2002年“電子文件”聽課筆記（3）

  71、標引

分析電子文件的內(nèi)容并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程。

72、按照使用的標引語言，標引可以分為自由標引和受控標引，自由標引是指直接使用未經(jīng)規(guī)范的自然語言進行的標引，如關(guān)鍵詞標引。受控標引是指使用統(tǒng)一的規(guī)范化語言進行的標引。

73、自動標引

是指利用計算機技術(shù)自動完成對文件題名、提要，直至全文的處理，抽取關(guān)鍵詞并規(guī)范成主題詞或分類號的過程。

74、從標引的深度來分，有全文主題標引和題名主題標引；從選用的標引詞來分，有主題詞標引和關(guān)鍵詞標引。

75、全文自動標引的方法主要有單詞標引、短語標引及語義標引三種類型。

76、題名關(guān)鍵詞自動標引是我國檔案部門主要采用的自動標引方法。方法主要有詞典匹配法和分詞抽詞標引法。

77、元數(shù)據(jù)

是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。由電子文件系統(tǒng)自動記錄的關(guān)于文件形成時間、地點、人員、活動、文件系統(tǒng)、結(jié)構(gòu)及內(nèi)容等方面的具體數(shù)據(jù)。

78、簡述元數(shù)據(jù)與著錄信息的聯(lián)系與區(qū)別

（1）就內(nèi)容而言，系統(tǒng)自動記錄的元數(shù)據(jù)中某些可以直接轉(zhuǎn)化為著錄信息，某些著錄信息無法從元數(shù)據(jù)中提取

（2）就作用而言，元數(shù)據(jù)的作用要廣泛得多，著錄的作用包括登記、介紹、報道、交流和檢索，而元數(shù)據(jù)的作用除了便于檢索之外，還包括保護電子文件的長期真實性，保證其憑證性、長期可讀性

（3）就生成方式而言，元數(shù)據(jù)是文件管理系統(tǒng)在文件形成與管理過程中自動形成，而著錄信息的生成則是借助于自動著錄和人工著錄相結(jié)合的方式。

79、簡述電子文件Web檢索的特點

（1）借助超級鏈接表示多種檢索途徑

Web提供多種鏈接方式，包括來源方面的、時間方面的、主題方面的等，為用戶提供多條檢索途徑。

（2）檢索界面統(tǒng)一、友好

Web瀏覽器為用戶提供了圖形檢索界面。此外，完善的導(dǎo)航將引導(dǎo)用戶自由瀏覽文件、檔案信息，改變過去呆板、僵化的表格式檢索提問

（3）檢索系統(tǒng)相對持久穩(wěn)定

（4）集成多種檢索技術(shù)

Web技術(shù)有多種，集成化是其發(fā)展的趨勢，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)與超文本技術(shù)的集成。

（5）傳播文件、檔案管理知識

通過檢索途徑的預(yù)先設(shè)計，體現(xiàn)了檔案管理者的專業(yè)知識，使用戶在不知不沉中接受了文件、檔案管理知識的熏陶。

80、電子文件Web檢索的步驟

（1）建立網(wǎng)站

（2）加工檢索信息，組織檢索數(shù)據(jù)庫

（3）實現(xiàn)文件信息的共享

81、電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)評價指標：數(shù)據(jù)覆蓋率、鏈接系統(tǒng)數(shù)、各類型數(shù)據(jù)比率、查全率和查準率、響應(yīng)時間、可存取性、費用

82、簡述電子文件利用特點中共享性主要表現(xiàn)在哪三個方面？

（1）首先，同一文件可以在多臺計算機上共享，打破 文件份數(shù) 對利用者人數(shù)的限制

（2）其次，通過遠程訪問技術(shù)，打破了 地點 的限制。

（3）對于上網(wǎng)的公共文件信息，可以在任何時間內(nèi)查詢，打破了 利用時間 的限制。

83、電子文件利用的特點

共享性、復(fù)用性（由數(shù)字信息利用的無損性，使得電子文件的復(fù)用性遠遠優(yōu)越于其他載體形式的文件）、交互性、多樣性（一次文獻——原件的利用；二次文獻——目錄；三次文獻——編研產(chǎn)品的利用）、開放性

84、簡述電子文件利用的原則

（1）廣泛原則

電子文件信息是人類的文化財富，促進電子文件信息價值的最大化

（2）便利原則

（3）安全原則

電子文件信息具有易更改性和對軟硬件平臺的依賴性等特點，應(yīng)保護電子文件的安全

安全原則包括兩個方面的具體內(nèi)容：一是保護文件的完整性和真實性；二是保護機密電子文件信息不受侵害

（4）經(jīng)濟原則

電子文件的利用比傳統(tǒng)文件的成本更高，尤其是網(wǎng)絡(luò)化利用，文件和檔案管理人員應(yīng)樹立成本效益觀念。減少不必要的資源消耗。

85、電子文件利用的障礙及對策（了解）

社會環(huán)境方面的障礙、信息技術(shù)方面的障礙、文件、檔案工作自身的障礙、法律、法規(guī)方面的障礙、體制方面的障礙、政策方面的障礙、標準方面的障礙、觀念方面的障礙

86、簡述電子文件利用的規(guī)定在哪些方面做出明文規(guī)定

第一，公民的利用權(quán)；第二，公民的隱私權(quán)；第三，國家權(quán)益的保護；第四，知識產(chǎn)權(quán)的保護；第五，電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的確立；第六，非公共的文件、檔案信息資源的開發(fā)利用。

87、電子文件的開發(fā)利用可分為開發(fā)（加工）和提供利用兩個方面的基本內(nèi)容，開發(fā)工作是利用服務(wù)的基礎(chǔ)和前提條件，利用服務(wù)是開發(fā)的后續(xù)性工作，體現(xiàn)著開發(fā)工作的成果。

88、文件開發(fā)利用工作的基本任務(wù)就是解決文件形成無序和利用有序的矛盾。

89、按照電子文件信息加工部門和服務(wù)部門的不同，可將電子文件信息資源開發(fā)方式劃分為幾種？

（1）自行開發(fā)，面向最終用戶直接提供服務(wù)

具體的服務(wù)項目包括建設(shè)檢索系統(tǒng)，提供各種檢索服務(wù)；提供電子文件拷貝；出售信息加工產(chǎn)品；提供咨詢服務(wù)等。

（2）自行加工信息產(chǎn)品，提供給中間服務(wù)商

（3）與其他部門合作開發(fā)電子文件信息資源

90、電子文件的編研

根據(jù)客觀需要，對文件內(nèi)容進行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。

91、計算機技術(shù)的利用給工作帶來哪些不同

（1）編研時間大為縮短

（2）編研成品內(nèi)容更為豐富

其豐富表現(xiàn)為：

第一，多媒體技術(shù)如數(shù)字、圖像、聲音等中的信息數(shù)字化，利用多媒體編輯程序，加工成多種形式的編研成品，提高了利用者的接受程度。

第二，內(nèi)容與載體可以分離，增加了多種信息資源互相結(jié)合的可能性，使編研成品具有多種編排體例，滿足不同用戶的利用要求。

（3）編研成品的形式更為多樣化

（4）編研成品的傳播更為方便快捷

（5）編研工作者的組成更為復(fù)雜

（6）更應(yīng)該注意知識產(chǎn)權(quán)的保護

92、電子文件的利用類型有：（1）有償服務(wù)和無償服務(wù)；（2）網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)和離線服務(wù)；（3）主動服務(wù)和被動服務(wù)；（4）普及性服務(wù)和專題性服務(wù)

93、電子文件的利用常見的服務(wù)方式有：就地閱覽、出借、復(fù)制供應(yīng)、咨詢、網(wǎng)站服務(wù)、局域網(wǎng)服務(wù)

94、就地閱覽

指開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用電子文件。

95、出借

是指按照一定的制度將有關(guān)文件借給用戶的服務(wù)方式。

96、復(fù)制供應(yīng)

是指以電子文件及其信息加工產(chǎn)品的各種載體形式的復(fù)制件向用戶提供利用的一種方式。

97、咨詢

是指檔案人員以電子文件信息為依據(jù)，以口頭或書面形式，為用戶解答有關(guān)電子文件及其管理狀況一種服務(wù)方式。

98、網(wǎng)站服務(wù)

即檔案部門在互聯(lián)網(wǎng)上建立網(wǎng)站，提供多種信息服務(wù)，包括網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)上展覽、法律法規(guī)標準公布、專題討論、其他檔案網(wǎng)站資源、館藏編研成品出版信息發(fā)布等。

99、局域網(wǎng)服務(wù)

是指檔案部門通過局域網(wǎng)（通常是機構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)）提供電子文件及其加工信息的服務(wù)方式。局域網(wǎng)服務(wù)和網(wǎng)站服務(wù)兩者最大的區(qū)別在于文件信息的控制方式。

100、電子文件保管的技術(shù)主要表現(xiàn)在哪里？

（1）保管和日常維護的技術(shù)難度增加

（2）電子文件管理成本增加

（3）結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響文件的真實性、完整性、系統(tǒng)性

（4）電子文件的共享性給信息保管帶來不安全因素

（5）電子文件原始性確認難度較大