自考“企業(yè)檔案管理”筆記（4）

3） 檔案的作用具有雙向性。

名：郵電通訊企業(yè)：通過郵政和電信，傳遞信息、辦理通信業(yè)務(wù)的企業(yè)，包括各級(jí)郵電總公司、郵電公司、電信公司、微波總站、線路總站、郵電總站、無(wú)線電話公司等。郵電通訊企業(yè)檔案指在這些企業(yè)的活動(dòng)中形成的檔案。

5. 簡(jiǎn)：郵電通訊企業(yè)檔案的特點(diǎn)？

郵電通訊企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)有為：

1） 文件的日生產(chǎn)量較大，但絕大部分的保存價(jià)值卻較小。

2） 設(shè)備檔案內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散。

3） 相當(dāng)一部分檔案是由多個(gè)企業(yè)共同形成的。

4） 檔案的作用具有雙向性，如發(fā)、收?qǐng)?bào)。

6. 簡(jiǎn)：建筑安裝企業(yè)檔案的特點(diǎn)：

建筑安裝企業(yè)的活動(dòng)有4個(gè)特點(diǎn)：

1） 生產(chǎn)的流動(dòng)性；

2） 生產(chǎn)對(duì)象的單件性；

3） 生產(chǎn)周期的長(zhǎng)期性；

4） 企業(yè)行為的法律制約性。

其檔案具有相應(yīng)的特點(diǎn)：

1） 生產(chǎn)技術(shù)檔案為主體且檔案的形成時(shí)間較為分散；

2） 檔案以工程項(xiàng)目成套；

3） 最終的生產(chǎn)成果檔案即為產(chǎn)品所有者的竣工檔案，成果檔案具有雙重性；

4） 由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時(shí)間較長(zhǎng)，合同類檔案一般都具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的保存價(jià)值。

7. 論：企業(yè)檔案的共性及其意義？

由于行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)活動(dòng)性質(zhì)的不同，決定了不同種類的企業(yè)檔案各有其特殊性，其特殊性對(duì)于企業(yè)檔案的管理具有重要的規(guī)定作用。

一般企業(yè)檔案按所反映的企業(yè)活動(dòng)的職能性質(zhì)劃分為五個(gè)基本類：

管理類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類、用戶類。

1） 管理類包括行政管理、物資管理、生活管理等企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容；

2） 業(yè)務(wù)類一般視具體情況而定：

① 生產(chǎn)型企業(yè)多為科技生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等。

② 非生產(chǎn)型企業(yè)則專指以主要業(yè)務(wù)內(nèi)容為中心的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，主要檔案為經(jīng)營(yíng)管理性檔案。

3） 財(cái)會(huì)類和人事類檔案則在各類企業(yè)中都有形成。

4） 用戶類檔案是由企業(yè)的服務(wù)性質(zhì)決定產(chǎn)生的，也普遍存在于各種企業(yè)之中。

以上企業(yè)檔案的共性，為研究企業(yè)檔案的一般性管理理論與管理方法提供了可能性。有利于各企業(yè)之間既要針對(duì)自身的檔案特點(diǎn)開展管理工作，又要善于吸取其他企業(yè)檔案管理的好經(jīng)驗(yàn)、好方法，開展不同企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)交流，同時(shí)也為國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)依法對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督管理，確定管理的深度和廣度提供必要的依據(jù)來(lái)源。

第三節(jié)  企業(yè)檔案的功能及其運(yùn)動(dòng)規(guī)律

1. 企業(yè)檔案的4個(gè)功能：

1） 記錄企業(yè)歷史

2） 著錄企業(yè)資產(chǎn)

3） 維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)

4） 保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益

2. 論：企業(yè)檔案著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能？

企業(yè)資產(chǎn)是指企業(yè)擁有或控制的可用貨幣計(jì)量，能為企業(yè)獲得效益的經(jīng)濟(jì)資源，包括有形實(shí)物資產(chǎn)和無(wú)形知識(shí)、權(quán)利資產(chǎn)等兩大類。

企業(yè)檔案與企業(yè)資產(chǎn)之間存在著一個(gè)基本的關(guān)系，即所有的企業(yè)資產(chǎn)都能夠也必須著錄在企業(yè)檔案之中，企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估的必要媒介。其評(píng)估則只有通過核查企業(yè)檔案的相關(guān)記錄才能得以確認(rèn)。企業(yè)檔案這種著錄企業(yè)資產(chǎn)的功能是其他任何企業(yè)資源所不能替代的。

企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是通過人流、物流和信息流這三種要素的動(dòng)態(tài)組合來(lái)維系的。

按照信息理論的說法，企業(yè)和各項(xiàng)活動(dòng)是信源，企業(yè)的進(jìn)一步活動(dòng)是信宿，企業(yè)檔案的保存，實(shí)質(zhì)上就是企業(yè)信息傳遞的延遲。

3. 企業(yè)檔案功能的運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律主要為：

1） 企業(yè)檔案功能范圍的擴(kuò)展律

2） 企業(yè)檔案功能時(shí)效性的遞減律

3） 企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律

企檔功能運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律的存在，說明了企檔功能的最大化是必須通過完整、準(zhǔn)確地保存企檔來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這種保存是長(zhǎng)期的甚至是永久的。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案功能范圍的擴(kuò)展律

1） 企檔的功能由企業(yè)內(nèi)部向企業(yè)外部擴(kuò)展?，F(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)是獨(dú)立的法人實(shí)體，企業(yè)檔案被視為是企業(yè)內(nèi)部的信息資源，企業(yè)檔案各項(xiàng)功能的發(fā)揮首先著眼于企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)的利用需求及其滿足。另一方面企檔也記錄了社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展史，從而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案記錄歷史功能的最大范圍擴(kuò)展。

2） 企檔的功能的單一性向多元性擴(kuò)展。著錄企業(yè)資產(chǎn)、維系企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和保護(hù)企業(yè)的僉權(quán)益等其他企業(yè)檔案功能則是由這個(gè)基本功能擴(kuò)展出來(lái)的。一方面企業(yè)檔案的功能可隨著企業(yè)活動(dòng)對(duì)檔案不同需求的出現(xiàn)和企業(yè)對(duì)檔案作用認(rèn)識(shí)的不斷深化而擴(kuò)展；另一方面，同一種企檔具有滿足不同利用需求的可能性。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案功能時(shí)效性的遞減律

企檔及時(shí)有效地滿足企業(yè)的現(xiàn)實(shí)性需求即為企檔功能的時(shí)效性。它的時(shí)效性也表明某些企檔特定的時(shí)間范圍內(nèi)由于保存著與企業(yè)現(xiàn)實(shí)利益相關(guān)的內(nèi)容而具有機(jī)密性。從企檔的生命周期來(lái)看，企檔功能的時(shí)效性隨著時(shí)間的推移呈遞減運(yùn)動(dòng)規(guī)律。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案功能發(fā)揮的權(quán)變律

權(quán)變理論是現(xiàn)代管理學(xué)的一個(gè)基本理論，它指在管理活動(dòng)中不存在一個(gè)適用于各種情況的固定模式，即任何管理模式均需要視具體情況而定。權(quán)變理論的動(dòng)態(tài)性內(nèi)涵恰好可以用來(lái)詮釋企檔功能發(fā)揮的不確定性。企檔及其管理工作水平是影響企檔功能改變的內(nèi)在權(quán)變因素，其他則為外在權(quán)變因素。內(nèi)在權(quán)變因素則決定著企檔功能的能否發(fā)揮和怎樣發(fā)揮。

企業(yè)檔案功能運(yùn)動(dòng)變化規(guī)律的存在說明了企業(yè)檔案功能的最大化是必須通過完整、準(zhǔn)確地保存企業(yè)檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這種保存是長(zhǎng)期的甚至是永久的。