自考“企業(yè)檔案管理”筆記（14）

1.簡(jiǎn)答企業(yè)檔案利用服務(wù)的內(nèi)容？

答：企業(yè)檔案利用服務(wù)的內(nèi)容主要是：熟悉本企業(yè)檔案資源的內(nèi)容成分，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)及業(yè)務(wù)流程，掌握用戶對(duì)企業(yè)檔案信息的需求，通過(guò)檔案咨詢和接待等項(xiàng)服務(wù)工作，把經(jīng)篩選鑒別、加工整序、編目匯纂出來(lái)的檔案信息提供給企業(yè)人員，滿足其利用需要。

2.企業(yè)檔案利用服務(wù)的要求？（也多選）

答：（1）主動(dòng)服務(wù)

（1） 有針對(duì)性地服務(wù)

（2） 多元化服務(wù)

（3） 及時(shí)服務(wù)

（4） 社會(huì)化服務(wù)

（5） 保證企業(yè)檔案信息的安全

3.企業(yè)檔案信息的安全，提供利用服務(wù)時(shí)，對(duì)下面兩個(gè)因素，須采取分別對(duì)待原則，進(jìn)行嚴(yán)格的控制：（也多選）☆

（1）企業(yè)檔案信息內(nèi)容（2）企業(yè)檔案用戶

4.對(duì)于有機(jī)密性的企業(yè)檔案的提供利用，應(yīng)對(duì)用戶的利用權(quán)限予以控制，主要措施是：

A內(nèi)外有別

B上下有別

5.企業(yè)檔案價(jià)值是由企業(yè)檔案自身和企業(yè)檔案用戶兩方面的因素決定的。（A）

A企業(yè)檔案形成時(shí)間

B企業(yè)檔案用戶

C典型性

D企業(yè)檔案管理

6.企業(yè)檔案用戶需求，決定著企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用的活動(dòng)規(guī)律。（C）

A整理工作

B收集工作

C開(kāi)發(fā)利用

D鑒定工作

7.企業(yè)檔案工作者在熟悉館（室）藏的基礎(chǔ)上，還應(yīng)了解企業(yè)檔案用戶的需求特點(diǎn)，以便提高服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性。

8.從利用行為發(fā)生與否看，企業(yè)檔案用戶分為潛在用戶和現(xiàn)實(shí)用戶。

9.從用戶的范圍看，企業(yè)檔案用戶分為內(nèi)部用戶和外部用戶兩種。

10.從利用頻率看，企業(yè)檔案用戶分為基本用戶和隨機(jī)用戶。

11.從用戶的職能看，企業(yè)檔案用戶分為計(jì)劃決策人員、基層管理人員、科研人員、工程技術(shù)人員等。

12.簡(jiǎn)：企業(yè)檔案用戶調(diào)研工作的特點(diǎn)？☆

答：用戶調(diào)研工作的特點(diǎn)，一方面，其研究范圍相對(duì)固定，對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，主要的檔案用戶是企業(yè)內(nèi)部成員，且需求相對(duì)穩(wěn)定；另一方面，與用戶溝通更為方便。

13.在熟悉庫(kù)藏的基礎(chǔ)上，還要了解用戶需求特點(diǎn)，以便提高（ACE）性。

A主動(dòng)性

B嚴(yán)肅性

C針對(duì)性

D多功能性

E及時(shí)性

14.簡(jiǎn)答企業(yè)檔案需求的層次？

答：對(duì)企業(yè)檔案及其利用服務(wù)的需求包括顯在需求和潛在需求兩個(gè)層次。其中，顯在需求在情報(bào)界中被稱為“情報(bào)要求”，即需求者能明確表述其內(nèi)容的需求；而潛在需求就是指用戶尚未認(rèn)識(shí)到的檔案需求。

15.試分析影響企業(yè)檔案用戶需求的主要因素？（——為多選）

答：（1）企業(yè)活動(dòng)的因素。檔案利用需求，是用戶在企業(yè)各項(xiàng)工作活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的。企業(yè)活動(dòng)的性質(zhì)決定檔案需求的具體內(nèi)容，包括所需檔案信息的內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)時(shí)間等。

（2）用戶工作職能的因素。同一活動(dòng)過(guò)程中，企業(yè)工作人員的分工不同，即職能不同，檔案需求的具體內(nèi)容和程度也不相同。

（3）企業(yè)檔案工作的因素，即企業(yè)檔案部門及其工作人員的服務(wù)能力。

（4）用戶個(gè)人的因素。用戶的檔案意識(shí)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、工作經(jīng)驗(yàn)等，都在一定程度上影響著檔案需求的產(chǎn)生和實(shí)現(xiàn)；同時(shí)用戶的特長(zhǎng)、興趣愛(ài)好也會(huì)對(duì)檔案需求產(chǎn)生影響。

（5）社會(huì)因素。社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等領(lǐng)域的巨大變化，往往會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生影響，對(duì)信息交流的方式產(chǎn)生影響，從而影響到企業(yè)檔案需求的產(chǎn)生和實(shí)現(xiàn)。

16.從宏觀角度分析企業(yè)檔案用戶需求規(guī)律？

答：（1）從宏觀上看，企業(yè)檔案用戶需求總是根據(jù)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的形勢(shì)以及黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策提出的。

其一般特點(diǎn)概括如下：

（1）現(xiàn)代企業(yè)，要求獲取綜合性檔案信息。

（2）參與科技成果的有償轉(zhuǎn)讓成為現(xiàn)代企業(yè)檔案利用的一個(gè)新需求。

（3）國(guó)內(nèi)外企業(yè)檔案信息的交流是現(xiàn)代企業(yè)檔案利用需求的新特點(diǎn)。

（4）企業(yè)紛紛由“資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)”向“資本經(jīng)營(yíng)”模式轉(zhuǎn)變，開(kāi)展有關(guān)的金融業(yè)務(wù)，包括證券、債券、投資等，使財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案成為新的利用熱點(diǎn)。

（5）隨著世界對(duì)環(huán)保問(wèn)題的關(guān)注，企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)須符合環(huán)境保護(hù)的要求，相應(yīng)地，環(huán)保內(nèi)容的檔案也會(huì)成為企業(yè)檔案利用的一個(gè)重點(diǎn)。

17.試從微觀的角度分析企業(yè)檔案用戶需求的規(guī)律？

答：從微觀上看，企業(yè)檔案用戶需求總是根據(jù)企業(yè)的工作計(jì)劃、任務(wù)提出的。

（1）企業(yè)工作計(jì)劃、任務(wù)是檔案需求發(fā)生的直接原因。利用檔案的根本動(dòng)因在于企業(yè)工作活動(dòng)的需要。企業(yè)檔案中蘊(yùn)涵的信息內(nèi)容與生產(chǎn)力各要素相結(jié)合，轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，創(chuàng)造一定的社會(huì)效益。企業(yè)工作計(jì)劃、任務(wù)，表現(xiàn)為兩個(gè)層次的內(nèi)容：其一，不同工作活動(dòng)的任務(wù)不同，檔案需求不同，其二，根據(jù)同一任務(wù)開(kāi)展的企業(yè)活動(dòng)，在不同的階段，檔案利用需求也不同。

（2）企業(yè)的工作計(jì)劃決定檔案利用的時(shí)間要求。企業(yè)的工作計(jì)劃是完成工作任務(wù)的時(shí)間進(jìn)程表，因此用戶對(duì)企業(yè)檔案的利用需求，也具有較強(qiáng)的時(shí)間性。企業(yè)檔案部門及其工作人員應(yīng)針對(duì)有關(guān)工作計(jì)劃的要求，及時(shí)向用戶提供需要的信息材料。并據(jù)此制訂出相應(yīng)的利用工作計(jì)劃，使服務(wù)工作也按計(jì)劃進(jìn)行。

在各個(gè)時(shí)期，企業(yè)的工作計(jì)劃和任務(wù)是相對(duì)固定的，對(duì)檔案利用的范圍、目的都帶有相當(dāng)?shù)拿鞔_性。這就要求企業(yè)檔案部門及其工作人員深入研究本單位工作任務(wù)的特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行具體的、有針對(duì)性的提供利用。

18.論：計(jì)劃決策人員檔案需求的特點(diǎn)？☆

答：企業(yè)中從事計(jì)劃決策的管理人員，其任務(wù)是做好調(diào)研計(jì)劃和論證決策，既包括對(duì)特定的某個(gè)專題、某項(xiàng)任務(wù)或某條措施等具體經(jīng)濟(jì)技術(shù)問(wèn)題的計(jì)劃決策，也包括對(duì)綜合性的、范圍較為廣泛的經(jīng)營(yíng)方向、方針和戰(zhàn)略、策略的計(jì)劃決策。

（1）從檔案信息的性質(zhì)和范圍來(lái)講，要求利用綜合性的、可*的、涉及面比較廣泛的檔案材料。

（2）從檔案信息的內(nèi)容來(lái)講，有兩方面的材料是所有計(jì)劃決策人員共同關(guān)注的：其一，政策性文件和分析論證材料；其二，歷史上處理類似問(wèn)題所形成的材料。

（3）在檔案信息的傳遞方向上，要求服務(wù)工作具有很強(qiáng)的針對(duì)性。

（4）在利用時(shí)間上，有特殊的要求。計(jì)劃決策人員希望用較少時(shí)間了解到較多信息內(nèi)容。

（5）在利用方式上，計(jì)劃決策人員主動(dòng)上門服務(wù)。

19.論：基層管理者檔案需求的特點(diǎn)？

答：企業(yè)基層管理者主要從事具體的業(yè)務(wù)管理、事務(wù)工作。不同性質(zhì)、不同規(guī)模的企業(yè)，其具體的基層管理工作存在著一定的差別，這種管理具有經(jīng)常性和重復(fù)性，有一定的規(guī)律。其檔案信息需求特點(diǎn)是：

（1）從檔案信息的性質(zhì)來(lái)講，往往需要具體、詳盡、實(shí)用性強(qiáng)的信息，能對(duì)具體工作給予幫助。

（2）從檔案信息的內(nèi)容來(lái)講，往往需要關(guān)于管理對(duì)象的有關(guān)信息，范圍相對(duì)固定。

（3）從利用信息的范圍來(lái)講，主要利用企業(yè)內(nèi)部信息。

20.企業(yè)檔案利用服務(wù)的具體方式和方法有很多，根據(jù)收費(fèi)與否，可分為有償服務(wù)和無(wú)償服務(wù)；根據(jù)提供服務(wù)的作用方向，可分為主動(dòng)服務(wù)和被動(dòng)服務(wù)；根據(jù)提供服務(wù)的目的，可分為普及性服務(wù)和專題性服務(wù)；根據(jù)供需雙方的比例關(guān)系，可分為點(diǎn)對(duì)點(diǎn)式服務(wù)和點(diǎn)對(duì)面式服務(wù)。

21.在企業(yè)檔案利用工作中，對(duì)有些脆化易損和特別珍貴的檔案（B）使用。

A禁止使用

B提供復(fù)制件

C提供原件

D開(kāi)架使用