公共關(guān)系首先要履行收集信息、監(jiān)測環(huán)境的功能,即作為組織的預警系統(tǒng),運用各種調(diào)查研究分析的方法,收集信息、監(jiān)視環(huán)境、反饋輿論、預測趨勢、評估效果,以幫助組織對復雜、多變的公眾環(huán)境保持高度的敏感性,維持組織與整個社會環(huán)境之間的動態(tài)平衡。
1.與組織形象有關(guān)的信息
(1)產(chǎn)品形象信息
產(chǎn)品形象是組織形象的客觀基礎(chǔ)。產(chǎn)品形象從產(chǎn)品的各方面體現(xiàn)出來,它包括產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、品種、款式、價格、包裝等,其中產(chǎn)品質(zhì)量是影響組織形象的關(guān)鍵因素。產(chǎn)品是組織與消費公眾之間發(fā)生關(guān)系的最根本原因,產(chǎn)品形象與社會組織生存命運直接相關(guān),因此,公共關(guān)系必須優(yōu)先注意這一方面信息的采集。
(2)組織形象信息
其一,公眾對組織機構(gòu)的評價。
其二,公眾對組織管理水平的評價。
其三,公眾對組織人員素質(zhì)的評價。
其四,公眾對組織服務素質(zhì)的評價。
2.組織環(huán)境中的各種社會信息
公共關(guān)系需要為組織監(jiān)測社會變化趨勢,注意社會的政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事、時尚潮流、民俗民情、輿論熱點等各方面的情報動態(tài),分析其對組織的各種直接或潛在的影響,以充分利用環(huán)境中的有利因素,避免不利因素,使組織與社會環(huán)境的變化保持動態(tài)平衡。