2002年“電子文件”聽課筆記（1）

  1、電子文件

是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?br>
2、簡(jiǎn)述電子文件的兩個(gè)基本特征？

第一、電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為 數(shù)字文件 （Digital Records）

第二、電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特事實(shí)上的用途和效力。

文件是由機(jī)構(gòu)或個(gè)人在其活動(dòng)的開始、進(jìn)行和結(jié)束過程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動(dòng)提供憑證的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)而構(gòu)成，而不管記錄的形式或載體如何。

內(nèi)容是指文件中所表達(dá)作者意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關(guān)系的信息。

結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式

3、文件

是由機(jī)構(gòu)或個(gè)人在其活動(dòng)的開始、進(jìn)行和結(jié)束過程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動(dòng)提供憑證的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)而構(gòu)成，而不管記錄的形式或載體如何。

l 4、（內(nèi)容）、（背景）和（結(jié)構(gòu)）成為構(gòu)成文件的三種要素。

5、電子文件的種類

（1）按電子文件的信息存在形式分類：

A、文本文件（Text），或稱為字（表）處理文件

B、數(shù)據(jù)文件（Data），亦可稱為數(shù)據(jù)庫電子文件

C、圖形文件（Graphic）

D、圖像文件（Image）

E、影像文件（Video）

F、聲音文件（Audio）

G、命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序（Program）

（2）按文件的功能分類

可分為主文件和支持性、輔助性、工具性文件

（3）按文件的生成方式分類

可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。

6、簡(jiǎn)述文件生命周期理論的基本內(nèi)容？（可能性?。?br>
可概括為三方面：文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程；這一過程依文件價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段；文件在每一階段因其特定的價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理形式之間存在一種對(duì)應(yīng)關(guān)系。

7、電子文件劃分為三個(gè)階段，即設(shè)計(jì)階段、形成階段、維護(hù)階段。設(shè)計(jì)階段是指電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和安裝階段；形成階段是指每一份電子文件在電子環(huán)境中產(chǎn)生出來的過程；維護(hù)階段則是指對(duì)于形成后的電子文件的技術(shù)維護(hù)和保管。

8、試述或簡(jiǎn)述電子文件生命周期理論？

主要有如下方面：

（1）電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，這個(gè)過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中；

（2）這一過程依電子文件的功能和價(jià)值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段，不同階段之間沒有明確的界限，處于后階段的電子文件有向前階段轉(zhuǎn)化的可能；

（3）電子文件在每一階段因其特定的功能和價(jià)值形態(tài)而具有不同的服務(wù)對(duì)象和服務(wù)方式，但電子文件的階段性與其物理位置、保存場(chǎng)所沒有對(duì)應(yīng)關(guān)系；

（4）對(duì)電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中。

澳大利亞檔案學(xué)者弗蘭克。厄普沃德提出了連續(xù)保管模型。他的理由是紙質(zhì)文件的那種從生成到處置的線性過程并不適用于電子文件，因?yàn)殡娮游募谋举|(zhì)是動(dòng)態(tài)的和可重復(fù)的，同一份文件的不同版本可以在不同的領(lǐng)域使用。

9、電子文件生命周期理論是電子文件全程管理原則和前端控制原則的依據(jù)和基礎(chǔ)。

10、簡(jiǎn)述電子文件的特點(diǎn)？

（1）信息的非人工識(shí)讀性

電子文件第一次使用了人工不可識(shí)讀的記錄符號(hào)——數(shù)字代碼，人無法直接識(shí)讀和理解經(jīng)過復(fù)雜編碼的 比特 ，只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人工才能識(shí)讀它。

（2）系統(tǒng)依賴性

電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。

（3）信息與特定載體之間的可分離性

傳統(tǒng)載體信息都被固定在某一載體上，成為不可分離的；而電子文件信息不再具有物理意義上的固定實(shí)體狀態(tài)，可以在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)換。電子文件中的可流動(dòng)的，具有相對(duì)獨(dú)立性。

（4）信息的易變性

主要原因有：第一，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性使人們對(duì)信息的增刪更改十分方便；第二，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變。第三，電子信息技術(shù)的發(fā)展，新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)更是對(duì)電子信息穩(wěn)定性的巨大沖擊。

（5）信息存儲(chǔ)的高密度性

電子文件的存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子文件介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。

（6）多種信息媒體的集成性

電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機(jī)組合，這種文件稱為 多媒體文件 .

（7）信息的可操作性

電子文件中的數(shù)字信息不是靜態(tài)、固態(tài)、消極的，而是動(dòng)態(tài)、可變、積極的信息。數(shù)字信息的可操作性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

第一、由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態(tài)。

第二、可以利用已存在的文件信息做其他事情。

11、試述電子文件的管理原則？

（1）全程管理原則（也是一道簡(jiǎn)答）

電子文件的全程管理是一種全面的管理；電子文件的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在 大文件 的概念基礎(chǔ)之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧；電子文件的全程管理是一種過程管理，是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。

電子文件的全程管理原則應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定，管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行，管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在其整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密的控制。

（2）前端控制原則（也是一道簡(jiǎn)答）

前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看做一個(gè)完整的過程。其必要性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

第一，前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整完全、長(zhǎng)期可讀的有效策略。

針對(duì)電子文件 稍縱即逝 的特點(diǎn)，防止失誤、控制差錯(cuò)的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)失誤和差錯(cuò)的環(huán)節(jié)之前。把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過程，可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的損傷和破壞。

第二、前端控制是優(yōu)化管理功能，高管理效率的科學(xué)理念。電子文件管理系統(tǒng)不應(yīng)是對(duì)手工管理流程的簡(jiǎn)單模擬，而應(yīng)該本著更科學(xué)、更合理、更有效的原則對(duì)以往的文件、檔案管理進(jìn)行 業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

（3）真實(shí)性保障原則

電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，構(gòu)成社會(huì)眾，得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的前提。

原因來自兩個(gè)方面：一是電子文件信息的易更改性；二是電子文件信息技術(shù)的軟硬件依賴性

（4）完整性保障原則

電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義，一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。

電子文件的基本構(gòu)成要素包括：載體、內(nèi)容、物理和智能格式、活動(dòng)、人員、檔案鏈、背景

（5）可讀性保障原則

電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。電子文件的可讀性是其存在和保存價(jià)值的基礎(chǔ)。

12、前端控制

是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看做一個(gè)完整的過程。

13、電子文件的真實(shí)性

是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。

14、電子文件的可讀性

是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。

15、歸檔時(shí)間應(yīng)根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)注明文件存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)等。通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。（P、X）

16、專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，不能轉(zhuǎn)換時(shí)應(yīng)將該軟件與文件同時(shí)歸檔。（P、X）

17、對(duì)于加密電子文件，應(yīng)解密后再歸檔。（P、X）

18、簡(jiǎn)述機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理模式

（1）對(duì)電子文件實(shí)行統(tǒng)一管理

《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中都明確規(guī)定機(jī)構(gòu)內(nèi)部的電子文件、電子檔案應(yīng)該由文件、檔案部門歸口管理。

（2）實(shí)行文件、檔案一體化管理

電子文件、檔案一體化管理的最佳實(shí)現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動(dòng)的電子文件管理系統(tǒng)。

19、簡(jiǎn)述檔案館電子文件的管理模式

（1）集中式保管模式

美國(guó)、加拿大、英國(guó)、北歐等一些國(guó)家原則上贊成這一方案。

（2）分布式保管模式

實(shí)踐這種方案的典型是澳大利亞。

事實(shí)上，不管采用保種保管模式，檔案館都在總體上控制著電子文件資源。

20、簡(jiǎn)述數(shù)字檔案館

（1）關(guān)于數(shù)字檔案館的概念，主要有兩種：一是認(rèn)為數(shù)字檔案館是一種實(shí)體概念、機(jī)構(gòu)概念，是一種新的檔案館形態(tài)。即依賴數(shù)字化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案館館藏文字、聲音、圖像等進(jìn)行數(shù)字化，并對(duì)這些數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸和處理，在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中被本地和遠(yuǎn)程用戶存取的一種新型檔案館。另一種認(rèn)識(shí)是，數(shù)字檔案館是一種技術(shù)模式，是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，是以文件和檔案信息為特定對(duì)象的有序的信息空間和開放的信息環(huán)境。

（2）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的差異有以下幾方面：

A、從管理對(duì)象上看，數(shù)字圖書館以數(shù)字化圖書、文獻(xiàn)信息資源為主體。數(shù)字檔案館的管理對(duì)象，即國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等各種組織和個(gè)人形成的文件、檔案信息。

B、從運(yùn)作方式上看，數(shù)字圖書館是要使整個(gè)網(wǎng)絡(luò)成為一個(gè)一體的、虛擬的、有組織、有結(jié)構(gòu)的信息集合，提供統(tǒng)一的跨倉無縫查找。數(shù)字檔案館則主要是通過對(duì)現(xiàn)有檔案機(jī)構(gòu)職能的擴(kuò)展、增強(qiáng)和集成，以及不同檔案機(jī)構(gòu)的聯(lián)合，分工合作地選擇、收集、控制、組織和保存電子文件信息資源，并授權(quán)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織和個(gè)人對(duì)特定信息資源的存取。

C、從社會(huì)角色定位看，數(shù)字圖書館是各類知識(shí)信息的資源庫，具有廣泛的社會(huì)性、最大限度的開放性。而數(shù)字檔案館存儲(chǔ)和提供查詢的只是記錄社會(huì)活動(dòng)過程和結(jié)果的文件信息。

（3）數(shù)字檔案館的主要功能

A、電文文件信息的匯集功能

B、電子文件信息的管理功能

C、電子文件信息的發(fā)布功能

21、簡(jiǎn)述電子文件管理的法律規(guī)范

電子文件除具有國(guó)家立法的權(quán)威性、強(qiáng)制性之外，還具有分散性、不配套性，間接性、模糊性等特點(diǎn)。

（1）關(guān)于電子文件的法律證據(jù)性

由于電子文件只有在政府、機(jī)構(gòu)或組織管理范圍內(nèi)取得了合法性，才可能具有行政有效性和法律憑證性。

（2）關(guān)于電子文件的安全問題

由國(guó)務(wù)院發(fā)布《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、它與相關(guān)的法律如《著作權(quán)法》、《保密法》、《標(biāo)準(zhǔn)化法》、《知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)條例》、《刑法》。

（3）關(guān)于電子文件中的隱私權(quán)問題

電子文件中的隱私權(quán)問題一般還是要參照《刑法》、《民法》、《行政法》等其他部門法中的一些規(guī)定。

（4）知識(shí)產(chǎn)權(quán)

22、簡(jiǎn)述電子文件制度

電子文件制度是指國(guó)家為管理電子文件和電子文件工作所制定、批準(zhǔn)并實(shí)施的，人們?cè)趶氖码娮游募ぷ髦斜仨氉袷氐恼?、摜、?guī)定、程序、準(zhǔn)則、方法的總稱。

主要表現(xiàn)為以下幾方面：

A、形成者的差異。電子文件法律規(guī)范是國(guó)家最高權(quán)力機(jī)關(guān)制定的。電子文件制度的形成者則是由中共中央、國(guó)務(wù)院制定或批準(zhǔn)，也可以由國(guó)家有關(guān)主管機(jī)關(guān)，中央各部、委、辦、局，地方各級(jí)人民政府及其有關(guān)主管機(jī)關(guān)擬定和制發(fā)。

B、表現(xiàn)形式的差異。電子文件的法律規(guī)范具體體現(xiàn)為各個(gè)禁止性條文、義務(wù)性條文和授權(quán)性條文等。電子文件制度的具體表現(xiàn)形式為指示、辦法、指南、決定、條例、章程、通則、意見、通知、命令等。

C、執(zhí)行方式的差異。電子文件法律規(guī)范是通過國(guó)家的強(qiáng)來保證的，電子文件制度一般是通過行政手段貫徹執(zhí)行的。

（1）綜合性電子文件管理制度

是旨在實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理，較為全面涉及各方面管理要求的制度。它們分別是《電子文件規(guī)劃：1994/95調(diào)查報(bào)告》、《電子文件：文獻(xiàn)評(píng)述》和《電子文件管理指南》

我國(guó)編寫了《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，白城市檔案館制定了《白城市直機(jī)關(guān)電子文件管理暫行辦法》

（2）專項(xiàng)電子文件管理制度

是依照有關(guān)的法律法規(guī)和綜合性電子文件管理制度的精神，針對(duì)電子文件及其管理的某一方面內(nèi)容而制定的制度。

23、專項(xiàng)電子文件管理制度

是依照有關(guān)的法律法規(guī)和綜合性電子文件管理制度的精神，針對(duì)電子文件及其管理的某一方面內(nèi)容而制定的制度。

24、綜合性電子文件管理制度

是旨在實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理，較為全面涉及各方面管理要求的制度。

25、電子文件標(biāo)準(zhǔn)

是按照規(guī)定的工作程序制定，經(jīng)公認(rèn)的權(quán)威機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的有關(guān)電子文件制發(fā)和管理的規(guī)則、方法、技術(shù)要求等方面的規(guī)定，是電子文件管理人員應(yīng)該遵守的業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范。

26、法律規(guī)范主要側(cè)重于宏觀的、原則的事物，具有強(qiáng)制性；制度涉及面較廣，具有權(quán)威性；標(biāo)準(zhǔn)則主要側(cè)重于業(yè)務(wù)、技術(shù)領(lǐng)域，注重對(duì)具有多樣性、重復(fù)性的具有較強(qiáng)的操作性。

27、電子文件管理特有的標(biāo)準(zhǔn)：

《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求。第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求。第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)的一致性測(cè)試》、《CAD電子文件管理》

28、鑒定

價(jià)值鑒定（appraisal），即根據(jù)一定的方法和原則，判斷電子文件的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，確定其保管期限；對(duì)保存期限已滿的電子文件進(jìn)行復(fù)審，并按照復(fù)審結(jié)果對(duì)電子文件作相應(yīng)處理的過程。

29、簡(jiǎn)述電子文件鑒定工作的影響因素

（1）電子文件數(shù)量的增長(zhǎng)

（2）電子文件信息的易逝性

這就要求將鑒定的時(shí)間提前，及早確定每份電子文件的價(jià)值和保管期限。

（3）電子文件的軟硬件依賴性

單純的內(nèi)容上的有用性不足以構(gòu)成電子文件保存價(jià)值，還必須從技術(shù)上保證其處于可利用的狀態(tài)，這就要求同時(shí)從內(nèi)容和技術(shù)狀況兩個(gè)方面展開電子文件鑒定工作。

（4）電子文件信息的相關(guān)性

（5）電子文件信息存儲(chǔ)的高密度性

30、1984年法國(guó)檔案學(xué)者（哈羅爾德。瑙格勒）首次明確提出（電子文件雙重鑒定）的思想。

31、簡(jiǎn)述電子文件鑒定工作的內(nèi)容

（1）電子文件的鑒別工作

這項(xiàng)工作回答了 哪些文件需要開展鑒定工作 的問題

（2）電子文件的內(nèi)容鑒定和技術(shù)狀態(tài)鑒定

要科學(xué)地判斷電子文件的保存價(jià)值，必須從兩個(gè)方面入手：一是判斷電子文件信息的有用程度，二是判斷電子文件有用程度是否具有實(shí)現(xiàn)的可能，即檢查電子文件的技術(shù)善，以明確電子文件的利用價(jià)值是否處于可利用的狀態(tài)。其中以內(nèi)容鑒定為核心，以技術(shù)鑒定為保障。

內(nèi)容鑒定分為歸檔前鑒定和期滿鑒定兩種。歸檔前鑒定，包括自動(dòng)鑒定和人工鑒定兩種方式。技術(shù)鑒定由于電子文件保管環(huán)境的變換需要進(jìn)行多次，第一次是在文件歸檔前進(jìn)行，以后每次遷移后一般都需要重新鑒定文件的技術(shù)狀況。

（3）電子文件的處置

即根據(jù)確定或調(diào)整了的保管期限對(duì)電子文件所作的處理工作，如銷毀、繼續(xù)保存在文件系統(tǒng)中、脫機(jī)保存、遷移等。

（4）對(duì)電子文件鑒定過程的記錄

32、電子文件的處置

即根據(jù)確定或調(diào)整了的保管期限對(duì)電子文件所作的處理工作，如銷毀、繼續(xù)保存在文件系統(tǒng)中、脫機(jī)保存、遷移等。

33、簡(jiǎn)述電子文件鑒定工作的特點(diǎn)

（1）多維性

其多維性表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，鑒定范圍拓寬，除文件信息保存價(jià)值外，還要考慮文件屬性及技術(shù)狀況；第二，鑒定工作與其他多項(xiàng)工作具有密切聯(lián)系，在內(nèi)容上有交叉的地方，

（2）連續(xù)性

一份文件從形成前直至制作、歸檔、存儲(chǔ)、利用、遷移、銷毀等過程中，需要次鑒定活動(dòng)。

（3）分散性

一般而言，電子文件在歸檔前的鑒定工作主要由電子文件形成部門承擔(dān)。

（4）風(fēng)險(xiǎn)性

34、 職能鑒定法 由波蘭檔案學(xué)者卡林斯基提出， 行政官員鑒定論 由英國(guó)檔案學(xué)者詹金遜于1922年提出， 利用決定論 是謝倫伯格得出來的。

35、簡(jiǎn)述電子文件內(nèi)容鑒定方法的支持因素

（1）為誰鑒定及確立電子文件價(jià)值主體的問題

電子文件的價(jià)值主體是全體公民

（2）由誰鑒定

我國(guó)長(zhǎng)期以來采取的是檔案工作人員、業(yè)務(wù)人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)三結(jié)合的鑒定組合。鑒定過程也分為 個(gè)人鑒定和集體審查 兩個(gè)部分

（3）文件價(jià)值

文件對(duì)形成機(jī)構(gòu)內(nèi)部利用者的原始價(jià)值，又稱第一價(jià)值，對(duì)機(jī)構(gòu)外部利用者的從屬價(jià)值，又稱第二價(jià)值，其中從屬價(jià)值又分為證據(jù)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。認(rèn)為檔案具有兩個(gè)方面的基本價(jià)值，一是憑證價(jià)值；二是情報(bào)價(jià)值。

從微觀角度研究電子文件的有用性時(shí)，應(yīng)注意以下幾方面：

A、微觀文件的價(jià)值

是指記載內(nèi)容范圍較小或時(shí)間較短的文件

B、程序文件的依附價(jià)值

36、簡(jiǎn)述電子文件內(nèi)容鑒定的基本方法

內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法漸漸成為電子文件鑒定采用的兩種基本方法。

首先，職能鑒定法的視野廣闊，內(nèi)涵深刻。以職能因素為標(biāo)準(zhǔn)鑒定文件能較為客觀地反映各個(gè)歷史時(shí)期社會(huì)的真實(shí)狀態(tài)。其次，職能鑒定法的效率高。職能鑒定法從總體上判斷機(jī)構(gòu)形成有價(jià)值文件的能力，而不是直接對(duì)文件加以處理。

此外，職能鑒定法關(guān)于 為誰鑒定 、 由誰鑒定 、 文件價(jià)值 三個(gè)要素的分析較準(zhǔn)確

因此，職能鑒定法是電子文件鑒定的基本方法，內(nèi)容鑒定法是電子文件鑒定的輔助方法。

37、電子文件內(nèi)容鑒定的步驟

（1）制定電子文件保管期限表

為提高電子文件保管期限表的實(shí)際效用，應(yīng)從四個(gè)方面入手：第一，將保管期限表制定工作納入電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作，與電子文件鑒別工作同步進(jìn)行；第二，仔細(xì)研究國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的通用保管期限表和行業(yè)保管期限表，以及本單位以前針對(duì)紙質(zhì)文件制定的保管期限表，著重考察紙質(zhì)文件中無對(duì)應(yīng)類型的電子文件的保存價(jià)值；第三，指定文件形成部門專人配合檔案人員完成電子文件保管期限表，如果需要的話，可以聘請(qǐng)檔案行政管理部門或綜合檔案館的工作人員對(duì)保管期限表的制定進(jìn)行指導(dǎo)咨詢；第四，電子文件保管期限表應(yīng)該具體、可操作性強(qiáng)，文件保管期限的劃分因?yàn)椴槐仡櫦凹堎|(zhì)文件立卷時(shí)關(guān)聯(lián)文件相對(duì)集中的要求，檔次區(qū)分的跨度可以更小一些，保管期限表還應(yīng)具有可拓展性，以便及時(shí)更新與補(bǔ)充。

（2）將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護(hù)

（3）鑒定歸檔前的文件

（4）鑒定期滿文件

38、簡(jiǎn)述電子文件的技術(shù)鑒定

（1）真實(shí)性鑒定

（2）完整性鑒定

完整性鑒定可以分為檢查文件要素和檢查要素集中手段兩個(gè)方面。

（3）可讀性鑒定

主要包括四方面的工作：

第一，檢查與電子文件相配套的軟件、相關(guān)電子文件、文字材料是否齊全、完整。

第二，檢查電子文件的信息存儲(chǔ)格式是否符合歸檔要求。

第三，核實(shí)歸檔或遷移時(shí)填寫的文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號(hào)是否正確。

第四，檢測(cè)在指定的環(huán)境平臺(tái)上能否準(zhǔn)確讀出電子文件。如發(fā)現(xiàn)有很小的錯(cuò)誤，可清洗后再讀，以確認(rèn)其可讀性。

（4）無病毒鑒定

（5）介質(zhì)狀況檢測(cè)

39、簡(jiǎn)述電子文件的處置

處置工作應(yīng)依據(jù)如下兩方面因素：第一，電子文件保管期限表；第二，經(jīng)過有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)簽字的鑒定報(bào)告。

（1）銷毀

電子文件的銷毀應(yīng)采用與文件密級(jí)相適應(yīng)的方法。

（2）保存

A、保存在文件管理系統(tǒng)中

B、脫機(jī)保存

C、縮微

D、遷移