2002年“電子文件”聽課筆記（2）

  40、電子文件歸檔范圍

確定電子文件的歸檔范圍時(shí)，應(yīng)參照執(zhí)行國家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》

41、雙套歸檔制下紙質(zhì)文件的歸檔范圍

我國規(guī)定在電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件，這就是 雙套歸檔制 .

42、對于法律憑證問題還未解決的電子文件、有密級的電子文件、在技術(shù)環(huán)境變遷下難以維護(hù)真實(shí)性的電子文件等，則必須實(shí)行雙套歸檔制。

43、電子文件歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔

44、邏輯歸檔

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。

45、簡述采用邏輯歸檔的機(jī)構(gòu)

一方面，檔案部門能夠掌握歸檔文件信息，歸檔文件的著錄信息及存儲(chǔ)地址應(yīng)自動(dòng)保存到檔案部門的數(shù)據(jù)庫中，以方便其他人員的查詢；另一方面，文件生成部門仍然可方便地使用該文件，但不能修改和刪除。

46、物理歸檔

把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

47、物理歸檔的方式又可以區(qū)分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。

48、電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。

49、一般來講，邏輯歸檔盡可能實(shí)時(shí)進(jìn)行，以免發(fā)生失控

50、電子文件歸檔工作的要求

（1） 前端控制 的思想在歸檔階段應(yīng)得到充分體現(xiàn)

（2）電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步

51、簡述歸檔電子文件的質(zhì)量要求

（1）齊全完整

（2）真實(shí)有效

指文本文件應(yīng)是最后定稿

（3）格式規(guī)范

我國規(guī)定歸檔電子文件的格式應(yīng)為工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

（4）一式兩套

物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機(jī)文件，其中一套封存，一套提供利用。必要時(shí)還可以一式三套，其中兩套封存，異地保管。

（5）經(jīng)過整理

整理完畢后，還應(yīng)填寫統(tǒng)一的《歸檔電子文件登記表》

52、移交雙方按照《歸檔電子文件登記表》清點(diǎn)歸檔材料，對歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗(yàn)收，在確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊全后，雙方在一式兩份的《歸檔電子文件登記表》、《歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表》、《電子檔案接收檢驗(yàn)登記表》上簽字蓋章，各留一份，保存?zhèn)洳椤?br>
53、電子文件檢索的含義

廣義的檢索包括存儲(chǔ)和查找兩個(gè)相反方向的過程——存儲(chǔ)具有檢索意義；狹義的檢索僅指文件信息的查找過程。

54、表達(dá)檢索標(biāo)識的用語不僅包括檢索語言，還包括一些自然語言。

55、簡述電子文件檢索的種類

（1）按計(jì)算機(jī)處理方式劃分

電子文件檢索可以分為脫機(jī)批處理檢索、聯(lián)機(jī)檢索兩種。

批處理檢索是將用戶的查找要求進(jìn)行分批處理，對用戶提問不立即回答，而是集中起來，送入計(jì)算機(jī)統(tǒng)一處理。

聯(lián)機(jī)檢索是指用戶通過計(jì)算機(jī)終端，以人——機(jī)對話的方式直接對文件信息進(jìn)行檢索、瀏覽、輸出。

（2）按計(jì)算機(jī)處理技術(shù)劃分，電子文件檢索可以劃分為布爾檢索、截詞檢索、加權(quán)檢索、原文檢索、超文本檢索等。

截詞檢索是模糊檢索的一種主要方式。按截?cái)嗟奈恢脕矸?，截詞可分為前截?cái)?、后截?cái)嗪颓昂蠼財(cái)嗳N。 前截?cái)?也稱 后方一致 ，即檢索用詞與詞表或信息庫中存儲(chǔ)詞完全一致或后半段一致均為命中。

以上三種都是運(yùn)用標(biāo)引詞進(jìn)行檢索的方法。

56、簡述電子文件檢索和檔案計(jì)算機(jī)檢索差異

主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）兩者的工作基礎(chǔ)不同

檔案計(jì)算機(jī)檢索的對象是機(jī)讀目錄；電子文件的檢索則是以電子文件目錄以及電子文件全文為檢索對象

（2）兩者的技術(shù)手段不同

檔案計(jì)算機(jī)檢索所運(yùn)用的技術(shù)手段一般是采用單機(jī)形式；電子文件的檢索則采用復(fù)雜得多的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

（3）兩者的服務(wù)模式不同

檔案計(jì)算機(jī)輔助管理強(qiáng)調(diào)的仍然是檔案館（室）內(nèi)部信息的加工，而不是利用。檔案計(jì)算機(jī)檢索采用的是以檔案館（室）為中心的服務(wù)模式，電子文件檢索采取的是一種完全以用戶為中心的服務(wù)模式。

57、簡述電子文件檢索與其他管理環(huán)節(jié)的關(guān)系

（1）部分收集工作的內(nèi)容將轉(zhuǎn)由檢索系統(tǒng)的開發(fā)來承擔(dān)

這種由實(shí)際擁有向文件資源存取發(fā)展的趨勢是不可避免的。一定量的物理保存是相當(dāng)必要的，尤其是對于社會(huì)記憶的積聚地——檔案館。

（2）檢索工作對整理工作提出新要求

文件和檔案的整理一般分為兩類：實(shí)體整理和信息整理。原來占很大比重的實(shí)體整理工作將弱化、簡化，信息整理則呈強(qiáng)化的發(fā)展趨勢。

（3）檢索工作同時(shí)包含著安全保護(hù)工作的內(nèi)容

檢索連接文件系統(tǒng)輸入和輸出兩個(gè)接口，容易出現(xiàn)泄密、篡改、刪除等問題，一般宜結(jié)合技術(shù)與人工干預(yù)雙重手段，采取相應(yīng)的安全保護(hù)措施。安全保護(hù)措施可分為兩類：第一類針對的是人員，第二類針對文件。

58、電子文件檢索系統(tǒng)目前可以利用的技術(shù)包括：

多媒體技術(shù)、觸摸屏技術(shù)、虛擬實(shí)在技術(shù)

59、檢索語言

是根據(jù)檢索的需要而創(chuàng)制的、表達(dá)文獻(xiàn)主題概念和檢索課題概念的人工語言。檢索語言由語匯和語法構(gòu)成。

60、檔案文件的檢索語言主要包括分類檢索語言和主題檢索語言兩類。分類檢索語言以分類號作為文件的檢索標(biāo)識，現(xiàn)有的分類語言詞典是《中國檔案分類法》。主題檢索語言以主題詞作為文件檢索標(biāo)識，現(xiàn)有的主題語言詞典是《中國檔案主題詞表》

61、電子文件檢索語言呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)和趨勢

（1）分類語言和主題語言向一體化方向發(fā)展

（2）自然語言和檢索語言綜合應(yīng)用的方向發(fā)展

62、專家系統(tǒng)一般由知識庫、推理機(jī)制、解釋工具、知識獲取工具和人機(jī)接口組成。

63、說明電子文件檢索專家系統(tǒng)的功能

（1）幫助用戶表達(dá)自己真正的信息需求

（2）選擇主題詞

（3）改進(jìn)檢索策略

64、著錄作用

體現(xiàn)在三個(gè)方面：

第一，當(dāng)需要關(guān)于所需文件的信息時(shí)，便能獲得

第二，當(dāng)需要關(guān)于所需文件中的信息時(shí)，便能獲得

第三，當(dāng)需要文件原件時(shí)，便能獲得。

65、電子文件著錄

是指通過獲取、核對、分析、組織和記錄關(guān)于文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景以及文件系統(tǒng)的信息，準(zhǔn)確描述電子文件的過程及成果。

66、電子文件著錄的特點(diǎn)

（1）全要素

文件三要素：內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景

（2）全過程

（3）綜合性

這里的綜合性是指著錄手段的綜合性

（4）多級性

全宗、大類、屬類、小類、案卷直至單份文件著錄

67、文件級以及案卷級的著錄工作一般應(yīng)由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔

68、著錄標(biāo)準(zhǔn)：《國際檔案著錄（通則）》[ISAD（G）（第2版）

69、電子文件著錄項(xiàng)目（P76-78頁）

遷移者、歸檔或銷毀時(shí)間、遷移前載體類型、遷移前盤帶號、機(jī)構(gòu)史或傳記、保存史、軟硬件平臺項(xiàng)（包括：機(jī)器名稱及型號、網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境[產(chǎn)品名稱及型號]、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)名稱及版本、操作系統(tǒng)名稱及版本、應(yīng)用軟件名稱及版本、遷移前硬件環(huán)境、遷移前軟件環(huán)境、文件類型、遷移前文件類型、文件簽署所用技術(shù)）、電子文件名、遷移前電子文件名、路徑名、遷移前路徑名、版權(quán)/限制復(fù)制

70、密級

是指文件的機(jī)密程度，劃分為公開級、國內(nèi)級、內(nèi)部級、秘密級、機(jī)密級、絕密級。