企業(yè)檔案管理聽課筆記（9）

  第十章企業(yè)特殊載體檔案管理

1.論：企業(yè)特殊載體檔案的特點？

答：企業(yè)特殊載體檔案記錄信息的載體不是紙張，而是現(xiàn)代新技術條件下產生的材料。由于載體性質、信息記錄方式的不同，導致特殊載體檔案形成了一些區(qū)別于紙質檔案的特點。

（1）載體質地脆弱。特殊載體的成分比較復雜，易損壞、變質，保存年限低于紙張。因此，保管特殊載體的要求一般比紙張高，需要分庫或分架管理。

（2）信息形式多樣化。尤其是多媒體技術的出現(xiàn)，文字、數(shù)字、聲音外各種信息媒體集成在同一文件中成為可能。

（3）信息一般不能直接利用。除了需要專門的技術知識外，還需借助于一定的中間工具。

（4）信息和載體的關系變得松散。特殊載體檔案信息與載體結合的緊密程度遠遠不及紙質檔案信息牢固，檔案信息大多易于更改，且不留痕跡；易于復制、轉移，難以區(qū)分原件和復制件。

（5）檔案制作和信息傳播費用比較高。

（6）信息記錄技術之間相互依存，彼此滲透。

企業(yè)特殊載體檔案的以上特性，對其日常的管理和利用都提出了一些特殊的要求。

2.依據(jù)載體類型和信息記錄技術的不同，企業(yè)特殊載體檔案可分為：（ACD）

A機械錄音檔案

B聲像檔案

C磁記錄檔案

D光學記錄檔案

E特殊載體檔案

3.實際工作中，人們根據(jù)企業(yè)特殊載體檔案的形成領域、信息表現(xiàn)形式等特點，將其分為（BC）

A機械錄音檔案

B聲像檔案

C電子檔案

D光學記錄檔案

E特殊載體檔案

4.論：企業(yè)照片檔案的歸檔范圍？（可能考）☆

答：（！）與紙質檔案內容有密切聯(lián)系的照片，如會議照片：

（2）本企業(yè)科研、生產、銷售、宣傳等活動中產生的具有憑證和參考價值的照片；

（3）企業(yè)領導和著名人物參加重大公務活動的照片；

（4）本企業(yè)向企業(yè)內部或社會提出內容和要求，組織拍攝或征集的照片，如企業(yè)向社會征集的宣傳產品的廣告照片，企業(yè)組織職工開展的攝影比賽過程中形成的照片等；

（5）外單位、個人形成的，但與本企業(yè)密切相關的照片，如：一些老字號企業(yè)常常征集散存在個人手中的珍貴的歷史照片，這些照片反映該企業(yè)早期的生產經營的景象。

5.企業(yè)聲像檔案開發(fā)利用的一般方式有：（ABD）

A展覽

B媒體宣傳

C閱覽咨詢

D編研

6.企業(yè)電子文件的主要類型：（ABDE）

A文書文件

B程序文件

C設備購置文件

D數(shù)據(jù)文件

E圖形、圖像文件

7.企業(yè)電子文件的存儲介質：（ABCD）

A磁帶

B硬磁盤

C軟磁盤

D光盤

8.企業(yè)電子文件的歸檔范圍主要包括？（有可能出）

答：（1）企業(yè)主要生產經營活動及行政管理、業(yè)務管理中形成的文書文件；對需要保存原稿的文件，修改時應保存原稿，加版本號后積累，原稿、定稿一起歸檔。

（2）利用計算機輔助設計、輔助制造、檢測等技術活動形成的具有查考利用價值的數(shù)據(jù)文件、圖像文件、文書文件等。

（3）企業(yè)自行組織編制的程序文件、數(shù)據(jù)文件，檔案部門已有的程序文件和數(shù)據(jù)文件不需要重復歸檔。

（4）以上各種文件的支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應用軟件等。檔案部門已有的無須重復歸檔。

（5）相關的紙質材料。包括形成文件的計算機的硬件說明文件，如說明書、圖紙、操作手冊等，以及電子文件形成過程中產生的紙質文件，如電子文件更改單、登記表、使用權限保護登記表等。

9.論：企業(yè)電子文檔的歸檔要求？

答：（1）實行雙套歸檔制。即對同一套歸檔的文件，采取電子和紙質兩種形式歸檔。

（2）限定歸檔方式。電子文件歸檔方式一般有兩種：介質歸檔和網(wǎng)絡歸檔。在網(wǎng)絡技術尚不太成熟的時候，建議采取介質歸檔的方式。

（3）明確歸檔電子文件的技術要求。主要包括：（也簡答）

①統(tǒng)一規(guī)定歸檔文件的格式，包括介質的物理格式和數(shù)據(jù)的邏輯格式；

②歸檔盤不帶引導程序，歸檔程序文件不帶密鑰，若加密，應將密鑰同時歸檔；

③無病毒。

（4）明確歸檔文件的質量要求。

①齊全完整，凡是在歸檔范圍內的文件，均需歸檔；

②真實有效，文本文件應是最后定稿，圖像、圖形文件應與實物的最后狀態(tài)保持一致，電子文件形成過程中的更改單應一并歸檔；

③規(guī)范有序，電子文件須經過形成部門的編輯整理，劃分保管期限，將有關事項登記之后再行歸檔；

④無病毒；

⑤歸檔的介質，應附有標簽，填寫編號（檔號）、套別（A套或B套）、名稱、密級、保管期限及軟、硬平臺等。

（5）明確歸檔說明的主要內容。

10.簡答企業(yè)電子檔案的整理包括哪方面的內容？

答；企業(yè)電子檔案的整理包括兩方面的內容：

一，電子文件的整理工作，即在電子文件形成系統(tǒng)中，對文件分門別類，形成一個邏輯系統(tǒng)，這個邏輯系統(tǒng)與電子檔案分類系統(tǒng)是統(tǒng)一的。這部分整理工作主要是由電子文件的形成部門承擔，但需要企業(yè)檔案部門的指導和協(xié)助。

二，對歸檔磁帶、光盤等介質的整理，這部分工作由企業(yè)檔案部門承擔。

11.簡：企業(yè)電子文件分類的步驟及方法？

答：（1）將企業(yè)電子文件按其形成規(guī)律及特點劃分為幾部分，分別整理。

（2）根據(jù)各業(yè)務活動形成文件的特點，為各部分文件編制分類方案。

（3）為目錄和文件命名。

（4）編寫“文件目錄系統(tǒng)說明”。