企業(yè)檔案管理聽課筆記（5）

  第四章企業(yè)檔案整理

第一節(jié)企業(yè)檔案全宗的劃分

簡(jiǎn)：企業(yè)是否成為一個(gè)立檔單位的條件？

答：立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指具有社會(huì)獨(dú)立性的可以形成全宗的組織或個(gè)人。立檔單位的構(gòu)成條件一般包括：

1、可以獨(dú)立行使職權(quán)，能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；

2、是一個(gè)預(yù)算會(huì)計(jì)單位或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，可以自己編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；

3、設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)和人員，并有一定的人事任免權(quán)。

具體對(duì)企業(yè)來說，能否成為一個(gè)立檔單位，主要應(yīng)看這個(gè)企業(yè)：

1、是否取得法人資格；

2、是否屬于獨(dú)立經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)核算實(shí)體。

企業(yè)法人的條件包括：

（1）有完備的開業(yè)批準(zhǔn)手續(xù)，在工商行政管理部門注冊(cè)登記；

（2）擁有相應(yīng)的固定資產(chǎn)和流動(dòng)資金。

（3）在銀行開設(shè)有賬戶，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算。

（4）有基本的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)自主權(quán)，有權(quán)處理自身的債權(quán)、債務(wù)，能對(duì)國(guó)家和其他經(jīng)濟(jì)組織承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

論：改革開放以來企業(yè)檔案全宗的劃分？

答：十一屆三中全會(huì)以來，隨著改革開放的逐步的深入，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了重大的變化，以公有制為主體、多種經(jīng)濟(jì)成分共同發(fā)展的格局已經(jīng)形成。在這一變革中，立檔單位在組織形式、管理職能等方面都出現(xiàn)了不同程度的變化，企業(yè)檔案全宗的劃分面臨著新的問題，主要存在5種情況：

（1）在企業(yè)兼并中，如果甲公司被并入乙公司，那么甲公司在新的階段不再成為立檔單位，其原有檔案仍作為一個(gè)全宗保留；乙公司則繼續(xù)作為立檔單位，其檔案全宗可在兼并前后保持不變，仍屬同一個(gè)全宗。

（2）如果甲、乙兩公司合并，成立丙公司，那么甲公司和乙公司在新的階段都不再成為立檔單位，其原有檔案仍分別作為單獨(dú)的全宗保留；丙公司則成為新的立檔單位，建立新的全宗。

（3）在松散型的企業(yè)集團(tuán)中，集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)保持著獨(dú)立的法人地位，所以其檔案仍按所屬企業(yè)來建立全宗。集團(tuán)內(nèi)有多少個(gè)具有法人資格的企業(yè)，就有多少個(gè)立檔單位，就建立多少個(gè)全宗。

（4）在緊密型的企業(yè)集團(tuán)中，如果僅有企業(yè)集團(tuán)本身具備獨(dú)立法人地位，就只構(gòu)成一個(gè)立檔單位，其檔案就只形成一個(gè)全宗。如果集團(tuán)內(nèi)各成員單位還同時(shí)保留著原來的法人地位，則各個(gè)成員單位仍屬于立檔單位，其檔案仍各自構(gòu)成全宗。

（5）企業(yè)更換名稱、變動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、遷移地址、暫時(shí)停止生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、調(diào)整生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)范圍等情況，均屬于非根本性的變動(dòng)，所以不能構(gòu)成新的立檔單位，其檔案仍應(yīng)屬于原來的同一個(gè)全宗。

第二節(jié)企業(yè)檔案分類

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案分類的性質(zhì)：

檔案分類有2種情況：

1、檔案信息的分類，又稱檢索分類：以檔案所記錄的信息為對(duì)象，目的是解決檔案信息資源共享中的檢索查詢問題；

2、檔案實(shí)體的分類，又稱館藏分類：以檔案實(shí)體為對(duì)象，目的是解決檔案實(shí)體在檔案館（室）中的秩序和位置問題。

企業(yè)檔案分類，一般主要屬于實(shí)體的分類。國(guó)家檔案局91年7月頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，主要用來指導(dǎo)各類工業(yè)企業(yè)檔案實(shí)體的分類整理和排架管理。

選：企業(yè)檔案分類的過程：在一般情況下，人們研究、討論企業(yè)檔案分類問題，重點(diǎn)是圍繞編制企業(yè)檔案分類方案來進(jìn)行的。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案分類的原則？

答：（1）以企業(yè)的全部檔案為對(duì)象；

（2）依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)；

（3）保持企業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系；

（4）便于企業(yè)檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案分類的要求：

應(yīng)具有較強(qiáng)的政策性、科學(xué)性和適用性。

1、企業(yè)檔案分類的思想性：

1）以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)。

2）符合國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、政策和標(biāo)準(zhǔn)。

3）從實(shí)際出發(fā)。

4）反映新時(shí)期以來企業(yè)的工作職能和運(yùn)行機(jī)制的新情況、新變化。

2企業(yè)檔案分類的科學(xué)性

1）企業(yè)檔案分類要遵循一定的邏輯規(guī)則。

2）能包容企業(yè)檔案的實(shí)際內(nèi)容。

3）保持相對(duì)的穩(wěn)定。

3企業(yè)檔案分類的適用性

1）符合特定企業(yè)的性質(zhì)和特點(diǎn)。

2）留有一定的余地和彈性。

3）力求簡(jiǎn)單明了，易懂好記，便于掌握。

選：企業(yè)檔案分類的9個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：

1、職能；

2、問題；

3、組織機(jī)構(gòu)；

4、年度；

5、型號(hào)；

6、課題；

7、工程項(xiàng)目；

8、專業(yè)性質(zhì)；

9、檔案形式。

論：企業(yè)檔案分類的（標(biāo)準(zhǔn)）方法（九個(gè)簡(jiǎn)答題）？

答：（1）職能分類標(biāo)準(zhǔn)：

是指按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來劃分企業(yè)檔案的類目。職能分類是企業(yè)檔案分類原則的重要內(nèi)容，所以各類企業(yè)在檔案分類中均將職能分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于一級(jí)類目的設(shè)置。職能分類標(biāo)準(zhǔn)與組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)的不同之處在于：職能分類沒有完全局限于同一組織機(jī)構(gòu)所形成檔案的不可分割性。

（2）問題分類標(biāo)準(zhǔn)：

是指按檔案內(nèi)容所反映的問題性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。按問題標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可使相同問題性質(zhì)的企業(yè)檔案得到相對(duì)集中，避免反映同類問題的檔案文件被分散。尤其值得肯定的是，按問題標(biāo)準(zhǔn)分類有助于企業(yè)檔案的科學(xué)管理和企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。

（3）組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)：

是指按企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)來劃分企業(yè)檔案的類目。按組織機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以客觀地反映企業(yè)各個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的工作活動(dòng)的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的檔案材料的完整。

（4）年度分類標(biāo)準(zhǔn)：

是指按文件形成或處理的所屬時(shí)間階段來劃分企業(yè)檔案的類目?，F(xiàn)行文書工作制度一般規(guī)定文件按年度進(jìn)行立卷歸檔，所以分類亦可以年度為標(biāo)準(zhǔn)。按年度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，符合管理類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，能夠反映企業(yè)有關(guān)管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡(jiǎn)便易行。

（5）型號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)：

是指按產(chǎn)品或設(shè)備的種類與型號(hào)來劃分企業(yè)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類目。按型號(hào)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以將同一型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備的檔案材料集中，反映一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備的全貌及其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于按型號(hào)成套地利用有關(guān)檔案。

（6）課題分類標(biāo)準(zhǔn)

是指按獨(dú)立的研究課題（或稱專題）來劃分企業(yè)的科研檔案的類目。按課題標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以使同一個(gè)研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個(gè)研究課題的全部活動(dòng)與歷史過程，便于按課題查找利用有關(guān)檔案。

（7）工程項(xiàng)目分類標(biāo)準(zhǔn)：

是指按獨(dú)立的基建工程來劃分企業(yè)的基建檔案的類目。按工程項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以將同一工程項(xiàng)目的檔案材料集中，反映一個(gè)工程項(xiàng)目的全貌，便于按工程項(xiàng)目查找和利用有關(guān)檔案。

（8）專業(yè)性質(zhì)分類標(biāo)準(zhǔn)：

是指按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。按專業(yè)性質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以使具有同一專業(yè)性質(zhì)的檔案材料得到集中，便于從專業(yè)性質(zhì)的角度查找、利用有關(guān)檔案。

（9）檔案形式分類標(biāo)準(zhǔn)：

是指按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分企業(yè)檔案的類目。按檔案形式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，可以使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中，便于從檔案形式的角度管理和利用有關(guān)檔案。例如，會(huì)計(jì)檔案就應(yīng)當(dāng)以文件名稱為標(biāo)準(zhǔn)，劃分為憑證、賬簿和報(bào)表等類目。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合？

答：企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合，又可稱為分類標(biāo)準(zhǔn)的綜合運(yùn)用。它是指當(dāng)某類企業(yè)檔案材料有兩個(gè)或兩個(gè)以上層次的類目劃分，需要采用兩種或兩種以上的分類標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，這些分類標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用的先后次序。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案分類層次的確定：

企業(yè)檔案的分類層次不是固定的，沒有一個(gè)絕對(duì)的模式。要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等多種因素來具體確定。

1、不同性質(zhì)的企業(yè)，檔案的分類層次有差異。規(guī)模較小的應(yīng)適當(dāng)簡(jiǎn)化分類層次，可內(nèi)設(shè)一級(jí)；規(guī)模大的層次應(yīng)多一些，可分到三——四級(jí)。

2、同一企業(yè)的不同門類的檔案材料，由于工作的性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量與規(guī)模不同，分類層次可有區(qū)別。在同一個(gè)企業(yè)的檔案分類體系中，只要條理清晰，標(biāo)識(shí)規(guī)范，即使不同門類檔案的分類層次有一些差異，也不會(huì)產(chǎn)生消極影響。

簡(jiǎn)：為什么說在一般情況下，企業(yè)檔案的分類層次不宜過多？

答：從總體上看，企業(yè)檔案的分類層次不宜過多。

1、分類層次太多，會(huì)在一定程度上割裂企業(yè)有關(guān)檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，影響檔案的完整成套。

2、導(dǎo)致類目匯集文獻(xiàn)的能力降低，出現(xiàn)類多卷少甚至一類一卷、一類一文的情況。

3、給企業(yè)檔案的分類排架造成困難，增加庫房管理的工作量。

4、增加企業(yè)檔案檔號(hào)編制的復(fù)雜性，不便于記憶和查找。

論：企業(yè)檔案一級(jí)類目的設(shè)置？

一級(jí)類目是分類的第一個(gè)層次——企業(yè)檔案的基本大類?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目：

1、黨群工作類、

2、行政管理類、

3、經(jīng)營(yíng)管理類、

4、生產(chǎn)技術(shù)管理類、

5、產(chǎn)品類、

6、科學(xué)技術(shù)研究類、

7、基本建設(shè)類、

8、設(shè)備儀器類、

9、會(huì)計(jì)檔案類、

10、干部職工檔案類。

十大類的設(shè)置不是絕對(duì)的，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，如：

（1）增加一級(jí)類目：適于特大型的企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)；

（2）減少或合并一級(jí)類目：適于規(guī)模較小的企業(yè)；

（3）對(duì)一級(jí)類目既增加又合并：適于非生產(chǎn)性的企業(yè)如商業(yè)、金融等類。

選：規(guī)模特小的企業(yè)，黨組織部分的二級(jí)類目可以全部合并，只設(shè)黨務(wù)工作一類。

選：企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理檔案的7個(gè)二級(jí)類目：

1、經(jīng)營(yíng)決策；

2、計(jì)劃工作；

3、統(tǒng)計(jì)工作；

4、財(cái)務(wù)管理；

5、物資管理；

6、產(chǎn)品銷售；

7、企業(yè)管理。

選：企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理檔案的10個(gè)基本的二級(jí)類目：

1、生產(chǎn)調(diào)度；

2、質(zhì)量管理；

3、勞動(dòng)管理；

4、能源管理；

5、安全管理。

6、科技管理；

7、環(huán)境保護(hù)；

8、計(jì)量工作；

9、標(biāo)準(zhǔn)化工作；

10、檔案和信息管理。

選：企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的4個(gè)二級(jí)類目：

大型企業(yè)可在二級(jí)類目下設(shè)三級(jí)類目：

1、會(huì)計(jì)憑證——原始、記帳、匯總等憑證；

2、會(huì)計(jì)帳簿——日記、明細(xì)、總帳；輔助賬簿等；

3、會(huì)計(jì)報(bào)表——月（季度）、年度報(bào)表；財(cái)務(wù)快報(bào)等。

4、其他等。

選：企業(yè)干部職工檔案的4個(gè)基本二級(jí)類目：

1、干部檔案

2、工人檔案

3、離退休職工檔案；

4、死亡職工檔案。

第三節(jié)企業(yè)檔案編號(hào)

企業(yè)檔案分類類目的標(biāo)識(shí)：對(duì)企業(yè)檔案分類體系中的各個(gè)類目給定類目代號(hào)。標(biāo)識(shí)的結(jié)果形成企業(yè)檔案類號(hào)或分類號(hào)。

選：確定類號(hào)的工作一般是在編制分類方案時(shí)，與各級(jí)類目的確定同時(shí)完成的。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案分類類目標(biāo)識(shí)的4個(gè)作用：

1、體現(xiàn)企業(yè)檔案的分類層次；

2、反映企業(yè)檔案分類體系中各級(jí)類目的內(nèi)容；

3、固定各個(gè)類目在分類層次中的位置和排列順序；

4、標(biāo)明企業(yè)檔案在分類目錄中的位置。

選：在同一個(gè)企業(yè)的范圍內(nèi)，有關(guān)檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)基本一致。

簡(jiǎn)：檔號(hào)的編制規(guī)則：

檔號(hào)作為特定的人工語言，在編制時(shí)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，符合一定的要求：

1、唯一性：檔號(hào)結(jié)構(gòu)中的每一部分標(biāo)識(shí)符號(hào)都有特定含義，指代單一，不能重復(fù)。

2、合理性：檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)與分類體系相聯(lián)系，主要成分同分類體系相對(duì)應(yīng)。

3、穩(wěn)定性。

4、擴(kuò)充性。

5、簡(jiǎn)明性：簡(jiǎn)短明了，便于記憶。

簡(jiǎn)：企業(yè)檔案文件號(hào)的結(jié)構(gòu)：

1、全宗號(hào)—案卷目錄號(hào)—案卷號(hào)—件、頁號(hào)

2、全宗號(hào)—類別號(hào)———案卷號(hào)—件、頁號(hào)

3、類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)———案卷號(hào)—件、頁號(hào)

根據(jù)企業(yè)檔案的具體情況，綜合上述結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)，企業(yè)檔號(hào)結(jié)構(gòu)可概括為：

全宗號(hào)—類號(hào)（分類號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁號(hào)

第五節(jié)庫藏整序

選：常見的企業(yè)排架方法有2類：

1、分類排架法；

2、流水排架法。

分類排架法：在企業(yè)檔案分類工作的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照分類體系排列企業(yè)檔案案卷的方法。

名：流水排架法分大流水排架法和分類流水排架法2種。

大流水排架法：完全依照企業(yè)檔案接收進(jìn)庫的先后順序排列企業(yè)檔案案卷的方法。

選：考慮到載體形式和保管要求不同，企業(yè)特殊載體檔案應(yīng)分庫保管。

選：底圖的保管存放方法主要有2種：平放和卷放。

選：藍(lán)圖通常實(shí)行折疊保管。有2種存放形式：裝訂式、散裝式。