曼定義）

3 數(shù)據(jù)：是計(jì)算機(jī)加工處理的對(duì)象。凡是能夠輸入計(jì)算機(jī)并且被計(jì)算機(jī)進(jìn)行加工處理的信 息，統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)。9

4 數(shù)據(jù)處理：是指利用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、加工、傳播等一系列活動(dòng)的總和。其特點(diǎn)：數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、時(shí)間性強(qiáng)；沒(méi)有太復(fù)雜的數(shù)學(xué)運(yùn)算。 9

5 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)：是指一個(gè)具體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從無(wú)到有的過(guò)程。13

6 軟件生存期：是軟件工程中的一個(gè)重要概念，軟件產(chǎn)品從形成概念開(kāi)始，經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)、使用和不斷增補(bǔ)修訂，直到最后被淘汰的整個(gè)過(guò)程，稱為軟件生存期。14

7 系統(tǒng)分析：是開(kāi)發(fā)研制OA系統(tǒng)的第一個(gè)階段，其目的是建立一個(gè)明確、具體而又切實(shí)可行的系統(tǒng)目標(biāo)。即解決“做什么”的問(wèn)題。14

8 可行性分析：以調(diào)查研究的結(jié)果為基礎(chǔ)，經(jīng)過(guò)可行性調(diào)研，進(jìn)一步論證系統(tǒng)的必要性和可能性。16

9 用戶需求分析：是要完整、準(zhǔn)確、清晰、具體地提出系統(tǒng)的要求，需求分析是在可行性基礎(chǔ)上進(jìn)行的，需求分析的結(jié)果是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)，關(guān)系到系統(tǒng)的成敗和軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。17

10 系統(tǒng)設(shè)計(jì)：就是要在上述系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上，將系統(tǒng)分析說(shuō)明書中的各項(xiàng)內(nèi)容具體化，即解決“如何做”的問(wèn)題根據(jù)實(shí)際條件和系統(tǒng)的邏輯模型確定系統(tǒng)的實(shí)施方案。18

11結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計(jì)方法：即將整個(gè)系統(tǒng)按照不同的功能和層次劃分為一個(gè)個(gè)功能簡(jiǎn)單明確且相對(duì)獨(dú)立的部分，即模塊。每個(gè)模塊實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的一項(xiàng)具體功能，自頂向下、逐步細(xì)化。18

12系統(tǒng)實(shí)施：就是將設(shè)計(jì)結(jié)果轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以執(zhí)行的程序，測(cè)試其性能指標(biāo)、正確性和可靠性，最終完成一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。19

13 系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)：系統(tǒng)交付用戶使用以后，直到報(bào)廢為止的所有軟件活動(dòng)都屬于系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)階段。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)階段的工作有用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)的評(píng)價(jià)和軟件維護(hù)等。21

14電子文件：能被計(jì)算機(jī)識(shí)別、處理，存儲(chǔ)在磁盤、磁帶或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。27

15決策支持系統(tǒng)：一個(gè)交互式的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，它利用數(shù)據(jù)庫(kù)（DB）、模型庫(kù)（MB30）和方法庫(kù)（AB）以及很好的人機(jī)會(huì)話部件和圖形部件，幫助決策者進(jìn)行半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化決策的所有過(guò)程。30

二、答題

1 簡(jiǎn)述辦公自動(dòng)化的意義和我國(guó)辦公自動(dòng)化近期的首要任務(wù)？7-8t

答：意義：1）提高辦公效率；

2）為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)管理和正確決策服務(wù)；

3）向科學(xué)化、規(guī)范化、高效化、信息化轉(zhuǎn)變；

4）辦公自動(dòng)化技術(shù)能把人從繁重、枯燥、重復(fù)性的勞動(dòng)中解放出來(lái)。

首要任務(wù)：實(shí)現(xiàn)全國(guó)行政首腦機(jī)關(guān)的辦公自動(dòng)化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理科學(xué)化是全國(guó)辦公自動(dòng)化近期的首要任務(wù)。

2 辦公自動(dòng)化包括哪些基本環(huán)節(jié)？8

答：一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)包括四個(gè)基本環(huán)節(jié)，即信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存。

3 簡(jiǎn)述辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵技術(shù)？9-10

答：1）數(shù)據(jù)處理 2）文字處理 3）語(yǔ)音處理 4）圖形與圖像處理

5）網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù) 6）決策支持技術(shù)

4 試述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有幾種主要模式，各有何特點(diǎn)？11-12

答：1）事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：由單機(jī)或多機(jī)組成，負(fù)責(zé)文字處理、表格編制、文檔管理、行文管理等辦公的一般事務(wù)工作，屬于辦公自動(dòng)化建設(shè)的初級(jí)階段；

2）管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：有各種較完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，由具有通信功能的多機(jī)網(wǎng)絡(luò)組成，能對(duì)大量的各類信息進(jìn)行綜合管理，使數(shù)據(jù)信息、設(shè)備資源共享，使辦公效率得到提高，屬于辦公自動(dòng)化建設(shè)的中級(jí)階段；

3）輔助決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：具有方案比較和輔助決策功能，利用預(yù)先設(shè)計(jì)的決策模型輔助人們作出判斷和決策，它綜合了事務(wù)型和管理型的全部功能，是應(yīng)用模式的高級(jí)階段。

5 簡(jiǎn)述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成？12-13

答：1）設(shè)備：主計(jì)算機(jī)、各種輸入設(shè)備、各種輸出設(shè)備、工作站、通信設(shè)備、各種辦公設(shè)備；

2）軟件：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件和辦公室應(yīng)用軟件；

3）辦公人員

6 用軟件生存期理論分析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的階段劃分及各階段的主要工作？14

答：OA系統(tǒng)生存周期劃分為四個(gè)階段：

系統(tǒng)分析：主要工作調(diào)查研究、可行性分析、用戶需求分析、系統(tǒng)總體規(guī)劃。

系統(tǒng)設(shè)計(jì)：工作分為總體設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)。

系統(tǒng)實(shí)施：工作包括設(shè)備的購(gòu)置、軟件的實(shí)現(xiàn)、人員的配置和培訓(xùn)及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備。

軟件的實(shí)現(xiàn)，其具體步驟是編程和測(cè)試。

系統(tǒng)維護(hù)：工作有用戶教育、系統(tǒng)評(píng)價(jià)和系統(tǒng)維護(hù)。

系統(tǒng)維護(hù)的內(nèi)容包括：硬件維護(hù)、軟件維護(hù)和數(shù)據(jù)維護(hù)。

軟件維護(hù)有：改正性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、擴(kuò)展性維護(hù)。

7 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可行性分析和系統(tǒng)總體規(guī)劃包括哪些內(nèi)容？16-18

答：可行性分析包括：經(jīng)濟(jì)可行性、技術(shù)可行性、社會(huì)可行性。

系統(tǒng)總體規(guī)劃有：辦公現(xiàn)狀分析、系統(tǒng)目標(biāo)、階段任務(wù)、設(shè)備選擇、投資分配、管理機(jī)構(gòu)、人員設(shè)置、技術(shù)培訓(xùn)、實(shí)施條件、實(shí)施步驟等方面，以及軟件設(shè)計(jì)實(shí)施中各項(xiàng)工作完成的先后順序、時(shí)間進(jìn)度、開(kāi)發(fā)費(fèi)用預(yù)算等。

8 系統(tǒng)實(shí)施階段有哪些主要工作？19

答：系統(tǒng)實(shí)施階段的工作包括設(shè)備的購(gòu)置、軟件的實(shí)現(xiàn)、人員的配置和培訓(xùn)及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備。

9 說(shuō)明測(cè)試的目的和步驟，并說(shuō)明各階段測(cè)試的目的？20

答：測(cè)試的目的是發(fā)現(xiàn)軟件的錯(cuò)誤并對(duì)其進(jìn)行修改和糾正。

測(cè)試分為三個(gè)階段：

模塊調(diào)試：由程序員在模塊程序編寫中對(duì)程序的正確性進(jìn)行調(diào)試，其屬于編碼階段。

聯(lián)合調(diào)試：是將一組關(guān)聯(lián)度大的程序進(jìn)行共同調(diào)試，它是對(duì)接口的調(diào)試。

系統(tǒng)測(cè)試：是進(jìn)一步驗(yàn)證軟件在應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)際環(huán)境中的正確性、可靠性和適應(yīng)性。

10 簡(jiǎn)述系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)階段的主要內(nèi)容，其中系統(tǒng)維護(hù)工作的目的和內(nèi)容？21

答：系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)階段的主要內(nèi)容有用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)的評(píng)價(jià)和軟件維護(hù)等。

系統(tǒng)維護(hù)工作目的：是對(duì)運(yùn)行著的系統(tǒng)進(jìn)行不斷的修正；保證系統(tǒng)能夠在比較長(zhǎng)的時(shí)

間里正常運(yùn)行，滿足用戶的需求，對(duì)系統(tǒng)所做的修改、補(bǔ)充和擴(kuò)

展活動(dòng)。

系統(tǒng)維護(hù)工作內(nèi)容包括：硬件維護(hù)、軟件維護(hù)和數(shù)據(jù)維護(hù)。

軟件維護(hù)有三種類型：改正性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、擴(kuò)展性維護(hù)。

11 Intranet（企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)）技術(shù)有哪些特點(diǎn)？23-24

答：從技術(shù)角度上來(lái)講，Intranet主要是利用INTERNET中的TCP/IP和Web技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，同時(shí)借助于防火墻，建立內(nèi)部網(wǎng)與外部的INTERNET隔離與聯(lián)系。

特點(diǎn)：1）費(fèi)用低廉，開(kāi)銷少，安裝和維護(hù)方便

2）在網(wǎng)絡(luò)安全方面，可防止外來(lái)的侵入和破壞

3）在帶寬方面，Intranet大多是運(yùn)行在高速以太網(wǎng)上，因此能夠提供快速的Web訪問(wèn)速度。

12電子文件有哪些特點(diǎn)？27

答：1）電子文件信息形態(tài)數(shù)字化； 2）電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性；

3）電子文件對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化體系的依賴性； 4）電子文件載體的非直讀性；

5）電子文件復(fù)制、傳遞的高保真性； 6）電子文件物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性；

7）電子文件信息與載體的可分離性； 8）電子文件信息的共享性和不安全性；

9）電子文件信息內(nèi)容的易更改性； 10）電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性；

11）電子文件的多媒體集成性； 12）電子文件非實(shí)體歸檔的可能性等。

13 決策支持系統(tǒng)的目標(biāo)、作用和基本功能。30-31ts

答：決策支持系統(tǒng)以有效性為主要目標(biāo)，

對(duì)決策者起“支持”和“輔助”的作用，支持決策的全過(guò)程。

基本功能：

1） 及時(shí)收集、整理、存儲(chǔ)和提供本系統(tǒng)與決策過(guò)程有關(guān)的各種數(shù)據(jù)。

2） 收集、整理、存儲(chǔ)和提供本系統(tǒng)之外的與決策過(guò)程相關(guān)的信息。

3） 存儲(chǔ)并提供所需要的各種輔助決策模型。

4） 對(duì)系統(tǒng)所使用的數(shù)據(jù)、模型、方法進(jìn)行組織、維護(hù)和管理。

5） 具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，能在所要求的時(shí)間內(nèi)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、匯總和加工，以獲得綜合的數(shù)據(jù)和預(yù)測(cè)信息。

6） 幫助明確決策目標(biāo)，建立修改模型，提供各種方案，并對(duì)方案進(jìn)行評(píng)價(jià)和選優(yōu)。

7） 在原有數(shù)據(jù)、模型和方法的基礎(chǔ)上，再生成新的數(shù)據(jù)、模型和方法。

8） 提供方便的人機(jī)對(duì)話接口和圖形輸出功能，具有良好的數(shù)據(jù)傳輸能力，以保證及時(shí)準(zhǔn)確地把所需的數(shù)據(jù)和信息提供給決策者。